Registrul de evidență a intrărilor-ieșirilor unităților arhivistice este registrul de evidență curentă al arhivei unei firme sau instituții: în el se trec dosarele preluate de la compartimente în depozitul de arhivă, pe bază de inventar, și dosarele care ies din depozit. Modelul lui este anexa nr. 4 la Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, iar obligația de a-l ține revine oricărui creator sau deținător de documente - societate, PFA, instituție sau asociație.
Pe scurt
- Ce este: evidența dosarelor intrate în depozitul de arhivă (preluări de la compartimente, pe bază de inventar și proces-verbal) și a dosarelor ieșite din depozit (selecționare, transfer, predare la Arhivele Naționale), cu totalurile pe fiecare inventar.
- Cine îl ține: compartimentul de arhivă sau persoana care răspunde de arhivă la orice creator ori deținător de documente, persoană juridică - de la SRL și PFA la instituții publice.
- Bază legală: art. 9 alin. (2) din Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată: „Evidența tuturor intrărilor și ieșirilor de unități arhivistice din depozit se ține pe baza unui registru, potrivit anexei nr. 4"; detaliat în art. 25-26 din Instrucțiunile privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente, aprobate de Arhivele Naționale prin Ordinul de zi nr. 217/23.05.1996; pentru arhiva contabilă, Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile (anexa 1 la OMFP 2634/2015), pct. 42-43, trimit la același registru.
- Model: anexa nr. 4 la lege (7 rubrici) și anexa nr. 4 la Instrucțiuni (11 coloane, în două grupe: Intrări și Ieșiri) - registrul tipărit urmează modelul din Instrucțiuni, care le cuprinde pe amândouă.
- De reținut: nu este registrul de intrări-ieșiri al corespondenței - acela ține evidența documentelor primite și expediate, la registratură; acesta ține evidența dosarelor din arhivă.
- Format: registru A4 landscape, 100 file, 11 coloane.
Arhiva firmei: nomenclator, inventar, depozit
Legea Arhivelor Naționale organizează arhiva oricărui creator de documente în trei pași, iar registrul de evidență este al treilea:
- Nomenclatorul arhivistic. „Anual, documentele se grupează în unități arhivistice, potrivit problematicii și termenelor de păstrare stabilite în nomenclatorul documentelor de arhivă, care se întocmește de către fiecare creator pentru documentele proprii" (art. 8 alin. (1)). Nomenclatorul se aprobă de serviciul județean al Arhivelor Naționale (art. 8 alin. (2)).
- Depunerea la arhivă. „Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente în al doilea an de la constituire, pe bază de inventar și proces-verbal de predare-primire, întocmite potrivit anexelor nr. 2 și 3" (art. 9 alin. (1)).
- Evidența depozitului. „Evidența tuturor intrărilor și ieșirilor de unități arhivistice din depozit se ține pe baza unui registru, potrivit anexei nr. 4" (art. 9 alin. (2)). Scoaterea documentelor din evidența arhivei „se face numai cu aprobarea conducerii creatorilor sau deținătorilor de documente și cu avizul Arhivelor Naționale sau al serviciilor județene ale Arhivelor Naționale, după caz", în urma selecționării, a transferului în alt depozit sau a distrugerii provocate de calamități (art. 9 alin. (3)).
Unitatea arhivistică este dosarul (sau registrul, condica, cartoteca) constituit potrivit nomenclatorului. Registrul de evidență a intrărilor-ieșirilor unităților arhivistice urmărește exact aceste dosare: câte a predat fiecare compartiment, câte a primit efectiv arhiva și câte au ieșit din depozit, pe ce act.
