Condica de prezență este registrul în care angajații semnează zilnic la venirea și plecarea de la locul de muncă. Reprezintă formularul de bază pentru evidența timpului de lucru și stă la baza întocmirii foii de pontaj.
Pe scurt
- Ce este: registrul în care fiecare angajat semnează zilnic ora sosirii și ora plecării de la locul de muncă, ca evidență primară a timpului de lucru.
- Ce este obligatoriu: evidența zilnică a orelor de muncă, pentru orice angajator cu cel puțin un salariat (Codul muncii, art. 119) - condica este forma consacrată de a o ține, nu un formular impus.
- Bază legală: Codul Muncii (Legea nr. 53/2003), art. 119 și art. 260 alin. (1) lit. m).
- Format: registru legat A4, 100 de file.
Ce este condica de prezență?
Condica de prezență este registrul în care se consemnează zilnic, pentru fiecare angajat, ora sosirii la locul de muncă, ora plecării și semnătura proprie. Spre deosebire de foaia de pontaj - care centralizează lunar orele lucrate - condica de prezență este un formular de zi cu zi, completat direct de salariat în momentul sosirii și al plecării, constituind astfel o evidență primară, cronologică și detaliată a timpului de lucru.
Din punct de vedere fizic, condica de prezență se prezintă ca un registru legat (broșat sau cusut), în format A4, cu 100 de file. Nu este un tipizat autocopiativ - nu produce copii la indigo sau carbonless - ci un registru care rămâne permanent la locul de muncă, accesibil atât angajaților, cât și persoanei responsabile cu evidența personalului. Datele înscrise zilnic în condică sunt sursa primară pe baza căreia se calculează orele lucrate, orele suplimentare și eventualele absențe, acestea fiind ulterior centralizate în foaia de pontaj lunară.
Care este baza legală?
Obligația de a ține evidența timpului de lucru vine dintr-un singur articol, art. 119 din Codul muncii; actele de mai jos o delimitează sau o folosesc.
- Codul Muncii - Legea nr. 53/2003, Art. 119 alin. (1) - stabilește că angajatorul are obligația de a ține la locul de muncă evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidențierea orelor de începere și de sfârșit ale programului de lucru, și de a o supune controlului inspectorilor de muncă ori de câte ori se solicită; condica de prezență este instrumentul uzual prin care această obligație este îndeplinită la nivel operațional;
- HG nr. 295/2025 privind registrul general de evidență a salariaților - temeiul REGES-Online, platforma care a înlocuit Revisal: de la 1 ianuarie 2026, datele despre contractele de muncă se transmit exclusiv prin REGES-Online (HG nr. 905/2017 a fost abrogată la 31 decembrie 2025). REGES evidențiază contractele, nu prezența zilnică - obligația de evidență a orelor de la Art. 119 rămâne separată și se verifică la locul de muncă;
- OMFP nr. 2634/2015 - statul de salarii se întocmește lunar „pe baza documentelor de evidență a timpului lucrat efectiv" (anexa 2); condica este un astfel de document, fără ca norma să numească un formular anume;
- Inspectoratul Teritorial de Muncă (ITM) - exercită controale periodice și inopinate în care verifică evidența orelor de muncă; lipsa evidenței se sancționează potrivit art. 260 alin. (1) lit. m) din Codul Muncii.
Cine este obligat să aibă condică de prezență?
Orice angajator care are cel puțin un salariat cu contract individual de muncă este obligat să țină evidența timpului de lucru. Obligația se aplică indiferent de forma juridică a entității.
Evidența orelor de muncă este obligatorie pentru orice angajator cu salariați: societățile cu răspundere limitată (SRL), societățile pe acțiuni (SA), persoanele fizice autorizate (PFA) care au angajați cu contract de muncă, regiile autonome, instituțiile publice, asociațiile și fundațiile cu personal salariat. Evidența se ține la locul de muncă - dacă o firmă are sediul central și două puncte de lucru distincte, fiecare locație își ține propria evidență, de regulă într-o condică proprie. La controlul ITM, inspectorii solicită evidența orelor de muncă, actualizată la zi; absența evidenței timpului de muncă constituie contravenție sancționată cu amendă de la 1.500 la 3.000 lei, conform art. 260 alin. (1) lit. m) din Codul Muncii. Separat, refuzul de a pune la dispoziția inspectorilor de muncă documentele solicitate se sancționează cu amendă de la 5.000 la 10.000 lei (art. 23 din Legea nr. 108/1999, republicată).
O nuanță utilă firmelor cu echipe pe teren: pentru salariații mobili și cei care desfășoară muncă la domiciliu, evidența orelor se ține în condițiile stabilite cu salariații prin acord scris, în funcție de specificul activității (Art. 119 alin. (2) din Codul Muncii), iar pentru telesalariați modalitatea de evidențiere se precizează în contractul individual de muncă (Legea nr. 81/2018, art. 5 alin. (2) lit. e)). Scenariile practice sunt detaliate în comparația dintre condica de prezență și fișa de pontaj.
