Condica de prezență este registrul zilnic în care fiecare salariat semnează la sosire și la plecare, cu orele exacte, iar fișa de pontaj este centralizatorul lunar al orelor lucrate, pe baza căruia se calculează salariile. Legea nu impune niciun model tipizat: art. 119 din Codul muncii obligă angajatorul să țină evidența orelor de muncă, iar cele două formulare sunt instrumentele standard prin care obligația se îndeplinește — împreună, nu una în locul celeilalte.
Întrebarea „condică sau pontaj?" pornește, de regulă, de la o premisă greșită: că unul dintre formulare l-ar putea înlocui pe celălalt. În realitate, cele două au funcții diferite — condica este dovada zilnică a prezenței, pontajul este sinteza lunară pentru salarizare — și se verifică împreună la controlul ITM. Ghidul de față lămurește diferența, scenariu cu scenariu.
Pe scurt
- Condica de prezență: registru colectiv în care salariații semnează zilnic, cu ora de sosire și ora de plecare — evidența primară a timpului de lucru; detalii în ghidul condicii de prezență.
- Fișa de pontaj: centralizatorul lunar al orelor lucrate per salariat (ore normale, suplimentare, absențe, concedii), care stă la baza statului de salarii.
- Bază legală comună: art. 119 alin. (1) din Codul muncii (Legea nr. 53/2003) — angajatorul ține la locul de muncă evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat, „cu evidențierea orelor de începere și de sfârșit ale programului de lucru".
- Care e obligatorie: evidența e obligatorie, formatul e liber — legea nu impune un model tipizat, dar condica și pontajul sunt instrumentele standard și lucrează în tandem.
- Sancțiune: încălcarea art. 119 se sancționează cu amendă de la 1.500 la 3.000 lei (art. 260 alin. (1) lit. m) din Codul muncii).
Tabel comparativ: condică de prezență vs fișă de pontaj
Diferența esențială: condica răspunde la întrebarea „cine a fost prezent azi și la ce ore?", iar pontajul la întrebarea „câte ore a lucrat fiecare salariat luna aceasta?".
| Criteriu | Condica de prezență | Fișa de pontaj |
|---|---|---|
| Periodicitate | Zilnică | Lunară |
| Cine completează | Salariatul personal, cu semnătură proprie | Responsabilul HR, managerul sau administratorul |
| Ce consemnează | Ora sosirii, ora plecării, semnătura | Totalul orelor pe zi și pe lună, ore suplimentare, absențe, concedii |
| Rol în flux | Formular primar — dovada zilnică a prezenței | Formular centralizator — baza calculului salarial |
| Cerința legală acoperită | Orele de începere și de sfârșit ale programului, cerute de art. 119 alin. (1) | Sinteza lunară care alimentează statul de salarii |
| Formă fizică | Registru legat A4, rămâne permanent la locul de muncă | Tipizat A4 — centralizator colectiv sau fișă individuală, filă separată per angajat |
Pentru fișa completă a fiecărui formular, vezi ghidurile dedicate: ce este condica de prezență și ce este fișa de pontaj.
Care este obligatorie: condica, pontajul sau amândouă?
Obligatorie este evidența timpului de muncă, nu un formular anume: art. 119 alin. (1) din Codul muncii cere angajatorului să țină la locul de muncă evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat, cu orele de începere și de sfârșit ale programului, și să o supună controlului inspectorilor de muncă ori de câte ori se solicită. Legea nu spune „condică" și nu spune „pontaj" — spune ce date trebuie să existe.
De aici decurge și răspunsul practic: condica de prezență este instrumentul prin care se surprind orele de începere și de sfârșit, zilnic, cu semnătura salariatului, iar fișa de pontaj preia aceste date la final de lună și le transformă în totaluri pe baza cărora se întocmește statul de salarii. Un angajator care are doar pontajul lunar nu poate dovedi orele zilnice de sosire și plecare; unul care are doar condica nu are sinteza pentru salarizare. De aceea firmele le țin pe amândouă.
