Fișa de pontaj (foaia de pontaj) este formularul lunar care centralizează orele lucrate de fiecare angajat. Stă la baza statului de salarii, care este documentul justificativ de înregistrare în contabilitate a salariilor (OMFP nr. 2634/2015, anexa 2, cod 14-5-1).
Pe scurt
- Ce este: formularul lunar de evidență a timpului de lucru care centralizează, zi cu zi, orele efectiv lucrate de fiecare salariat și stă la baza calculului salariilor.
- E obligatorie? Niciun text nu impune fișa de pontaj ca formular; obligatorie este evidența zilnică a orelor de muncă (Codul muncii, art. 119), iar statul de salarii se întocmește pe baza ei.
- Bază legală: Codul Muncii (Legea nr. 53/2003), art. 119 - evidența orelor; OMFP nr. 2634/2015, anexa 2 - statul de salarii se întocmește pe baza documentelor de evidență a timpului lucrat. Fișa de pontaj nu are cod în nomenclator.
- Format: tipizat A4, un exemplar per filă, blocuri de 100 de file.
Ce este fișa de pontaj?
Fișa de pontaj este formularul de evidență a timpului de lucru prin care angajatorul înregistrează, zi cu zi, orele efectiv lucrate de fiecare salariat pe parcursul unei luni calendaristice. La finalul lunii, datele centralizate din pontaj alimentează direct calculul salariului brut, al sporurilor de ore suplimentare și al orelor neplătite pentru absențe nemotivate.
Din punct de vedere al conținutului, fișa de pontaj consemnează: zilele lucrate, numărul de ore pe fiecare zi, orele suplimentare efectuate peste programul normal de lucru, absențele (motivate și nemotivate), concediile de odihnă, concediile medicale, zilele de sărbătoare legală și orice altă situație care afectează prezența la locul de muncă.
Din punct de vedere fizic, formularul este o foaie colectivă de prezență A4: pe o filă se trec toți salariații unui compartiment, pentru o lună. Se întocmește, de regulă, într-un singur exemplar, păstrat la compartimentul de salarizare sau de contabilitate, alături de statul de salarii. Pentru o filă separată per angajat există fișa individuală de pontaj. Responsabilitatea completării revine departamentului de resurse umane, șefului direct sau administratorului firmei, în funcție de structura organizatorică.
Care este baza legală?
Niciun act normativ nu impune fișa de pontaj ca formular; ea servește unei obligații care există. Temeiul este Codul Muncii (Legea nr. 53/2003), art. 119 alin. (1), care prevede că angajatorul are obligația de a ține la locul de muncă evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidențierea orelor de începere și de sfârșit ale programului de lucru, și de a o supune controlului inspectorilor de muncă ori de câte ori se solicită.
HG nr. 295/2025 privind registrul general de evidență a salariaților (REGES-Online, care a înlocuit Revisal de la 1 ianuarie 2026) completează cadrul legal: prin REGES-Online se transmit datele despre contractele de muncă, în timp ce pontajul rămâne evidența internă a orelor efectiv lucrate, cerută separat de art. 119. OMFP nr. 2634/2015 nu cuprinde fișa de pontaj în nomenclator, dar prevede că statul de salarii se întocmește lunar „pe baza documentelor de evidență a timpului lucrat efectiv" (anexa 2) - pontajul este documentul uzual pentru aceasta. Fundamentul contabil general este Legea contabilității nr. 82/1991, care cere ca orice operațiune să fie consemnată într-un document (art. 6 alin. (1)).
În ceea ce privește arhivarea, niciun text nu dă pontajului un termen propriu; ca document pe baza căruia se întocmește statul de salarii, se păstrează, în practică, 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite — termenul prevăzut, din 2023, pentru statele de salarii (Legea nr. 36/2023).
Cine este obligat să întocmească fișa de pontaj?
Toți angajatorii care au cel puțin un salariat angajat pe bază de contract individual de muncă au obligația legală de a ține evidența timpului de lucru; fișa de pontaj este forma uzuală în care această evidență se centralizează lunar. Obligația nu face distincție între forma juridică a angajatorului: SRL, SA, PFA cu angajați, instituție publică, asociație sau orice altă entitate cu personal salariat trebuie să țină evidența timpului de lucru.
Responsabilitatea concretă a completării pontajului revine, în funcție de mărimea firmei și de structura internă: departamentului de resurse umane (în firmele cu structură HR dedicată), șefului de departament sau managerului direct (care cunoaște prezența zilnică a echipei sale) sau administratorului, în cazul microîntreprinderilor cu personal redus.
În practică se lucrează cu o foaie de pontaj pe lună calendaristică pentru toți salariații unui compartiment (sau, în varianta individuală, câte una per salariat). La controlul ITM, foaia colectivă de prezență figurează printre documentele cerute de inspectorii de muncă, alături de documentele de plată a salariilor și de cele privind concediile și orele suplimentare; inspectorii pot verifica și concordanța ei cu statele de plată și cu REGES-Online. Lipsa evidenței orelor de muncă se sancționează cu amendă de la 1.500 la 3.000 lei (art. 260 alin. (1) lit. m)). Atenție: art. 119 cere și ora de începere și ora de sfârșit a programului - un pontaj care arată doar numărul de ore pe zi nu acoperă singur cerința; orele se iau din condica de prezență sau din fișa individuală.
