Fișa individuală de pontaj este pontajul nominal - o filă separată pentru fiecare angajat, în care se ține evidența zilnică a timpului de muncă pe parcursul unei luni. Este forma de pontaj preferată în instituțiile publice și în unitățile de învățământ, unde se dorește o evidență care să poată fi verificată separat pentru fiecare salariat.
Pe scurt
- Ce este: formularul lunar de pontaj completat individual, câte o filă pentru fiecare angajat, cu ora de sosire, ora plecării, orele lucrate, absențele și totalul lunar.
- Când e obligatorie: evidența orelor de muncă este obligatorie pentru orice angajator cu cel puțin un salariat; forma individuală este aleasă mai ales de instituțiile publice și unitățile de învățământ.
- Bază legală: Codul Muncii (Legea nr. 53/2003), art. 119; sancțiune art. 260.
- Format: tipizat A4, un exemplar per filă, carnet cu 100 de file.
Ce este fișa individuală de pontaj?
Fișa individuală de pontaj este formularul prin care angajatorul înregistrează, zi cu zi, timpul de muncă al unui singur salariat, pe parcursul unei luni calendaristice. Spre deosebire de fișa de pontaj colectivă - care centralizează pe o singură situație lunară orele tuturor angajaților - fișa individuală alocă o filă distinctă fiecărui angajat, cu propriul total lunar și propria semnătură de confirmare.
Pe rândurile zilelor 1-31 se completează ora de sosire, ora plecării, punctul de lucru sau sarcinile zilnice, orele efectiv lucrate și orele nelucrate, defalcate pe categorii: motivat (M), nemotivat (N), concediu de odihnă (CO) și concediu medical (CM). La finalul lunii se calculează totalul orelor, iar formularul se semnează de responsabil și, după caz, de conducătorul instituției.
Această formă de evidență, personală și certificabilă separat, este motivul pentru care fișa individuală de pontaj este folosită cu precădere în sectorul public - primării, spitale, școli și licee - unde fiecare salariat (personal didactic și nedidactic) are nevoie de o evidență proprie, distinctă, a timpului lucrat.
Care este baza legală?
Obligația de a ține evidența timpului de muncă este stabilită de Codul Muncii (Legea nr. 53/2003), art. 119, care prevede expres că angajatorul are obligația de a ține la locul de muncă evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidențierea orei de începere și de sfârșit a programului de lucru, și de a o pune la dispoziția inspectorilor de muncă ori de câte ori este solicitată.
Nerespectarea acestei obligații constituie contravenție și se sancționează, conform art. 260 din Codul Muncii, cu amendă de la 1.500 lei la 3.000 lei.
Important de reținut: legea reglementează conținutul evidenței, nu o machetă rigidă. Nu există un cod oficial de formular impus pentru fișa de pontaj (aceasta nu figurează în nomenclatorul OMFP nr. 2634/2015), astfel încât angajatorul este liber să folosească forma colectivă sau forma individuală, pe hârtie sau electronic, atât timp cât conținutul minim este respectat. Forma individuală nu este, prin urmare, o cerință suplimentară, ci o variantă de organizare a aceleiași evidențe obligatorii.
Evidența pe suport hârtie rămâne pe deplin valabilă: noul registru electronic REGES-Online (care a înlocuit Revisal de la 1 ianuarie 2026) este un registru al raporturilor de muncă, nu un jurnal zilnic al orelor lucrate, și nu înlocuiește evidența zilnică a orelor de muncă cerută de art. 119.
Fișă individuală vs. fișă colectivă de pontaj
Cele două forme răspund aceleiași obligații legale, dar deservesc fluxuri de lucru diferite:
| Fișă de pontaj (colectivă) | Fișă individuală de pontaj | |
|---|---|---|
| Structură | o situație lunară cu toți angajații | o filă pentru fiecare angajat |
| Avantaj | comodă la departamente HR cu mulți salariați | evidență personală, certificabilă separat |
| Semnătură | responsabil, pentru întreaga situație | responsabil (și angajat) pe fila fiecăruia |
| Folosită des în | firme private cu echipe numeroase | instituții publice, școli și licee |
În multe instituții, cele două coexistă: condica de prezență consemnează zilnic sosirea și plecarea, iar fișa individuală de pontaj traduce aceste date în ore și categorii, separat pentru fiecare angajat. Am detaliat varianta colectivă în ghidul fișei de pontaj, iar condica în ghidul condicii de prezență.
Ce conține fișa individuală de pontaj?
O fișă individuală completată corect reconstituie, zi cu zi, situația unui singur angajat pe întreaga lună. Niciun act nu fixează rubricile unei fișe de pontaj; art. 119 alin. (1) din Codul muncii cere doar ca evidența să arate, pentru fiecare salariat și fiecare zi, orele de muncă prestate, cu ora de începere și ora de sfârșit a programului. Rubricile fișei individuale sunt:
- Datele angajatului: numele și prenumele, funcția
- Luna și anul de referință
- Ora de sosire și ora plecării, pe fiecare zi
- Punctul de lucru / sarcinile zilnice de serviciu
- Numărul de ore lucrate efectiv în fiecare zi
- Orele nelucrate, pe categorii: M (motivat), N (nemotivat), CO (concediu de odihnă), CM (concediu medical)
- Totalul orelor pe lună
- Semnătura responsabilului și a conducătorului instituției
Cum se completează fișa individuală de pontaj pas cu pas
Fișa se completează zilnic sau cel puțin săptămânal, pe baza condicii de prezență. Completarea retroactivă, din memorie, la finalul lunii, este principala sursă de erori și neconcordanțe.
