Ce documente SSM și PSI trebuie să aibă o firmă?

Orice angajator din România are obligații documentare pe două planuri: securitatea și sănătatea în muncă (SSM), reglementată de Legea 319/2006 și de Normele aprobate prin HG 1425/2006, și situațiile de urgență (fostul PSI), reglementate de Legea 307/2006 și de OMAI 712/2005 — plus evidențe conexe cerute la control, de la accidente de muncă la deșeuri. Ghidul de față parcurge fiecare obligație și te trimite la formularul potrivit din catalog.

---

Cadrul legal: două domenii, două seturi de fișe

Legea nr. 319/2006 obligă angajatorul să instruiască lucrătorii în domeniul SSM, iar Normele aprobate prin HG 1425/2006 stabilesc fazele, periodicitatea și modelele fișelor. Pentru apărarea împotriva incendiilor, cadrul este Legea nr. 307/2006, iar pentru protecția civilă Legea nr. 481/2004; instruirea salariaților în ambele domenii (situații de urgență) este reglementată de OMAI nr. 712/2005. Cele două domenii au fișe separate — una nu o înlocuiește pe cealaltă.

Documentele obligatorii, unul câte unul

Fișa de instruire individuală SSM (anexa nr. 11)

Rezultatul instruirii se consemnează în fișa de instruire individuală, conform art. 81 din Normele HG 1425/2006, după modelul din anexa nr. 11. Instruirea are trei faze (art. 77): introductiv-generală, la locul de muncă și periodică — cea periodică se repetă la cel mult 6 luni, respectiv 12 luni pentru personalul tehnico-administrativ (art. 96). După modificarea art. 21 alin. (4)–(5) din Legea 319/2006, fișa poate fi ținută pe hârtie sau în format electronic. Comandă fișa de instruire SSM sau citește ghidul dedicat.

Fișa de instruire colectivă SSM (anexa nr. 12)

Pentru lucrătorii din întreprinderi externe veniți pe contract de prestări servicii, instruirea se consemnează în fișa de instruire colectivă (art. 82 alin. (3), model în anexa nr. 12), întocmită pe hârtie în două exemplare sau electronic; la vizitatori, conducătorul grupului păstrează exemplarul, iar simplii vizitatori primesc instrucțiuni de deplasare prin regulamentul intern și o prezentare succintă a activităților, riscurilor și măsurilor de prevenire și protecție (art. 82 alin. (1) și (4), forma HG 259/2022; art. 87 alin. (3)). Vezi fișa de instruire colectivă SSM și același ghid al fișei de instruire.

Fișa individuală de instructaj în situații de urgență (fosta „fișă PSI”)

Instruirea în domeniul situațiilor de urgență se consemnează în fișa individuală de instructaj, conform art. 46 din OMAI 712/2005, după modelul din anexa la ordin. Fișa se completează cu pastă sau cerneală (art. 47), deci nu poate fi ținută electronic. Periodicitatea (art. 26): între o lună și 6 luni, în funcție de categoria de personal. Comandă fișa PSI sau consultă ghidul dedicat.

Instruirea colectivă în situații de urgență

Instruirea colectivă în situații de urgență a personalului extern se consemnează într-un proces-verbal însoțit de tabel nominal (OMAI 712/2005, art. 44). Vezi fișa de instruire colectivă SU.

Registrul unic de evidență a accidentaților în muncă

Conform art. 141 alin. (1) din Normele HG 1425/2006, angajatorul ține evidența evenimentelor în patru registre unice, după modelele din anexele nr. 15–18: accidentații în muncă, incidentele periculoase, accidentele ușoare și accidentații cu incapacitate de muncă mai mare de 3 zile de lucru. Pentru accidentul de muncă înregistrat, angajatorul completează formularul FIAM în baza procesului-verbal de cercetare, pentru fiecare persoană accidentată, în 4 exemplare (art. 140 alin. (1)–(2)). Comandă registrul de accidente de muncă sau citește ghidul dedicat.

Permisul de lucru cu foc și registrul permiselor

Conform Normelor generale de apărare împotriva incendiilor aprobate prin OMAI 163/2007, lucrările de sudare, tăiere, lipire sau alte operațiuni cu pericol de incendiu executate în construcțiile publice pe timpul programului cu publicul, în instalațiile cu risc de incendiu sau explozie și în depozitele ori alte spații cu pericol de aprindere se efectuează numai pe baza permisului de lucru cu foc (art. 99), emis înaintea începerii lucrării, iar permisele emise se țin în evidență (art. 18 lit. h)). Comandă permisul de lucru cu foc și registrul de evidență a permiselor sau consultă ghidul dedicat.

