Registrul de depozit este registrul arhivei în care se consemnează scoaterea temporară a dosarelor din depozit pentru cercetare și restituirea lor: cine a cerut dosarul, cu ce scop, când a ieșit și când s-a întors, cu semnătura arhivarului la ambele momente. Este prevăzut de Instrucțiunile Arhivelor Naționale (art. 48, anexa nr. 8), împreună cu fișa de control care ține locul dosarului în raft.
Pe scurt
- Ce este: evidența împrumuturilor din depozitul de arhivă - fiecare dosar scos pentru consultare primește un rând, iar în raft rămâne o fișă de control până la rearhivare.
- Cine îl ține: compartimentul de arhivă sau persoana care răspunde de arhivă la orice creator ori deținător de documente - societate, PFA, instituție, asociație.
- Bază legală: art. 48 din Instrucțiunile privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente, aprobate de Arhivele Naționale prin Ordinul de zi nr. 217/23.05.1996: „Scoaterea documentelor din depozitul de arhivă, pentru cercetare, se consemnează într-un registru de depozit, conform anexei nr. 8"; cadrul general îl dau art. 7 și art. 12 din Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată, care cer evidența și păstrarea documentelor în condiții corespunzătoare, „împotriva distrugerii, degradării, sustragerii".
- Model: anexa nr. 8 la Instrucțiuni - 8 coloane, cu rând de numerotare și antetul „(Denumirea creatorului sau deținătorului)"; fișa de control după anexa nr. 9.
- De reținut: nu este registrul de evidență a intrărilor-ieșirilor unităților arhivistice - acela ține evidența fondului (dosarele intrate în depozit și ieșite definitiv din el); registrul de depozit ține evidența dosarelor plecate temporar și întoarse.
- Format: registru A4 landscape, 100 file, 8 coloane.
Ce este registrul de depozit și când se folosește
Odată ajunse în depozitul de arhivă, dosarele nu mai circulă liber: ele rămân în raft, la cota lor, și pot fi consultate numai cu evidență. Instrucțiunile Arhivelor Naționale descriu mecanismul în art. 48: „Scoaterea documentelor din depozitul de arhivă, pentru cercetare, se consemnează într-un registru de depozit, conform anexei nr. 8. În locul dosarului scos pentru cercetare se va introduce în raft o fișă de control, conform anexei nr. 9; fișa se va anula la rearhivarea dosarului."
Registrul de depozit este, așadar, evidența împrumuturilor interne ale arhivei: un angajat al compartimentului juridic cere un contract din 2019, contabilitatea cere dosarul cu facturile unui an pentru un control, conducerea cere un proces-verbal vechi. Dosarul iese din raft pe bază de înregistrare în registru și de fișă de control, și se întoarce cu semnătura arhivarului la restituire.
Scoaterea temporară pentru cercetare nu este o ieșire din evidența arhivei. Ieșirile definitive - selecționarea și eliminarea, transferul la alt deținător, predarea la Arhivele Naționale - se fac numai „cu aprobarea conducerii creatorilor sau deținătorilor de documente și cu avizul Arhivelor Naționale" (art. 9 alin. (3) din Legea nr. 16/1996) și se trec în registrul de evidență a intrărilor-ieșirilor unităților arhivistice, nu în registrul de depozit.
Cine trebuie să țină registrul
Instrucțiunile se adresează tuturor creatorilor și deținătorilor de documente și pun păstrarea și evidența documentelor din depozit în sarcina compartimentului de arhivă (art. 5). Cadrul legal este Legea Arhivelor Naționale: creatorii și deținătorii „sunt obligați să înregistreze și să țină evidența tuturor documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz intern, precum și a celor ieșite" (art. 7) și „să păstreze documentele create sau deținute în condiții corespunzătoare, asigurându-le împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori comercializării în alte condiții decât cele prevăzute de lege" (art. 12 alin. (1)). Registrul de depozit este instrumentul prin care arhiva dovedește, la un control al Arhivelor Naționale, unde este fiecare dosar care lipsește din raft și cine răspunde de el.