Ce conține condica de prezență?
O condică de prezență completă și corect structurată trebuie să conțină toate elementele necesare identificării angajatului și reconstituirii programului său de lucru pentru orice zi lucrătoare.
Câmpurile standard ale unei condici de prezență sunt:
- Numele și prenumele salariatului - înscris de regulă pe fiecare rând alocat, uneori precomplet în rubrica destinată, pentru a facilita identificarea rapidă;
- Data - ziua calendaristică pentru care se face înregistrarea;
- Ora sosirii - ora exactă la care angajatul a ajuns la locul de muncă, completată de salariat personal;
- Ora plecării - ora exactă la care angajatul a părăsit locul de muncă la finalul zilei;
- Semnătura salariatului - aplicată personal, atât la sosire, cât și la plecare, în rubricile corespunzătoare;
- Rubrica Observații - utilizată pentru a consemna absențe motivate, concedii de odihnă, concedii medicale, delegații sau alte situații care explică neprezența salariatului sau abaterea de la programul normal;
- Departamentul sau secția - câmp prezent în condicile utilizate de entități cu structuri organizatorice complexe, pentru a facilita centralizarea pe compartimente.
Cum se folosește condica de prezență
Condica de prezență funcționează corect doar dacă este utilizată consecvent, zilnic, de toți salariații și verificată regulat de persoana responsabilă cu evidența personalului.
Procesul zilnic pas cu pas:
Pasul 1 - La sosire, salariatul înscrie ora exactă de sosire în rubrica corespunzătoare și semnează personal; completarea se face în momentul sosirii, nu ulterior.
Pasul 2 - La plecare, salariatul înscrie ora exactă de plecare și semnează din nou în rubrica dedicată, înainte de a părăsi locul de muncă.
Pasul 3 - Verificarea zilnică: managerul direct sau responsabilul HR verifică la sfârșitul fiecărei zile că toți salariații au semnat și că nu există rubrici necompletate sau neconcordanțe între orele înscrise și programul de lucru.
Pasul 4 - La sfârșitul lunii, datele din condică sunt preluate și centralizate în foaia de pontaj lunară (colectivă sau fișă individuală de pontaj, cu filă separată per angajat), care constituie formularul de bază pentru calculul salariilor, al orelor suplimentare și al eventualelor rețineri.
Evidența se ține la locul de muncă (art. 119 alin. (1) din Codul muncii); în practică, condica stă la intrare sau la recepție, la îndemâna salariaților pe toată durata programului. Semnarea în locul unui coleg absent este strict interzisă și poate atrage răspunderea disciplinară și, în cazuri grave, răspunderea penală a celui care a efectuat înscrisul fals.
Diferența dintre condica de prezență și foaia de pontaj
Condica de prezență și foaia de pontaj sunt formulare complementare. Legea nu cere niciunul dintre ele anume, ci evidența orelor de început și de sfârșit ale programului, zilnic, pentru fiecare salariat (art. 119 alin. (1) din Codul muncii); în practică, multe firme le folosesc pe amândouă: condica pentru consemnarea zilnică, pontajul pentru centralizarea lunară. Am detaliat pontajul lunar în ghidul fișei de pontaj.
| Criteriu | Condica de prezență | Foaia de pontaj |
|---|---|---|
| Periodicitate | Zilnică | Lunară |
| Cine completează | Salariatul personal | Managerul sau responsabilul HR |
| Ce consemnează | Ore exacte de sosire și plecare, semnătură | Totalul orelor lucrate pe zi și pe lună |
| Rol în flux | Formular primar - sursa datelor | Formular centralizator - sinteza lunară |
| Semnătură | A salariatului, zilnic | A responsabilului cu evidența, lunar |
| Obligativitate | Evidența zilnică a orelor este obligatorie (art. 119 Codul Muncii); condica este o formă a ei | Niciun text nu o impune; statul de salarii se întocmește pe baza evidenței timpului lucrat |
Relația dintre cele două formulare este liniară: datele înscrise zilnic în condică alimentează foaia de pontaj la finalul lunii. O condică incompletă sau cu înregistrări incorecte va genera erori în pontaj și, implicit, în calculul drepturilor salariale. Este util ca cele două să se păstreze împreună: la control, inspectorii pot cere orice document necesar (Legea nr. 108/1999, republicată, art. 19 lit. c)). Diferențele complete, pe scenarii (birou, teren, pontaj electronic), le-am detaliat în comparația condică de prezență vs fișă de pontaj; pentru varianta de pontaj cu filă separată per angajat, vezi ghidul fișei individuale de pontaj.
Greșeli frecvente
Încălcarea obligației privind evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat figurează printre cele mai frecvente neconformități constatate de inspectorii de muncă (de exemplu, în comunicatul Inspecției Muncii din 18 aprilie 2024). Din experiența noastră, firmele cu mai multe puncte de lucru comandă condici personalizate cu adresa fiecărei locații pretipărită, ceea ce simplifică evidența și elimină confuziile la control. Cunoașterea acestor erori permite evitarea lor.