Ce conține fișa de pontaj?
Niciun act nu fixează rubricile unei fișe de pontaj; art. 119 alin. (1) din Codul muncii cere doar ca evidența să arate, pentru fiecare salariat și fiecare zi, orele de muncă prestate, cu ora de începere și ora de sfârșit a programului. Rubricile uzuale sunt:
- Datele angajatului: numele și prenumele, funcția sau postul ocupat, departamentul
- Luna și anul de referință
- Calendarul complet al lunii: toate zilele, inclusiv sâmbetele, duminicile și sărbătorile legale
- Numărul de ore lucrate în fiecare zi (ore normale, conform programului de lucru)
- Orele suplimentare efectuate peste programul normal, înscrise separat
- Simbolurile corespunzătoare pentru zilele nelucrate (concediu, absență, delegație etc.)
- Totalul orelor normale lucrate în cursul lunii
- Totalul orelor suplimentare din lună
- Totalul absențelor pe fiecare categorie în parte
- Semnătura managerului sau a responsabilului cu pontajul
- Semnătura sau confirmarea angajatului, acolo unde procedura internă o prevede
Cum se completează fișa de pontaj pas cu pas
Fișa de pontaj se completează zilnic sau cel puțin săptămânal, pe baza condicii de prezență sau a altui sistem de evidență a prezenței. Completarea retroactivă, la finalul lunii, din memorie sau estimativ, este una dintre cele mai frecvente surse de erori și neconcordanțe. Urmați pașii de mai jos pentru o evidență corectă:
Pasul 1 - Înscrierea datelor de identificare: completați la începutul lunii unitatea, compartimentul, luna și anul, apoi câte un rând pentru fiecare salariat al compartimentului (numele și prenumele).
Pasul 2 - Completarea zilnică pe baza condicii de prezență: condica de prezență este formularul primar din care se preiau datele. Ora de sosire și ora de plecare înregistrate în condică stau la baza numărului de ore înscrise în pontaj.
Pasul 3 - Marcarea orelor normale de lucru: pentru fiecare zi lucrătoare în care angajatul a fost prezent, se înscrie numărul de ore corespunzător programului normal (de regulă 8 ore pentru un program full-time).
Pasul 4 - Marcarea orelor suplimentare: orele lucrate peste programul normal se înscriu separat, în rubrica destinată orelor suplimentare, pentru a permite calculul corect al sporului aferent.
Pasul 5 - Folosirea simbolurilor pentru zilele nelucrate: pentru fiecare zi în care angajatul nu a lucrat, se înscrie simbolul corespunzător situației (Co, Bo, I, N etc. - detaliate în secțiunea următoare). Nu se lasă câmpuri goale.
Pasul 6 - Calculul totalurilor la finalul lunii: după ultima zi a lunii, se calculează și se înscriu totalurile: ore normale lucrate, ore suplimentare, număr de zile și ore pe fiecare categorie de absență.
Pasul 7 - Obținerea semnăturilor: fișa completată se semnează de responsabilul cu pontajul (șef departament sau HR) și, după caz, se aduce la cunoștința angajatului pentru confirmare.
Simboluri uzuale în pontaj
Niciun act nu standardizează simbolurile din pontaj; se folosesc simboluri uzuale, care permit înregistrarea rapidă și uniformă a situațiilor de absență. Tabelul de mai jos reproduce legenda tipărită pe foaia colectivă de prezență:
| Simbol | Semnificație |
|---|---|
| Co | Concediu de odihnă |
| Bo | Boală obișnuită |
| Bp | Boală profesională |
| Am | Accident de muncă |
| M | Maternitate |
| I | Învoiri și concedii fără salariu |
| O | Obligații cetățenești |
| N | Absențe nemotivate |
| Prm | Program redus - maternitate |
| Prb | Program redus - boală |
Firmele pot adopta și alte simboluri interne, cu condiția ca acestea să fie definite clar într-o procedură internă și să fie aplicate în mod consecvent. Indiferent de convențiile interne, simbolurile privind concediul medical și absențele nemotivate trebuie să corespundă întotdeauna cu documentele justificative (pentru boală, certificatele de concediu medical).
Greșeli frecvente
Cele mai multe erori din fișele de pontaj nu provin din rea-credință, ci din organizarea deficitară a fluxului de lucru sau din lipsa unei proceduri clare. La Driver Print, am observat că firmele cu personal sezonier sau cu schimburi comandă cele mai mari cantități de fișe de pontaj, iar varianta personalizată cu logo-ul și departamentele pretipărite le simplifică semnificativ evidența lunară. Iată greșelile care apar cel mai des în practică și cum pot fi evitate:
- Neconcordanța cu condica de prezență - datele din pontaj diferă de orele înregistrate în condică. La un control ITM, inspectorii compară cele două formulare, iar orice diferență ridică semne de întrebare. Soluția: pontajul se completează exclusiv pe baza condicii, nu din memorie.