Cine trebuie să țină registrul
Legea se aplică documentelor create de „organizațiile publice sau private economice, sociale, culturale, militare și religioase, de către persoane fizice autorizate, profesioniști care își desfășoară activitatea în baza unei legi speciale și persoane fizice" (art. 1), iar obligațiile de evidență și păstrare revin creatorilor și deținătorilor de documente (art. 7, 9 și 12). Instrucțiunile Arhivelor Naționale pun registrul în sarcina compartimentului de arhivă, care „asigură evidența tuturor documentelor intrate și ieșite din depozitul de arhivă, pe baza registrului de evidență curentă" (art. 5 lit. b)); art. 25 precizează: „Evidența dosarelor și a inventarelor depuse la compartimentul de arhivă se ține în registrul de evidență curentă, conform modelului prevăzut în anexa nr. 4".
Nerespectarea obligațiilor din art. 9 este contravenție: „nepredarea de către compartimentele unității creatoare, la arhiva proprie, a documentelor cu termen de păstrare permanent, pe bază de inventar și proces-verbal de predare-primire, conform prevederilor art. 9" (art. 36 lit. b)) și „neasigurarea condițiilor corespunzătoare de păstrare și protejare a documentelor" (art. 36 lit. d)) se sancționează cu amendă de la 1.000 lei la 25.000 lei, iar „amenda se aplică și persoanei juridice" (art. 37 alin. (1)-(2)).
Într-o firmă mică nu există un compartiment de arhivă separat: aceeași persoană care ține registrul de intrări-ieșiri și condica de secretariat preia dosarele la sfârșitul anului și le trece în registrul de evidență al arhivei. Registrul rămâne la arhivă și se prezintă la controlul Arhivelor Naționale (art. 5 lit. b) din lege).
Normele contabile îl cer la rândul lor pentru arhiva documentelor financiar-contabile: „Evidența documentelor în arhivă se ține cu ajutorul Registrului de evidență, potrivit Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată, în care sunt consemnate dosarele și documentele intrate în arhivă, precum și mișcarea acestora în decursul timpului" (OMFP 2634/2015, anexa 1, pct. 42), iar la eliminarea documentelor cu termen de păstrare expirat „se întocmește un proces-verbal și se consemnează scăderea documentelor eliminate din Registrul de evidență al arhivei" (pct. 43). Cu alte cuvinte, registrul pe care îl cere Legea Arhivelor este și registrul din care contabilitatea scade documentele eliminate - vezi și ghidul despre arhivarea formularelor contabile.
Rubricile registrului: anexa nr. 4 la lege și anexa nr. 4 la Instrucțiuni
Anexa nr. 4 la Legea nr. 16/1996 dă modelul cu 7 rubrici: Nr. crt. · Preluări - Data · Denumirea compartimentului · Datele extreme ale documentelor · Numărul de dosare: După inventar / Primite efectiv · Ieșiri din arhivă.
Anexa nr. 4 la Instrucțiunile Arhivelor Naționale desfășoară același registru în 11 coloane, grupate în două capitole:
| Capitol | Coloana | Ce se trece |
|---|---|---|
| Intrări | 1. Nr. crt. | numărul de ordine al inventarului preluat - fiecare inventar sub alt număr (art. 26) |
| Intrări | 2. Data intrării | data preluării documentelor din inventarul respectiv |
| Intrări | 3. Denumirea compartimentului | compartimentul de la care provine inventarul |
| Intrări | 4. Datele extreme ale documentelor | anul (anii) cel mai vechi și cel mai nou din dosare |
| Intrări | 5. Nr. dosare după inventar | totalul dosarelor din inventar |
| Intrări | 6. Nr. dosare primite efectiv | totalul dosarelor primite efectiv în arhivă din inventarul respectiv |
| Intrări | 7. Nr. dosare rămase la compartiment | „numărul dosarelor lăsate la compartiment și depuse ulterior. Se va înscrie numărul din inventar al fiecărui dosar reținut de compartiment" (art. 26) |
| Ieșiri | 8. Data ieșirii | „data ieșirii dosarelor din evidență" |
| Ieșiri | 9. Unde s-au predat | „unde s-a predat" - Arhivele Naționale, alt deținător, comisia de selecționare |
| Ieșiri | 10. Denumirea actului de predare, nr., data | „denumirea, numărul și data actului pe baza căruia au fost scoase din evidență" |
| Ieșiri | 11. Total dosare ieșite | „totalul dosarelor ieșite" |
Coloanele 1-6 și 8-11 corespund celor 7 rubrici din anexa la lege; coloana 7 este adaosul Instrucțiunilor. Registrul tipărit adaugă deasupra tabelului o rubrică de identificare - creatorul sau deținătorul de documente, fondul arhivistic (partida), compartimentul de arhivă, anul și numărul filei - care nu face parte din model și este adaos al tipografiei.
