Arhivarea formularelor contabile este o obligație legală pentru toate firmele din România, cu termene diferite în funcție de tipul formularului. Din 15 ianuarie 2023, Legea 36/2023 a redus termenul general de arhivare de la 10 ani la 5 ani, simplificând cerințele pentru majoritatea formularelor.
Pe scurt
- Termen general de 5 ani: Legea 36/2023, în vigoare din 15 ianuarie 2023, a redus termenul general de arhivare a registrelor de contabilitate obligatorii și a documentelor justificative de la 10 ani la 5 ani.
- Cum se calculează: cei 5 ani curg de la 1 iulie a anului următor exercițiului financiar — formularele aferente anului 2024 se păstrează până la 1 iulie 2030.
- Excepții și zone nelămurite: situațiile financiare anuale se păstrează 10 ani; pentru documentele întocmite înainte de 2023 legea nu are dispoziții tranzitorii, iar statele de plată vechi este prudent să nu fie eliminate.
- Sancțiuni: nerespectarea reglementărilor privind păstrarea și arhivarea documentelor justificative și contabile se sancționează cu amendă de la 2.000 la 20.000 lei (Legea 82/1991, cuantum majorat prin OUG 115/2023).
Ce spune legea despre arhivarea formularelor contabile?
Baza juridică principală pentru arhivarea formularelor contabile este Legea contabilității nr. 82/1991, care stabilește obligațiile de păstrare a formularelor pentru toate entitățile care desfășoară activitate economică în România. Legea se aplică societăților (SRL, SA), asociațiilor și fundațiilor (ONG) și celorlalte persoane juridice (art. 1 alin. (1)-(2)), precum și persoanelor fizice care desfășoară activități producătoare de venit - PFA, întreprinderi individuale și familiale - ale căror venituri sunt determinate în sistem real (art. 1 alin. (5)).
Modificarea esențială adusă de Legea 36/2023, publicată în Monitorul Oficial nr. 36 din 12 ianuarie 2023 și intrată în vigoare la 15 ianuarie 2023, constă în reducerea termenului general de arhivare de la 10 ani la 5 ani. Această schimbare vizează registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate, fără a afecta categoriile de documente cu termene speciale, reglementate prin legislație distinctă.
Documentele financiar-contabile se pot păstra pe hârtie sau pe suport electronic, inclusiv cele convertite din hârtie în format electronic, fără obligația aplicării Legii nr. 135/2007 (OMFP 2634/2015, anexa 1 pct. 36). Formularele completate de mână - inclusiv cele autocopiative, cu mai multe exemplare - se arhivează, în mod obișnuit, pe hârtie; facturile emise prin sistemul e-Factura se arhivează în format electronic.
Legea cere ca documentele să fie păstrate în condiții corespunzătoare, asigurate împotriva distrugerii, degradării sau sustragerii (Legea nr. 16/1996, art. 12 alin. (1)), în spații special amenajate pentru arhivă (alin. (2)); dosarele se păstrează „în spații amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor" (OMFP 2634/2015, anexa 1 pct. 42). Spațiul de arhivare trebuie să asigure conservarea formularelor pe întreaga perioadă obligatorie.
Termene de arhivare pe tipuri de formulare
Termenele de arhivare diferă semnificativ în funcție de tipul formularului. Tabelul de mai jos centralizează principalele categorii și termenele aplicabile conform legislației în vigoare.
| Tip formular | Termen arhivare | Baza legală |
|---|---|---|
| Documente justificative (facturi, chitanțe, NIR, avize de însoțire, bonuri de consum, dispoziții de plată, registru de casă, foi de parcurs) | 5 ani de la 1 iulie al anului următor exercițiului financiar | Legea 82/1991, art. 25, mod. Legea 36/2023 |
| Fișe de magazie, monetare | Niciun text nu le dă un termen propriu: nu sunt documente justificative (fișa de magazie este un document de evidență); prudent, 5 ani, alături de documentele justificative pe care le reflectă | Legea 82/1991, art. 25; OMFP 2634/2015, anexa 2 (cod 14-3-8) |
| Documentele financiar-contabile care atestă proveniența unor bunuri cu durată de viață mai mare de 5 ani | Pe durata de viață utilă a bunurilor | OMFP 2634/2015, anexa 1 pct. 40 |
| Registre contabile (Registrul-jurnal, Registrul-inventar, Cartea mare) | 5 ani | Legea 82/1991 + Legea 36/2023 |
| Situații financiare anuale (bilanț, cont de profit și pierdere) | 10 ani | Legea 82/1991, art. 35 alin. (3) |
| Act constitutiv, statut, acte modificatoare | Legea contabilității nu stabilește un termen; în practică, pe durata existenței firmei | - |
| State de plată întocmite din 2023 | 5 ani (de la 1 iulie a anului următor) | Legea 82/1991 art. 25, mod. Legea 36/2023 |