- Calculul incorect al orelor suplimentare - orele suplimentare sunt înregistrate global, fără a fi înscrise separat, pe zile. Munca suplimentară se compensează prin ore libere plătite în următoarele 90 de zile calendaristice (art. 122 alin. (1) din Codul muncii); numai dacă acest lucru nu este posibil se plătește cu un spor negociat, de cel puțin 75% din salariul de bază (art. 123). Fără o evidență separată, nici compensarea, nici sporul nu se pot calcula corect.
- Omiterea sau utilizarea incorectă a codurilor de absență - zilele de absență rămân goale sau sunt marcate cu simboluri greșite (de exemplu, o absență nemotivată marcată ca concediu de odihnă). Aceasta afectează direct calculul salariului și poate masca încălcări ale disciplinei muncii.
- Completarea retroactivă pentru mai multe luni - pontajele se completează dintr-o dată, la finalul unui trimestru sau la control, ceea ce face imposibilă verificarea corectitudinii datelor. Formularele astfel întocmite pot fi considerate antedatate.
- Erori aritmetice la totaluri - suma orelor înscrise zilnic nu corespunde cu totalul de la finalul lunii. Deși pare o eroare minoră, o astfel de neconcordanță pune sub semnul întrebării corectitudinea întregului formular și poate atrage recalcularea drepturilor salariale.
Întrebări frecvente (FAQ)
Este obligatorie fișa de pontaj?
Obligatorie este evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat, cu orele de începere și de sfârșit ale programului (art. 119 din Codul Muncii) - nu fișa de pontaj ca formular. Pontajul este forma uzuală în care evidența se centralizează lunar și pe baza căreia se întocmește statul de salarii. Lipsa evidenței timpului de lucru constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 1.500 lei la 3.000 lei (art. 260 alin. (1) lit. m)), indiferent de numărul de angajați sau de mărimea firmei.
Cine completează fișa de pontaj?
Fișa de pontaj este completată, de regulă, de șeful direct al angajatului, de responsabilul de resurse umane sau de administrator, în funcție de dimensiunea și structura organizatorică a firmei. Important este ca persoana care completează pontajul să aibă acces direct la informațiile privind prezența zilnică a echipei și să nu delege această responsabilitate angajatului însuși, pentru a evita conflictul de interese.
Care este diferența dintre condica de prezență și fișa de pontaj?
Condica de prezență este formularul primar în care angajații semnează zilnic la sosire și la plecare, confirmând prezența lor la locul de muncă. Fișa de pontaj este formularul secundar, întocmit de angajator, care centralizează și interpretează datele din condică: ore normale, ore suplimentare, absențe pe categorii, totaluri lunare. Cu alte cuvinte, condica dovedește prezența fizică, iar pontajul o traduce în ore și categorii utilizabile pentru calculul salariului. Diferențele complete, pe scenarii, le-am detaliat în comparația condică de prezență vs fișă de pontaj.
Cât timp se arhivează fișa de pontaj?
Niciun text nu dă pontajului un termen propriu; ca document pe baza căruia se întocmește statul de salarii, se arhivează, în practică, 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar în care a fost întocmită — termenul statelor de salarii (Legea nr. 36/2023). Nefiind un termen legal propriu, firma poate stabili prin politica internă de arhivare și o păstrare mai lungă.
Pot folosi pontaj electronic?
Da, legislația română permite evidența timpului de lucru prin sisteme electronice (software HR, sisteme de pontaj cu card sau amprentă, aplicații de tip timesheet). Art. 119 nu impune un suport: evidența electronică trebuie să cuprindă aceleași date - orele de începere și de sfârșit, zilnic, pentru fiecare salariat - și să poată fi supusă controlului inspectorilor de muncă ori de câte ori se solicită. Sistemul electronic nu elimină obligația de a păstra dovezi ale timpului de lucru; schimbă doar suportul pe care acestea sunt stocate.
Comandă fișe de pontaj
Fișele de pontaj de pe formularetipizate.ro sunt foi colective de prezență A4: pe o filă se trec toți salariații unui compartiment, pentru o lună, cu orele lucrate în fiecare zi (1–31), totalul orelor lucrate, din care orele suplimentare și de noapte, și orele nelucrate pe cauze. Orele de începere și de sfârșit cerute de art. 119 se țin în condica de prezență sau în fișa individuală de pontaj. Pentru evidența nominală, cu câte o filă separată pentru fiecare angajat, este disponibilă și fișa individuală de pontaj — detaliată în ghidul dedicat.
Puteți comanda:
- Blocuri de 100 de file - pe hârtie normală, un exemplar per filă, suficient pentru o perioadă extinsă de utilizare
- Formulare standard - cu rubricile uzuale ale foii colective de prezență (legea nu impune un model)
- Formulare personalizate - cu denumirea firmei și alte date pretipărite, pentru un flux de lucru mai rapid și o imagine profesională
Livrare rapidă în toată România, prin curier. Pentru comenzi în cantități mari sau pentru formulare personalizate cu datele firmei dvs., contactați-ne pentru o ofertă dedicată.