Registrul de supraveghere a centralei termice

Dacă firma deține cazane de apă caldă de peste 400 kW sau cazane de abur de joasă presiune de peste 0,6 t/h, intră sub incidența Legii 64/2008 și a prescripției tehnice PT C9-2010, care cere, la art. 50 alin. (1), un registru de supraveghere numerotat, sigilat și semnat de conducerea deținătorului, păstrat în sala cazanelor; operatorul RSVTI îl vizează la 3 luni (art. 185 lit. b)). Centralele de până la 400 kW au livretul aparatului (PT A1-2010), nu un registru. Comandă registrul centralei termice sau citește ghidul dedicat.

Registrul de evidență a recipientelor sub presiune

Dacă firma deține recipiente metalice stabile sub presiune - rezervoare de aer comprimat, hidrofoare, vase de expansiune, autoclave cu presiunea maximă admisibilă de peste 0,5 bar, peste pragurile din art. 3 - prescripția tehnică PT C4-2010 cere, la art. 62 alin. (2), ca evidența recipientelor să fie ținută într-un registru, separat pentru recipientele înregistrate la ISCIR și pentru cele admise de operatorul RSVTI, cu numărul intern acordat de deținător (art. 61 alin. (1)). Este un inventar, nu un jurnal de funcționare: registrul de evidență a recipientelor sub presiune are rubrici pentru identificare, parametri (PS, V, TS, fluid), loc de funcționare, data autorizării sau admiterii și scadența verificării tehnice periodice. Prescripția nu prevede un model și ISCIR nu avizează registre; registrul nu înlocuiește cartea recipientului emisă de ISCIR. Pentru macarale, stivuitoare și platforme, PT R1-2010 cere registrul de supraveghere a mașinii de ridicat, după modelul anexei 3, vizat lunar de RSVTI.

Registrul de supraveghere a conductelor sub presiune

Conductele de abur de peste 0,5 bar, de apă fierbinte de peste 110 °C (PT C10-2010) și conductele tehnologice pentru fluide sub presiune (PT C6-2010) au un operator RSVTI care trebuie să vizeze registrul de supraveghere la interval de 3 luni, prin aplicarea ștampilei, și să verifice la același interval dispozitivele de siguranță (PT C6-2010 art. 157 lit. b)-c); PT C10-2010 art. 150 lit. b)-c)). Cele două prescripții nu descriu registrul și nu îl cer deținătorului printr-un articol propriu - conținutul îl dau instrucțiunile interne întocmite prin grija RSVTI - dar îl presupun ca obiect al vizei. registrul de supraveghere a conductelor sub presiune se ține câte unul pentru fiecare conductă, cu identificarea ei în antet, rubricile de exploatare și banda de viză RSVTI pe fiecare filă. Conductele instalațiilor de încălzire cu apă caldă și conductele îngropate nu intră în sfera celor două prescripții.

Evidența centralizată a instalațiilor ISCIR (Anexa 12 la PT CR 3-2025)

Orice firmă care deține instalații din domeniul ISCIR - cazane, recipiente și conducte sub presiune, stivuitoare, macarale, platforme, ascensoare - trebuie să le înregistreze la ISCIR și să țină evidența lor centralizată (Legea 64/2008, art. 15 alin. (1)). Din 12 august 2026, PT CR 3-2025 dă modelul: evidența centralizată a instalațiilor și echipamentelor ISCIR se întocmește și se actualizează de operatorul RSVTI după Anexa nr. 12 (art. 38 lit. l)) și se depune la ISCIR în 15 zile de la numirea operatorului (art. 41 alin. (1) lit. a) pct. 2), semnată de reprezentantul legal și de operator. Legea cere evidența conform modelului, nu un registru legat; vechea anexă 9 la Ordinul ISCIR 130/2011, abrogat la 14 septembrie 2026, nu mai corespunde modelului. Nerespectarea art. 15 se sancționează cu amendă de la 30.000 la 40.000 lei (art. 24 alin. (1) lit. d)).

Registrul de evidență a gestiunii deșeurilor

Conform art. 48 din OUG nr. 92/2021, firmele țin o evidență cronologică lunară a gestiunii deșeurilor, pe fiecare cod de deșeu, pe care o transmit electronic agenției pentru protecția mediului până la 15 martie pentru anul anterior și o păstrează cel puțin 3 ani. Modelul evidenței este anexa nr. 1 la HG 856/2002 (art. 1 alin. (1) din hotărâre). Atenție: vechea Lege 211/2011 a fost abrogată prin OUG 92/2021 — nu mai este temeiul actual. Lipsa evidenței se sancționează cu amendă de 40.000–60.000 lei pentru persoane juridice (art. 62 alin. (1) lit. a), actualizat prin Legea 17/2023). Comandă registrul de evidență a deșeurilor sau citește ghidul dedicat.