Legea nu numește registrul de depozit; el este prevăzut de Instrucțiunile Arhivelor Naționale, actul intern prin care Arhivele Naționale au stabilit metodologia de lucru a creatorilor de documente. Instrucțiunile din 1996 sunt în continuare textul publicat de Arhivele Naționale pentru creatori și deținători; Ordinul MAI nr. 151/2023 privește doar operatorii economici autorizați să presteze servicii arhivistice și nu le înlocuiește.
Într-o firmă mică, registrul de depozit stă lângă registrul de evidență a intrărilor-ieșirilor unităților arhivistice, la persoana care răspunde de arhivă - de regulă aceeași care ține și registrul de intrări-ieșiri al corespondenței.
Rubricile registrului și fișa de control
Anexa nr. 8 dă modelul registrului: antetul „(Denumirea creatorului sau deținătorului)", titlul și un tabel cu 8 coloane numerotate:
| Coloana | Ce se trece |
|---|---|
| 1. Nr. crt. | numărul de ordine al împrumutului |
| 2. Denumirea fondului / compartimentului | fondul arhivistic sau compartimentul de la care provine dosarul |
| 3. Cota dosar | cota dosarului în depozit (numărul din inventar, anul, raftul) - după ea se găsește și se pune la loc |
| 4. Scopul scoaterii din depozit | pentru ce se cere dosarul: control, litigiu, cercetare internă, eliberarea unei copii |
| 5. Numele solicitantului, funcția, serviciul | cine a primit dosarul |
| 6. Data scoaterii u.a., semnătura arhivarului | când a ieșit unitatea arhivistică din raft, sub semnătura arhivarului |
| 7. Data restituirii u.a., semnătura arhivarului | când s-a întors, sub aceeași semnătură |
| 8. Obs. | observații - de exemplu starea dosarului la restituire |
Anexa nr. 9 dă fișa de control care rămâne în raft cât timp dosarul lipsește: Fondul/colecția · Compartimentul · Nr. inventar · Anul · Numele și prenumele solicitantului · Data. „Fișa se va anula la rearhivarea dosarului" (art. 48).
Registrul tipărit adaugă deasupra tabelului o rubrică de identificare - fondul arhivistic sau depozitul, compartimentul de arhivă sau arhivarul, anul și numărul filei - care nu face parte din model și este adaos al tipografiei.
Diferența față de registrul de evidență a intrărilor-ieșirilor unităților arhivistice
Arhiva ține două registre cu nume asemănătoare și roluri diferite:
| Criteriu | Registru de evidență a intrărilor-ieșirilor unităților arhivistice | Registru de depozit |
|---|---|---|
| Ce evidențiază | fondul: dosarele intrate în depozit (pe inventar) și ieșite definitiv din el | împrumuturile: dosarele scoase temporar pentru cercetare și restituite |
| Temei | art. 9 alin. (2) și anexa nr. 4 la Legea nr. 16/1996; art. 25-26 din Instrucțiuni | art. 48 și anexa nr. 8 la Instrucțiuni |
| Unitatea înregistrată | un inventar de dosare | un dosar |
| Când se scrie | la fiecare preluare și la fiecare ieșire definitivă | la fiecare scoatere din raft și la fiecare restituire |
| Ce îl însoțește | inventarul și procesul-verbal de predare-primire (anexele nr. 2 și 3) | fișa de control (anexa nr. 9) |
Primul, registrul de evidență a intrărilor-ieșirilor unităților arhivistice, spune ce are arhiva; al doilea spune unde este, în acest moment, un dosar care nu e în raft. Niciunul nu este registrul de intrări-ieșiri al corespondenței, care înregistrează documentele în lucru, la registratură.
Cum se completează
Pasul 1 - Deschiderea registrului. Se completează antetul cu denumirea creatorului sau deținătorului și rubrica de identificare (fondul sau depozitul, arhivarul, anul). Un singur registru de depozit ajunge pentru un depozit; la mai multe fonduri se poate deschide câte o partidă pentru fiecare, ca la registrul de evidență.
Pasul 2 - Cererea de consultare. Solicitantul cere dosarul arhivarului, cu scopul consultării. Arhivarul identifică dosarul după cota din inventar și deschide un rând: nr. crt., fondul sau compartimentul, cota, scopul, numele, funcția și serviciul solicitantului.