Diferența față de registrul de intrări-ieșiri
Cele două registre au nume aproape identice și roluri diferite:
| Criteriu | Registru de intrări-ieșiri | Registru de evidență a intrărilor-ieșirilor unităților arhivistice |
|---|---|---|
| Ce evidențiază | documentele primite, create intern și expediate - corespondența | dosarele (unitățile arhivistice) intrate în depozitul de arhivă și ieșite din el |
| Unde se ține | la registratură / secretariat | la compartimentul de arhivă |
| Unitatea înregistrată | un document, cu număr de înregistrare unic | un inventar de dosare predat de un compartiment |
| Temei | art. 7 din Legea nr. 16/1996; art. 8-9 din Instrucțiuni | art. 9 alin. (2) și anexa nr. 4 la Legea nr. 16/1996; art. 25-26 din Instrucțiuni |
| Ritm | zilnic, de la 1 ianuarie la 31 decembrie | la fiecare preluare (de regulă anual) și la fiecare ieșire |
Primul, registrul de intrări-ieșiri, urmărește viața unui document cât timp este în lucru; al doilea îl urmărește după ce a ajuns la dosar și dosarul a intrat în arhivă.
Cum se completează
Pasul 1 - Deschiderea registrului. Se completează rubrica de identificare (creatorul, fondul, compartimentul de arhivă, anul). Dacă arhiva păstrează mai multe fonduri, „în registrul de evidență curentă se deschide câte o partidă pentru fiecare fond" (art. 25 din Instrucțiuni).
Pasul 2 - Preluarea dosarelor de la compartimente. În al doilea an de la constituire, fiecare compartiment predă dosarele anului încheiat pe bază de inventar (anexa nr. 2 la lege) și proces-verbal de predare-primire (anexa nr. 3). La capitolul „Preluări" se trec, „în ordinea preluării, toate inventarele dosarelor preluate; fiecare inventar se trece separat, sub un alt număr de ordine" (art. 26): numărul de ordine, data preluării, compartimentul, datele extreme, totalul dosarelor din inventar și totalul primit efectiv.
Pasul 3 - Dosarele rămase la compartiment. Dosarele reținute de compartiment pentru lucru se trec la coloana 7, cu numărul lor din inventar; când sunt depuse ulterior, se completează coloana 6 și se corectează coloana 7.
Pasul 4 - Ieșirile din depozit. Dosarele ies din evidența arhivei „cu aprobarea conducerii creatorilor sau deținătorilor de documente și cu confirmarea Arhivelor Naționale, în urma selecționării, transferului către altă unitate deținătoare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente neprevăzute" (art. 27 din Instrucțiuni), pe baza unui act: procesul-verbal de selecționare (anexa nr. 5), procesul-verbal de predare-preluare (anexa nr. 6) sau actul de constatare a distrugerii. La capitolul „Ieșiri" se trec data ieșirii, unde s-au predat dosarele, denumirea, numărul și data actului și totalul dosarelor ieșite.
Pasul 5 - Consultarea dosarelor. Scoaterea temporară a unui dosar din depozit pentru cercetare nu este o ieșire din evidență: ea „se consemnează într-un registru de depozit, conform anexei nr. 8", iar în locul dosarului se pune în raft o fișă de control (art. 48 din Instrucțiuni). Registrul de depozit este un registru separat.
