Fișa individuală de instruire se întocmește pentru fiecare angajat propriu — câte una pe securitate și sănătate în muncă (SSM) și una pe situații de urgență (SU) — iar fișa colectivă documentează instruirea persoanelor venite din afara firmei. La SSM, fișa colectivă este un document normat, cu model în anexa nr. 12 la HG 1425/2006, folosit pentru lucrătorii din întreprinderi externe veniți pe contract de prestări servicii; la SU, echivalentul este procesul-verbal de instruire prevăzut de art. 44 din OMAI 712/2005, documentat în practică printr-un formular tabelar.
Confuzia dintre cele două fișe vine din faptul că „instruirea" nu e o singură obligație, ci două regimuri juridice separate — SSM și SU — fiecare cu propriile documente. Ghidul de față le mapează pe amândouă și arată, scenariu cu scenariu, ce fișă se completează pentru cine.
Pe scurt
- Fișa individuală: una per angajat propriu — fiecare salariat are două fișe individuale, una SSM (anexa nr. 11 la HG 1425/2006) și una SU (anexa la OMAI 712/2005), care nu se înlocuiesc reciproc.
- Fișa colectivă SSM: document normat prin anexa nr. 12 la HG 1425/2006 — consemnează instruirea lucrătorilor din întreprinderi externe veniți pe bază de contract de prestări servicii (art. 82 alin. (3)).
- „Fișa colectivă" SU: OMAI 712/2005 nu prevede o fișă colectivă formală — instruirea persoanelor din afara operatorului economic se consemnează într-un proces-verbal de instruire cu tabel nominal (art. 44); tipizatul colectiv SU este formatul tabelar al acestui proces-verbal.
- Vizitatorii simpli (SSM): de la HG 259/2022, primesc doar instrucțiuni privind deplasarea în unitate, stabilite prin regulamentul intern (art. 82 alin. (1)) — nu fișă.
- Sancțiuni SSM: lipsa instruirii — 4.000–8.000 lei (art. 39 alin. (4) din Legea 319/2006); încălcarea regulilor privind dovada instruirii — 2.500–5.000 lei (art. 39 alin. (7)).
Tabel comparativ: fișa individuală vs fișa colectivă
Diferența esențială: fișa individuală urmărește o persoană de-a lungul întregii relații de muncă, fișa colectivă surprinde un grup, la un moment dat.
| Criteriu | Fișa individuală | Fișa colectivă |
|---|---|---|
| Pentru cine | Angajații proprii — câte o fișă per persoană | Persoane din afara firmei — un formular per grup |
| Model SSM | Anexa nr. 11 la HG 1425/2006 (art. 81) | Anexa nr. 12 la HG 1425/2006 (art. 82 alin. (3)) |
| Model SU | Anexa la OMAI 712/2005 (art. 46) | Nu există fișă normată — proces-verbal de instruire (art. 44) |
| Cine intră în ea | Fiecare lucrător, individual | SSM: lucrătorii întreprinderilor externe pe contract; SU: personal din afară, inclusiv grupuri de vizitatori de min. 5 persoane (art. 40 lit. e)) |
| Exemplare | Câte o fișă per angajat | SSM: două exemplare pe hârtie sau format electronic (art. 82 alin. (4)) |
| Cine o păstrează | Conducătorul locului de muncă (SSM: art. 81 alin. (4); SU: art. 50) | SSM: un exemplar la cel care a instruit, celălalt la angajatorul lucrătorilor sau, la vizitatori, la conducătorul grupului |
| Format | SSM: hârtie sau electronic, la alegerea angajatorului; SU: numai cu pastă sau cerneală (art. 47) | SSM: hârtie sau electronic; SU: proces-verbal cu tabel nominal semnat |
Pentru fișa completă a fiecărui document individual, vezi ghidul fișei de instruire SSM și ghidul fișei de instruire PSI.
De ce există două regimuri: SSM și SU
Pentru că instruirea la angajare acoperă două legislații diferite, cu documente diferite: securitatea și sănătatea în muncă (Legea 319/2006 + Normele aprobate prin HG 1425/2006, în forma dată de HG 259/2022) și situațiile de urgență (OMAI 712/2005, modificat doar prin OMAI 786/2005 și nemodificat din 2005).
Consecința practică: fiecare angajat propriu are două fișe individuale — una SSM și una SU — iar pentru persoanele din afară există două documente colective diferite: fișa colectivă SSM din anexa nr. 12 și procesul-verbal de instruire SU de la art. 44. Lista completă a documentelor verificate la controalele ITM și ISU este în ghidul documente SSM-PSI obligatorii.