Miza nu este teoretică: încălcarea prevederilor art. 119 constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 1.500 la 3.000 lei, conform art. 260 alin. (1) lit. m) din Codul muncii.
Cum lucrează împreună condica și pontajul într-o firmă de birou
Fluxul standard are trei pași: salariații semnează zilnic în condică la sosire și la plecare, responsabilul verifică periodic completarea, iar la finalul lunii datele din condică se centralizează în pontaj, per salariat.
Pentru centralizare există două variante de tipizat: pontajul colectiv — un singur formular pentru toată echipa — și fișa individuală de pontaj, cu filă separată pentru fiecare angajat, preferată de firmele care arhivează pontajul în dosarul de personal. Diferențele dintre cele două variante sunt detaliate în ghidul fișei individuale de pontaj.
Regula de aur a fluxului: pontajul trebuie să poată fi reconstituit din condică. Dacă cifrele din centralizator nu se regăsesc în semnăturile și orele din registrul zilnic, ambele documente își pierd valoarea probatorie la control.
Cum se ține evidența pentru salariații care lucrează pe teren?
Pentru salariații mobili și pentru cei care desfășoară muncă la domiciliu, art. 119 alin. (2) din Codul muncii prevede că evidența orelor de muncă se ține „în condițiile stabilite cu salariații prin acord scris, în funcție de activitatea specifică". Cu alte cuvinte, un agent de vânzări, un șofer sau un curier nu semnează condica de la sediu — angajatorul și salariatul convin în scris cum se înregistrează orele: rapoarte zilnice, fișe de activitate, aplicații de raportare sau orice alt sistem adaptat muncii pe teren.
Telemunca este un caz separat: pentru telesalariați, modalitatea de evidențiere a orelor de muncă se stabilește prin contractul de telemuncă, conform Legii nr. 81/2018 privind reglementarea activității de telemuncă (art. 5 alin. (2)).
Indiferent de mecanismul ales, datele ajung tot în pontajul lunar: acordul scris înlocuiește condica de la sediu, nu și centralizatorul pe baza căruia se calculează salariul.
Este acceptat pontajul electronic?
Da — formatul evidenței fiind liber, sistemele de pontaj electronic (cartele de acces, amprentă, aplicații mobile) sunt acceptate, cu condiția ca evidența să fie clară, completă, ținută per salariat, să cuprindă orele de începere și de sfârșit ale programului și să poată fi prezentată inspectorilor de muncă la solicitare.
În practică, multe firme combină instrumentele: sistemul electronic înregistrează accesul, condica pe hârtie rămâne dovada semnată la punctele de lucru fără infrastructură IT, iar pontajul lunar — pe hârtie sau exportat din sistem — centralizează totul pentru salarizare. Important nu este suportul, ci capacitatea de a prezenta la control o evidență completă, pentru fiecare salariat, cu orele exacte.
Ce verifică inspectorul ITM la control
Inspectorul de muncă verifică evidența orelor de muncă direct la locul de muncă — art. 119 alin. (1) cere ca aceasta să fie ținută acolo și supusă controlului ori de câte ori se solicită. Concret, la un control se cer condica la zi, pontajele lunilor anterioare și concordanța dintre ele și statele de salarii.
Sancțiunile posibile sunt două, distincte: lipsa sau neregulile evidenței timpului de muncă se sancționează cu amendă de la 1.500 la 3.000 lei (art. 260 alin. (1) lit. m) din Codul muncii), iar refuzul de a pune la dispoziția inspectorilor documentele solicitate — cu amendă de la 5.000 la 10.000 lei, conform art. 23 alin. (1) lit. c) din Legea nr. 108/1999 privind înființarea și organizarea Inspecției Muncii. Cu alte cuvinte, „nu am condica aici" costă mai mult decât „condica are lipsuri".