Păstrarea registrului
Nici legea, nici Instrucțiunile nu fixează un termen de păstrare pentru registrul de evidență al arhivei: termenul este cel din nomenclatorul arhivistic propriu (art. 8 din lege), iar registrul rămâne la compartimentul de arhivă cât timp depozitul există, pentru că el este cheia inventarelor. Pentru documentele electronice, art. 27^1 din lege (introdus prin Legea nr. 201/2024) cere creatorilor un sistem de management arhivistic aprobat de Arhivele Naționale; registrul de evidență al depozitului de hârtie rămâne registrul pe hârtie din anexa nr. 4.
Întrebări frecvente
Este obligatoriu registrul de evidență a intrărilor-ieșirilor unităților arhivistice?
Da, pentru orice creator sau deținător de documente, persoană juridică: art. 9 alin. (2) din Legea nr. 16/1996 cere ca evidența tuturor intrărilor și ieșirilor de unități arhivistice din depozit să se țină pe baza unui registru, potrivit anexei nr. 4, iar nepredarea documentelor la arhiva proprie conform art. 9 este contravenție sancționată cu amendă de la 1.000 lei la 25.000 lei (art. 36 lit. b), art. 37).
Care este diferența față de registrul de intrări-ieșiri?
Registrul de intrări-ieșiri este evidența corespondenței: fiecare document primit, intern sau expediat primește un număr de înregistrare la registratură (art. 7 din lege). Registrul de evidență a intrărilor-ieșirilor unităților arhivistice este evidența arhivei: dosarele predate de compartimente în depozit, pe bază de inventar, și dosarele ieșite din depozit (art. 9 alin. (2)).
Câte coloane are registrul și care este modelul oficial?
Modelul din anexa nr. 4 la Legea nr. 16/1996 are 7 rubrici; anexa nr. 4 la Instrucțiunile Arhivelor Naționale îl desfășoară în 11 coloane, grupate în „Intrări" (nr. crt., data intrării, compartimentul, datele extreme, dosare după inventar, primite efectiv, rămase la compartiment) și „Ieșiri" (data ieșirii, unde s-au predat, actul de predare, total dosare ieșite). Registrul tipărit urmează modelul cu 11 coloane.
Cine completează registrul într-o firmă mică?
Persoana care răspunde de arhivă - de regulă cea care ține și registratura. Instrucțiunile pun evidența documentelor intrate și ieșite din depozit în sarcina compartimentului de arhivă (art. 5 lit. b)); unde nu există un compartiment, atribuția revine persoanei desemnate de conducere.
Ce se trece la „Ieșiri" și ce nu?
La „Ieșiri" se trec numai scoaterile din evidența arhivei: dosarele selecționate și eliminate, cele transferate altui deținător sau predate Arhivelor Naționale, cele distruse de evenimente neprevăzute - fiecare cu actul pe baza căruia au ieșit (art. 27-28 din Instrucțiuni). Scoaterea temporară pentru consultare se trece în registrul de depozit (art. 48), nu aici.
Cât timp se păstrează registrul?
Legea nu fixează un termen pentru acest registru; termenul se stabilește prin nomenclatorul arhivistic propriu (art. 8 din lege). Practic, registrul rămâne la arhivă cât timp există depozitul, pentru că fără el inventarele nu mai pot fi urmărite.
Registrul pe formularetipizate.ro
Registrul de evidență a intrărilor-ieșirilor unităților arhivistice disponibil pe formularetipizate.ro este un registru legat A4 landscape, cu 100 de file, rubricat după anexa nr. 4 la Instrucțiunile Arhivelor Naționale: cele 11 coloane în două grupe, rândul de numerotare a coloanelor ca în anexa la lege și rubrica de identificare a creatorului și a fondului. Se livrează cu copertă carton duplex sau, la cerere, mucava cașerată, standard sau personalizat cu datele firmei. Alături de el, registrul de intrări-ieșiri și condica de secretariat completează evidența documentelor de la registratură până la arhivă.