Pasul 1 - Înscrierea datelor de identificare: completați la începutul lunii numele și prenumele angajatului, funcția, luna și anul, pe câte o filă separată pentru fiecare salariat.
Pasul 2 - Completarea zilnică pe baza condicii de prezență: preluați din condică ora de sosire și ora plecării și înscrieți-le pe rândul zilei corespunzătoare.
Pasul 3 - Înscrierea orelor lucrate: pentru fiecare zi în care angajatul a fost prezent, completați numărul de ore efectiv lucrate, conform programului.
Pasul 4 - Marcarea orelor nelucrate pe categorii: pentru zilele de absență folosiți coloana corespunzătoare - M (motivat), N (nemotivat), CO (concediu de odihnă) sau CM (concediu medical). Nu lăsați câmpuri goale.
Pasul 5 - Hașurarea zilelor libere: zilele de weekend și sărbătorile legale se marchează potrivit notei de pe formular (S pentru sâmbătă, D pentru duminică; zilele libere legale se hașurează).
Pasul 6 - Calculul totalului lunar: după ultima zi a lunii, însumați orele și completați rubrica „Total ore lună".
Pasul 7 - Semnarea fișei: formularul se semnează de responsabilul cu pontajul și de conducătorul instituției (director).
Întrebări frecvente (FAQ)
Este obligatorie fișa individuală de pontaj?
Obligatorie din punct de vedere legal este evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat, cu ora de începere și ora de sfârșit a programului (art. 119 alin. (1) din Codul muncii), nu forma ei. Fișa individuală are aceste date pe fiecare zi; o fișă colectivă care arată doar orele lucrate acoperă cerința numai împreună cu condica de prezență. Forma individuală este aleasă, în practică, mai ales de instituțiile publice și de unitățile de învățământ. Încălcarea art. 119 se sancționează cu amendă de la 1.500 la 3.000 lei (art. 260 alin. (1) lit. m)).
Care este diferența dintre fișa individuală și fișa colectivă de pontaj?
Fișa colectivă centralizează pe o singură situație lunară orele tuturor angajaților, fiind comodă la departamentele HR cu mulți salariați. Fișa individuală are o filă separată pentru fiecare angajat, cu pontaj zilnic, total lunar și semnătură proprie - oferind o evidență personală, certificabilă separat. Obligația pe care o servesc este aceeași (art. 119); fișa individuală are în plus, pe fiecare zi, ora de sosire și ora plecării, pe care la fișa colectivă le dă condica de prezență.
De ce este preferată în instituțiile publice și în învățământ?
În sectorul public și în școli se preferă, în practică, o evidență proprie a timpului lucrat pentru fiecare salariat (personal didactic și nedidactic), care poate fi verificată separat - de exemplu la calculul drepturilor salariale sau la controale. Fila separată per angajat, cu semnătura responsabilului, răspunde direct acestei nevoi.
Cât timp se arhivează fișa individuală de pontaj?
Niciun text nu dă pontajului un termen propriu; ca document pe baza căruia se întocmește statul de salarii, se arhivează, în practică, 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar în care a fost întocmită — termenul statelor de salarii (Legea nr. 36/2023). Nefiind un termen legal propriu, firma poate stabili prin politica internă de arhivare și o păstrare mai lungă.
Pot folosi pontaj electronic în loc de fișă pe hârtie?
Da. Art. 119 nu impune un suport: evidența electronică trebuie să cuprindă aceleași date - orele de începere și de sfârșit, zilnic, pentru fiecare salariat - și să poată fi supusă controlului inspectorilor de muncă ori de câte ori se solicită. Forma pe hârtie rămâne la fel de valabilă și este în continuare larg folosită, mai ales în instituțiile publice.
Comandă fișe individuale de pontaj
Fișele individuale de pontaj disponibile pe formularetipizate.ro sunt tipizate în format A4, cu o filă pentru fiecare angajat: rubrici pentru toate cele 31 de zile, coloane pentru ora de sosire, ora plecării, orele lucrate și orele nelucrate (M, N, CO, CM), totalul lunar și spațiu pentru semnături.
Puteți comanda:
- Carnet cu 100 de file - hârtie normală, un exemplar per filă
- Formulare standard - cu rubrici conforme cu cerințele Codului Muncii
- Formulare personalizate - cu denumirea instituției, CUI și antet pretipărit, pentru un flux de lucru mai rapid
Livrare rapidă în toată România, prin curier. Pentru comenzi în cantități mari sau pentru varianta personalizată, contactați-ne pentru o ofertă dedicată.