| State de plată întocmite înainte de 2023 | Nelămurit - legea nu are dispoziții tranzitorii; prudent, nu se elimină | vezi explicația de sub tabel |
| Condici de prezență / fișe de pontaj | Niciun text nu le dă un termen propriu: termenul din nomenclatorul arhivistic al angajatorului; prudent, cel puțin 5 ani, cât statele de salarii întocmite pe baza lor | Legea 16/1996, art. 8 alin. (1); Legea 82/1991, art. 25 (pentru statele de salarii) |
| Dosare de personal | Termenul din nomenclatorul arhivistic al angajatorului - nicio lege nu fixează 75 de ani | Legea 16/1996, art. 8; HG 295/2025, art. 8 alin. (8) |
| Fișa individuală de instruire SSM | De la angajare până la încetarea raporturilor de muncă | HG 1425/2006, Normele metodologice, art. 81 alin. (5) |
| Fișa individuală de instructaj PSI | Niciun text nu fixează un termen; răspund de păstrarea ei conducătorii locurilor de muncă | OMAI 712/2005, Dispoziții generale, art. 50 |
Din 15 ianuarie 2023, art. 25 din Legea contabilității prevede un singur termen: 5 ani de la 1 iulie a anului următor exercițiului financiar, „inclusiv pentru statele de salarii" (anterior, acestea se păstrau 50 de ani). Legea nu are dispoziții tranzitorii pentru documentele întocmite înainte, iar interpretările diferă: o parte a practicii consideră că acestea rămân sub termenele vechi (10 ani; 50 de ani pentru statele de salarii). Până la o clarificare, este prudent să nu eliminați statele de plată anterioare anului 2023 - mai ales pe cele dinainte de 1 aprilie 2001, pe baza cărora se eliberează adeverințele pentru pensie (Legea nr. 360/2023, art. 139 alin. (2)) - și să verificați termenul din nomenclatorul arhivistic propriu. Pentru dosarele de personal, nicio lege nu fixează un termen de 75 de ani: HG 295/2025 (art. 8 alin. (8)) trimite la art. 25 din Legea contabilității, iar termenul concret este cel din nomenclatorul arhivistic al angajatorului (Legea nr. 16/1996, art. 8).
Cum se calculează termenul de arhivare?
Termenul de arhivare de 5 ani nu începe de la data emiterii formularului, ci de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar în care formularul a fost întocmit. Această regulă de calcul este esențială pentru a evita distrugerea prematură a formularelor.
Exemplu practic: Formularele aferente exercițiului financiar 2024 (ianuarie - decembrie 2024) intră în calculul termenului de la 1 iulie 2025. Termenul de 5 ani se împlinește la 1 iulie 2030. Înainte de această dată, formularele nu pot fi distruse legal.
Pentru a simplifica evidența, mulți contabili recomandă rotunjirea termenului la nivelul anului calendaristic complet. Astfel, formularele din 2024 se păstrează până la finele anului 2030, eliminând riscul de a calcula incorect data exactă și oferind o marjă de siguranță față de termenul legal minim.
Ce s-a schimbat cu Legea 36/2023?
Legea 36/2023 reprezintă cea mai importantă modificare adusă legislației contabile românești în ultimii ani în ceea ce privește arhivarea. Înainte de intrarea ei în vigoare, art. 25 din Legea contabilității prevedea un termen general de 10 ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar, 50 de ani pentru statele de salarii și, prin excepție, 5 ani pentru registrele și documentele stabilite prin ordin al ministrului finanțelor.
De la 15 ianuarie 2023, termenul general este de 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite documentele. Modificarea vizează registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate - facturi, chitanțe, NIR-uri, avize, foi de parcurs, registrul de casă, dispoziții de plată, bonuri de consum -, inclusiv statele de salarii. Fișele de magazie și monetarele, care nu sunt documente justificative, nu au un termen propriu; prudent, se păstrează la fel.
Ce s-a schimbat în plus: pentru statele de plată, textul nu mai prevede 50 de ani, ci același termen de 5 ani - „inclusiv pentru statele de salarii". Cu puțin înainte, Legea nr. 195/2022 prevăzuse, începând cu 1 ianuarie 2023, termenul de 5 ani doar pentru statele de salarii acoperite de declarațiile fiscale ale angajatorului; după două săptămâni, Legea 36/2023 a înlocuit acea regulă cu termenul unic. Ce nu s-a schimbat: situațiile financiare anuale rămân la 10 ani (Legea 82/1991, art. 35 alin. (3)).
Ce rămâne nelămurit: legea nu spune ce termen se aplică documentelor întocmite înainte de 15 ianuarie 2023, care aveau atunci termenul general de 10 ani. Pentru documentele exercițiilor 2016-2020, cele două lecturi dau rezultate diferite; cele mai vechi au depășit oricum 10 ani. Varianta prudentă este păstrarea lor până la împlinirea termenului vechi.