Când se folosește fișa individuală de instruire?
Fișa individuală se folosește pentru angajații proprii: fiecare instruire se consemnează în fișa persoanei, care o însoțește pe toată durata angajării.
Pe partea SSM, rezultatul instruirii se consemnează pe suport hârtie sau în format electronic, conform informațiilor din anexa nr. 11 (art. 81 din Norme). Completarea se face „în format electronic sau olograf", imediat după verificarea instruirii (art. 81 alin. (2)), iar semnarea — olograf sau cu semnătură electronică (art. 81 alin. (3^1)). Alegerea între hârtie și electronic o face angajatorul, prin regulamentul intern (Legea 319/2006, art. 21 alin. (4)–(5)); varianta electronică cere semnătură electronică. Fișa se păstrează de conducătorul locului de muncă, împreună cu copia ultimei fișe de aptitudini (art. 81 alin. (4)–(5)). Tipizatul pe modelul anexei nr. 11 este fișa SSM individuală.
Pe partea SU, fișa individuală de instructaj este obligatorie pentru toate persoanele angajate (art. 46 din OMAI 712/2005) și se completează numai „cu pastă sau cu cerneală" (art. 47) — spre deosebire de SSM, aici nu există variantă electronică reglementată. O semnează persoana instruită și cei care au efectuat și au verificat instructajul (art. 48–49), iar păstrarea revine conducătorilor locurilor de muncă (art. 50). Ritmul consemnărilor e susținut: instructajul periodic se execută la cel mult 1 lună pentru personalul de execuție și operativ, la 1–3 luni pentru cei care lucrează cu utilaje, la 3–6 luni pentru auxiliari și la 1–6 luni pentru conducere (art. 26). Tipizatul dedicat este fișa de instruire PSI.
Când se folosește fișa de instruire colectivă?
Fișa colectivă se folosește când instruiți persoane care nu sunt angajații dumneavoastră — și fiecare regim are propriul document.
La SSM, rezultatul instruirii lucrătorilor din întreprinderi externe, veniți pe bază de contract de prestări servicii, se consemnează în fișa de instruire colectivă, conform modelului din anexa nr. 12 (art. 82 alin. (3)). Fișa se întocmește pe hârtie, în două exemplare, sau în format electronic (art. 82 alin. (4)): un exemplar rămâne la cel care a efectuat instruirea, celălalt merge la angajatorul lucrătorilor instruiți sau, în cazul vizitatorilor, la conducătorul grupului — care îl păstrează, nu semnează „în locul" grupului. Tipizatul pe modelul anexei nr. 12 este fișa de instruire colectivă SSM.
La SU, OMAI 712/2005 nu prevede o „fișă colectivă" formală: instructajul persoanelor din afara operatorului economic se consemnează într-un proces-verbal de instruire, care cuprinde problematica prezentată și tabelele cu numele, prenumele și semnătura persoanelor instruite (art. 44). Printre categoriile de persoane din afară se numără grupurile de vizitatori de minimum 5 persoane (art. 40 lit. e)). În practică, fișa de instruire colectivă SU este exact formatul tabelar care documentează acest proces-verbal: problematica sus, tabelul nominal cu semnături dedesubt.
Scenarii practice: ce fișă se completează pentru cine
Firma de mentenanță venită pe contract
Lucrătorii unei firme externe venite pe contract de prestări servicii se consemnează în fișa de instruire colectivă SSM, conform anexei nr. 12 (art. 82 alin. (3)): un exemplar rămâne la firma care i-a instruit, celălalt merge la angajatorul lor. Pe partea SU, fiind persoane din afara operatorului economic, instruirea lor se consemnează în procesul-verbal de la art. 44.
Grupul de vizitatori
Regula actuală, introdusă prin HG 259/2022: simplii vizitatori aflați în unitate cu permisiunea angajatorului primesc doar instrucțiuni privind deplasarea, stabilite prin regulamentul intern (art. 82 alin. (1)) — fără fișă. Când totuși un grup de vizitatori este instruit și consemnat în fișa colectivă SSM, exemplarul al doilea se predă conducătorului grupului, care îl păstrează (art. 82 alin. (4)). La SU, grupurile de vizitatori de minimum 5 persoane sunt o categorie expresă de personal din afară (art. 40 lit. e)), instruită cu proces-verbal (art. 44).
Elevii și studenții în practică
În practică, unitățile care primesc elevi sau studenți în stagii documentează frecvent instruirea acestora pe fișa colectivă, un grup pe un formular. Încadrarea legală exactă a acestei categorii depinde însă de situația concretă — confirmați cu serviciul intern sau extern de prevenire și protecție ce document se aplică în cazul dumneavoastră.