Pasul 3 - Scoaterea din raft. Se completează data scoaterii și arhivarul semnează în coloana 6. În locul dosarului se pune fișa de control (anexa nr. 9), completată cu fondul, compartimentul, numărul de inventar, anul, numele solicitantului și data - oricine caută dosarul vede cine îl are.
Pasul 4 - Restituirea. La înapoiere, arhivarul verifică dosarul, completează data restituirii și semnează în coloana 7; starea dosarului sau orice neregulă se trece la „Obs.". Fișa de control se anulează și dosarul reintră în raft la cota lui.
Pasul 5 - Ce nu se trece aici. Ieșirile definitive din evidența arhivei - selecționare, transfer, predare la Arhivele Naționale - se fac cu aprobarea conducerii și avizul Arhivelor Naționale și se consemnează în registrul de evidență a intrărilor-ieșirilor unităților arhivistice, cu actul pe baza căruia au ieșit (art. 9 alin. (3) din lege; art. 27-28 din Instrucțiuni).
Păstrarea registrului
Nici legea, nici Instrucțiunile nu fixează un termen de păstrare pentru registrul de depozit: termenul este cel din nomenclatorul arhivistic propriu (art. 8 din Legea nr. 16/1996). Practic, registrul rămâne la arhivă cât timp dosarele pe care le urmărește sunt în depozit, pentru că el este singura dovadă a circuitului lor.
Întrebări frecvente
Este obligatoriu registrul de depozit?
Instrucțiunile Arhivelor Naționale îl prevăd expres: scoaterea documentelor din depozit pentru cercetare „se consemnează într-un registru de depozit, conform anexei nr. 8" (art. 48). Legea Arhivelor Naționale nu îl numește, dar cere creatorilor și deținătorilor de documente evidența și păstrarea documentelor împotriva sustragerii și degradării (art. 7 și 12) - registrul de depozit este instrumentul stabilit de Arhivele Naționale pentru această evidență la nivelul depozitului.
Care este diferența față de registrul de evidență a intrărilor-ieșirilor unităților arhivistice?
Registrul de evidență a intrărilor-ieșirilor unităților arhivistice ține evidența fondului: dosarele intrate în depozit pe bază de inventar și cele ieșite definitiv, cu aprobarea conducerii și avizul Arhivelor Naționale (art. 9 din Legea nr. 16/1996). Registrul de depozit ține evidența împrumuturilor: dosarele scoase temporar din raft pentru cercetare și restituite (art. 48 din Instrucțiuni).
Ce este fișa de control?
Fișa de control (anexa nr. 9 la Instrucțiuni) este cartonașul care se pune în raft în locul dosarului scos pentru cercetare: fondul sau colecția, compartimentul, numărul de inventar, anul, numele și prenumele solicitantului și data. Se anulează la rearhivarea dosarului.
Cine completează registrul de depozit?
Arhivarul sau persoana care răspunde de arhivă: ea deschide rândul la cerere, semnează la scoaterea dosarului și la restituire. Solicitantul nu completează registrul, el primește dosarul și îl restituie.
Cât timp se păstrează registrul?
Nu există un termen fixat pentru registrul de depozit; termenul se stabilește prin nomenclatorul arhivistic propriu (art. 8 din Legea nr. 16/1996). Registrul rămâne la arhivă cât timp dosarele pe care le urmărește sunt în depozit.
Registrul pe formularetipizate.ro
Registrul de depozit disponibil pe formularetipizate.ro este un registru legat A4 landscape, cu 100 de file, rubricat după anexa nr. 8 la Instrucțiunile Arhivelor Naționale: antetul creatorului sau deținătorului, cele 8 coloane cu rândul lor de numerotare și rubrica de identificare a fondului și a arhivarului. Se livrează cu copertă carton duplex sau, la cerere, mucava cașerată, standard sau personalizat cu datele firmei. Perechea lui este registrul de evidență a intrărilor-ieșirilor unităților arhivistice, evidența fondului; împreună cu registrul de intrări-ieșiri de la registratură acoperă circuitul documentelor de la primire până la arhivă.