REGES-Online schimbă ceva la condică sau pontaj?
Nu — REGES-Online evidențiază contractele de muncă, nu prezența zilnică. De la 1 ianuarie 2026, transmiterea datelor privind încheierea, modificarea, suspendarea și încetarea contractelor de muncă se face exclusiv prin REGES-Online, conform HG nr. 295/2025 (termenul a fost prelungit prin OUG nr. 46/2025 până la 31 decembrie 2025, dată la care HG nr. 905/2017 — vechiul Revisal — a fost abrogată).
Obligația de la art. 119 rămâne însă separată: evidența orelor de muncă se ține în continuare la locul de muncă și se verifică acolo, nu în registrul electronic. Digitalizarea REGES nu face condica sau pontajul obsolete — cele două documente rămân dovada prezenței și baza salarizării.
Întrebări frecvente
Este obligatorie condica de prezență?
Obligatorie este evidența timpului de muncă, nu condica în sine: art. 119 alin. (1) din Codul muncii cere angajatorului să țină la locul de muncă evidența orelor prestate zilnic de fiecare salariat, cu orele de începere și de sfârșit ale programului. Condica este instrumentul standard prin care această obligație se îndeplinește; un angajator poate folosi alt sistem, dar acesta trebuie să surprindă aceleași date. Încălcarea obligației se sancționează cu amendă de la 1.500 la 3.000 lei.
Poate fișa de pontaj să înlocuiască condica?
Singură, nu: pontajul lunar consemnează totaluri de ore, nu orele de începere și de sfârșit ale fiecărei zile, cerute expres de art. 119 alin. (1) din Codul muncii. Cele două documente au funcții complementare — condica furnizează dovada zilnică semnată de salariat, pontajul o centralizează pentru calculul salarial — și se prezintă împreună la control.
Cum se ține evidența pentru salariații care lucrează pe teren (agenți de vânzări, șoferi, curieri)?
Pentru salariații mobili, evidența orelor de muncă se ține în condițiile stabilite cu salariații prin acord scris, în funcție de activitatea specifică, conform art. 119 alin. (2) din Codul muncii. Aceeași regulă se aplică muncii la domiciliu; pentru telesalariați, modalitatea de evidențiere se stabilește prin contractul de telemuncă (Legea nr. 81/2018, art. 5 alin. (2)). Datele astfel colectate se centralizează tot în pontajul lunar.
Este acceptată evidența electronică a prezenței?
Da — legea nu impune un format, deci sistemele de pontaj electronic (cartele, amprentă, aplicații) sunt acceptate. Condițiile: evidența să fie clară, completă, ținută per salariat, să cuprindă orele de începere și de sfârșit ale programului și să poată fi prezentată inspectorilor de muncă ori de câte ori se solicită.
REGES-Online înlocuiește condica sau pontajul?
Nu. REGES-Online, obligatoriu în mod exclusiv de la 1 ianuarie 2026 conform HG nr. 295/2025, evidențiază contractele de muncă — încheiere, modificare, suspendare, încetare — nu prezența zilnică. Obligația de a ține evidența orelor de muncă la locul de muncă (art. 119 Codul muncii) rămâne separată, iar condica și pontajul rămân documentele prin care se îndeplinește.
Comandă condică de prezență și fișe de pontaj
Pe formularetipizate.ro găsiți toate cele trei tipizate ale evidenței timpului de muncă: condica de prezență — registru legat A4 pentru semnăturile zilnice, fișa de pontaj — centralizatorul lunar colectiv — și fișa individuală de pontaj, cu filă separată per angajat, pentru dosarul de personal.
Toate sunt disponibile în variantă standard sau personalizată, cu antetul firmei și punctul de lucru pretipărite — utilă mai ales firmelor cu mai multe locații, unde fiecare punct de lucru își ține propria evidență. Prețurile sunt pe pagina fiecărui produs, iar livrarea se face prin curier în toată România.