- Semnarea în locul colegilor absenți - practica de a semna pentru un salariat care nu s-a prezentat la lucru falsifică evidența timpului de muncă și poate constitui fals în înscrisuri sub semnătură privată; fiecare salariat semnează exclusiv pentru propria prezență;
- Completarea fără indicarea orei exacte - înscrierea semnăturii fără completarea orei de sosire sau de plecare face ca formularul să fie incomplet și lipsit de valoare probatorie în privința programului efectiv lucrat;
- Lipsa evidenței la fiecare punct de lucru - evidența se ține la locul de muncă, adică la sediu, la sucursale, agenții sau puncte de lucru (art. 119 alin. (1) și art. 16^1 alin. (1) din Codul muncii); o singură condică ținută la sediu nu acoperă salariații care lucrează în altă locație, așa că cel mai simplu este ca fiecare punct de lucru să aibă condica proprie;
- Absența verificării zilnice din partea managementului - necontrolarea zilnică a condicii permite acumularea de erori și înregistrări retroactive, greu de justificat la control; legea nu cere o verificare zilnică, dar ea este cea mai simplă cale de a avea o evidență la zi;
- Necompletarea rubricii Observații pentru absențe - când un salariat nu se prezintă la muncă din orice motiv (concediu, delegație, concediu medical), rubrica Observații trebuie completată cu mențiunea corespunzătoare; o rubrică goală în dreptul unui salariat absent sugerează o absență nemotivată neînregistrată.
Întrebări frecvente
Este obligatorie condica de prezență?
Obligatorie este evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat, cu orele de începere și de sfârșit ale programului (art. 119 din Codul Muncii) - legea nu numește un formular anume. Condica de prezență este forma consacrată a acestei evidențe pentru personalul de la sediu. Absența evidenței constituie contravenție, sancționată cu amendă de la 1.500 la 3.000 lei (art. 260 alin. (1) lit. m)).
Ce se întâmplă dacă nu am condică de prezență la control ITM?
Lipsa evidenței timpului de muncă sau prezentarea unui formular incomplet, neactualizat ori incorect completat la un control al Inspectoratului Teritorial de Muncă se sancționează cu amendă contravențională de la 1.500 la 3.000 lei (art. 260 alin. (1) lit. m) din Codul Muncii), iar refuzul de a pune documentele la dispoziția inspectorilor se sancționează separat cu 5.000-10.000 lei (art. 23 din Legea nr. 108/1999, republicată). Inspectorii pot dispune și măsuri de remediere a neconformităților într-un termen stabilit (Legea nr. 108/1999, republicată, art. 19 lit. i)); neîndeplinirea lor la termen se sancționează cu amendă de la 5.000 la 10.000 lei (art. 23 alin. (1) lit. b)).
Pot folosi condica de prezență electronică?
Da. Art. 119 nu impune un suport anume, așa că evidența poate fi ținută și electronic (cartele, amprente, aplicații), cu condiția să arate, pentru fiecare salariat, orele de începere și de sfârșit ale programului și să poată fi prezentată inspectorilor de muncă la cerere. Condica de prezență pe suport fizic rămâne forma cea mai uzuală, în special pentru IMM-uri și entitățile fără infrastructură IT dedicată.
Care este diferența dintre condica de prezență și foaia de pontaj?
Condica de prezență este formularul primar, completat zilnic de fiecare salariat, cu orele exacte de sosire și plecare și cu semnătura proprie. Foaia de pontaj este formularul lunar de sinteză, completat de responsabilul HR sau de manager, care centralizează totalul orelor lucrate pe baza datelor din condică. Condica generează datele; pontajul le sistematizează pentru calculul salarial.
Câte file are condica de prezență?
Condica de prezență din catalog are 100 de file, format A4, suficiente pentru evidența unui număr mediu de salariați pe o perioadă de câteva luni până la un an, în funcție de efectivul de personal.
Comandă condici de prezență
Condicile de prezență disponibile pe formularetipizate.ro sunt registre legate de calitate, conforme cu cerințele de evidență a timpului de lucru impuse de Codul Muncii, gata de utilizare imediat după recepție.
Ce oferim:
- Format A4, registru legat, 100 de file - varianta standard pentru evidența curentă a prezenței salariaților;
- Disponibile atât în varianta standard (cu antet generic), cât și personalizate cu antetul firmei - denumire, CUI, adresă, punct de lucru - tipărite din fabricație pe coperta și/sau pe paginile interioare;
- Hârtie de calitate, cu rubrici clare și spațiu suficient pentru completare zilnică fără aglomerare vizuală;
- Livrare cu curier rapid pe întreg teritoriul României.
Comandați condica de prezență potrivită dimensiunii și structurii firmei dumneavoastră direct de pe formularetipizate.ro și asigurați-vă că evidența timpului de lucru este conformă cu cerințele legale în vigoare.