Cine verifică aceste documente la control

Documentele SSM sunt verificate de Inspecția Muncii — pașii de pregătire și tabelul amenzilor sunt în ghidul controlului ITM. Documentele de apărare împotriva incendiilor (fișele de instructaj SU, permisele de lucru cu foc și registrul lor, evidența exercițiilor de evacuare) sunt verificate de inspecțiile de prevenire ale inspectoratelor pentru situații de urgență — controalele tematice pot veni neanunțate, iar din 12 aprilie 2026, prin OUG 17/2026, avertismentul nu se mai aplică pentru contravențiile de la art. 45 pct. III–XII din Legea 307/2006 (art. 47 alin. (7)); detaliile complete sunt în ghidul controlului ISU.

De unde începi: pașii de conformare

Pasul 1 — Inventariază obligațiile firmei. Ai angajați? Fișele de instruire SSM și SU sunt obligatorii. Se execută lucrări de sudare, tăiere, lipire sau alte operațiuni cu pericol de incendiu în locurile prevăzute la art. 99 alin. (1) din Normele generale aprobate prin OMAI 163/2007? Ai nevoie de permise de lucru cu foc și de registrul lor. Deții cazane de apă caldă de peste 400 kW sau cazane de abur de joasă presiune de peste 0,6 t/h? Registrul de supraveghere (PT C9-2010). Generezi deșeuri? Evidența pe coduri de deșeu.

Pasul 2 — Procură formularele. Toate documentele de mai sus se găsesc tipărite în categoria tipizate SSM și PSI.

Pasul 3 — Organizează instruirile și completează fișele la termen. SSM: la cel mult 6 luni (12 luni pentru personalul tehnico-administrativ); situații de urgență: între o lună și 6 luni, pe categorii de personal.

Pasul 4 — Ține evidența accidentelor și a permiselor. Fiecare eveniment se consemnează în registrul unic corespunzător - accidentați în muncă, incidente periculoase, accidente ușoare, accidentați cu incapacitate de peste 3 zile de lucru (art. 141 din Normele HG 1425/2006) -, iar lucrările cu foc din locurile prevăzute la art. 99 alin. (1) din Normele generale se execută numai pe baza permisului de lucru cu foc, emis înainte de începere.

Pasul 5 — Păstrează și arhivează. Fișa de instruire individuală SSM se păstrează până la încetarea raporturilor de muncă (art. 81 alin. (5) din norme), iar evidența gestiunii deșeurilor cel puțin 3 ani.

Întrebări frecvente

Fișele de instruire pot fi ținute electronic?

Cea de SSM, da — art. 21 alin. (4)–(5) din Legea 319/2006 permite păstrarea pe hârtie sau în format electronic. Cea de situații de urgență, nu: art. 47 din OMAI 712/2005 cere completarea cu pastă sau cerneală.

Ce amenzi riscă firma pentru lipsa acestor documente?

Lipsa instruirii SSM: amendă 4.000–8.000 lei (Legea 319/2006, art. 39 alin. (4)). Lipsa evidenței deșeurilor: 40.000–60.000 lei pentru persoane juridice (OUG 92/2021, art. 62 alin. (1) lit. a)).

Toate firmele au nevoie de toate documentele?

Nu. Fișele de instruire SSM și în situații de urgență sunt obligatorii la orice angajator. Permisul de lucru cu foc apare doar la lucrările de sudare, tăiere, lipire sau alte operațiuni cu pericol de incendiu din construcțiile publice în timpul programului cu publicul, din instalațiile cu risc de incendiu sau explozie și din depozitele ori spațiile cu materiale combustibile, precum și la arderea miriștilor (art. 99 alin. (1) și (3) din Normele generale aprobate prin OMAI 163/2007), registrul centralei termice doar dacă deții cazane de apă caldă de peste 400 kW sau cazane de abur de joasă presiune de peste 0,6 t/h (PT C9-2010), iar evidența deșeurilor se ține doar pe codurile de deșeu generate efectiv.

Vine ISU sau ITM neanunțat la control?

ISU: controalele planificate se anunță „de regulă" în prealabil, dar controalele tematice pot fi inopinate (OMAI 89/2013, Regulament, art. 25) — firma nu are un drept la preaviz. Pregătirea pe fiecare autoritate: controlul ISU și controlul ITM.

Când se folosește fișa colectivă în locul celei individuale?

Fișa individuală e a angajaților proprii; fișa colectivă SSM (anexa nr. 12) consemnează instruirea lucrătorilor firmelor externe veniți pe contract, iar la situații de urgență echivalentul e procesul-verbal cu tabel nominal (art. 44 din OMAI 712/2005). Comparația completă: fișa individuală vs fișa colectivă.