Inspectorii autorităților de control
Pentru reprezentanții autorităților de control nu se întocmește nicio fișă: aceștia sunt însoțiți de un reprezentant al angajatorului, fără fișă de instruire (art. 82 alin. (5)).
Ce amenzi riscă angajatorul pentru instruire și fișe?
Pe regimul SSM, sancțiunile sunt două, distincte: neîndeplinirea obligațiilor de instruire de la art. 20 din Legea 319/2006 se sancționează cu amendă de la 4.000 la 8.000 lei (art. 39 alin. (4)), iar încălcarea regulilor privind dovada instruirii, de la art. 21, cu amendă de la 2.500 la 5.000 lei (art. 39 alin. (7)).
Atenție la o eroare care circulă pe web: banda „3.000–6.000 lei pentru fișele de instruire" este greșită — art. 39 alin. (6) lit. b) din lege privește alimentația de protecție, materialele igienico-sanitare și declararea bolilor profesionale, nu fișele. Pentru fișe, textele relevante sunt art. 39 alin. (4) și alin. (7).
Întrebări frecvente
Când se folosește fișa de instruire colectivă?
La SSM, fișa colectivă (anexa nr. 12 la HG 1425/2006) se folosește pentru lucrătorii din întreprinderi externe veniți pe bază de contract de prestări servicii (art. 82 alin. (3)). La SU, echivalentul este procesul-verbal de instruire de la art. 44 din OMAI 712/2005, folosit pentru persoanele din afara operatorului economic — inclusiv grupurile de vizitatori de minimum 5 persoane. Pentru angajații proprii nu se folosește niciodată: aceștia au fișe individuale.
Cine semnează fișa de instruire colectivă?
La SU, semnează fiecare persoană instruită, în tabelul nominal al procesului-verbal, care cuprinde numele, prenumele și semnătura persoanelor instruite (art. 44 din OMAI 712/2005). La SSM, fișa colectivă se întocmește conform modelului din anexa nr. 12, iar conducătorul grupului de vizitatori nu semnează în locul grupului — rolul lui, prevăzut la art. 82 alin. (4), este să păstreze unul dintre cele două exemplare.
Este necesară instruirea SSM a vizitatorilor?
Pentru simplii vizitatori aflați în unitate cu permisiunea angajatorului, nu: regula actuală, dată de HG 259/2022, cere doar instrucțiuni privind deplasarea în unitate, stabilite prin regulamentul intern (art. 82 alin. (1)). Reprezentanții autorităților de control sunt însoțiți de un reprezentant al angajatorului, fără fișă de instruire (art. 82 alin. (5)). La SU, în schimb, grupurile de vizitatori de minimum 5 persoane se instruiesc, cu consemnare în proces-verbal (art. 40 lit. e) și art. 44 din OMAI 712/2005).
Câte exemplare are fișa colectivă?
Fișa de instruire colectivă SSM se întocmește pe suport hârtie în două exemplare sau în format electronic (art. 82 alin. (4) din Normele aprobate prin HG 1425/2006): un exemplar rămâne la cel care a efectuat instruirea, celălalt se predă angajatorului lucrătorilor instruiți sau, în cazul vizitatorilor, conducătorului grupului. Regula celor două exemplare aparține regimului SSM; la SU, documentul colectiv este procesul-verbal de instruire de la art. 44.
Poate fișa colectivă să înlocuiască fișa individuală a unui angajat?
Nu. Fișa individuală este documentul angajaților proprii — la SSM după anexa nr. 11 (art. 81), la SU obligatorie pentru toate persoanele angajate (art. 46 din OMAI 712/2005) — iar fișa colectivă acoperă exclusiv persoanele din afara firmei. Fiecare angajat propriu are două fișe individuale, una SSM și una SU, indiferent câte fișe colective întocmește firma pentru terți.
Comandă fișe de instruire individuale și colective
Pe formularetipizate.ro găsiți toate cele patru tipizate ale instruirii: fișa SSM individuală pe modelul anexei nr. 11, fișa de instruire PSI pentru instructajul individual de situații de urgență, fișa de instruire colectivă SSM pe modelul anexei nr. 12 și fișa de instruire colectivă SU — formatul tabelar al procesului-verbal de instruire.
Toate sunt disponibile în variantă standard sau personalizată cu datele firmei — utilă serviciilor externe de prevenire și protecție, care instruiesc lucrători pentru mai mulți beneficiari. Prețurile sunt pe pagina fiecărui produs, iar livrarea se face prin curier în toată România.