Reguli practice de arhivare
Organizarea corectă a arhivei contabile previne problemele în cazul unui control ANAF și asigură accesul rapid la formulare. Prima regulă practică este clasificarea formularelor cronologic și pe categorii distincte: facturi emise, facturi primite, formulare de casă, formulare de personal.
Dosarele se păstrează în spații amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii și dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor (OMFP 2634/2015, anexa 1 pct. 42; Legea nr. 16/1996, art. 12); în practică, ferite și de umiditate și de lumina solară directă. Documentele se grupează în dosare numerotate și șnuruite (pct. 42); etichetarea clară a dosarelor și cutiilor - anul, tipul de formular, perioada acoperită - reduce semnificativ timpul de regăsire.
Un aspect specific formularelor autocopiative (cu copii la indigo sau fără carbon) este sensibilitatea la căldură și lumină directă. Copiile autocopiative se pot decolora dacă sunt depozitate în condiții necorespunzătoare, devenind ilizibile înainte de expirarea termenului legal. Din experiența noastră de peste 10 ani în tipărirea formularelor autocopiative, hârtia carbonless de calitate superioară rezistă semnificativ mai bine în timp decât variantele ieftine - diferența devine vizibilă după 2-3 ani de arhivare. Arhivarea în dosare închise, ferite de lumină, este esențială pentru aceste tipuri de formulare.
Eliminarea din arhivă a documentelor al căror termen de păstrare a expirat nu se face oricum: o efectuează o comisie constituită potrivit procedurilor proprii ale entității, se întocmește un proces-verbal, iar documentele eliminate se scad din Registrul de evidență al arhivei (OMFP 2634/2015, anexa 1 pct. 43). Potrivit Legii Arhivelor Naționale, procesul-verbal al comisiei de selecționare, însoțit de inventarul documentelor propuse spre eliminare, se înaintează spre aprobare comisiei din cadrul serviciului județean al Arhivelor Naționale, iar documentele se scot din evidență și se pot elimina numai în baza procesului-verbal aprobat (Legea nr. 16/1996, art. 11 alin. (2)-(3) și art. 9 alin. (3)). Registrul de evidență al arhivei este registrul de evidență a intrărilor-ieșirilor unităților arhivistice din anexa nr. 4 la Legea nr. 16/1996.
Arhivarea formularelor electronice vs. pe hârtie
Regula de bază: documentele financiar-contabile se pot păstra pe hârtie sau pe suport electronic, indiferent de forma în care au fost întocmite (OMFP 2634/2015, anexa 1 pct. 36). Confuzia apare frecvent în legătură cu scanarea formularelor și cu soarta originalului pe hârtie.
Pentru facturi, textul este expres: „Facturile pot fi stocate pe suport hârtie sau în format electronic, indiferent de forma originală în care au fost trimise ori puse la dispoziție" (Codul fiscal, art. 319 alin. (35)), iar factura stocată în forma aleasă „se consideră exemplar original" (Normele metodologice, titlul VII, pct. 99 alin. (2)). Pentru celelalte documente - NIR-uri, chitanțe, state de plată semnate - normele permit păstrarea electronică a celor convertite din hârtie, dar nu spun expres că hârtia poate fi distrusă după scanare. De aceea, originalele semnate de mână este prudent să fie păstrate până la expirarea termenului.
Pentru facturile transmise prin sistemul RO e-Factura, exemplarul original este „fișierul de tip XML însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor" (OUG nr. 120/2021, art. 4 alin. (6)); el se arhivează în format electronic. Printarea lor pe hârtie nu este obligatorie, dar multe firme o fac din rațiuni practice de organizare internă.
Păstrarea electronică are condițiile ei: documentele trebuie să poată fi listate în orice moment, la cererea organelor de control (pct. 36), iar facturile stocate electronic trebuie să rămână autentice, integre și lizibile până la sfârșitul perioadei de stocare (Normele metodologice, pct. 99 alin. (2)). Aplicarea Legii nr. 135/2007 nu este obligatorie nici pentru documentele financiar-contabile, nici pentru facturi (pct. 36; Codul fiscal, art. 319 alin. (35)).
Sancțiuni pentru nerespectarea obligațiilor de arhivare
Nerespectarea obligațiilor de arhivare atrage sancțiuni contravenționale prevăzute de Legea 82/1991: nerespectarea reglementărilor privind păstrarea și arhivarea documentelor justificative și contabile, precum și reconstituirea documentelor pierdute, se sancționează cu amendă de la 2.000 la 20.000 lei (art. 41 pct. 2 lit. c) și art. 42 alin. (1) lit. c), cuantum majorat prin OUG 115/2023).
Consecințele unui control ANAF în lipsa formularelor pot fi mai grave decât amenda în sine. Când evidențele contabile sau documentele nu există ori nu sunt puse la dispoziție, organul fiscal stabilește baza de impozitare prin estimare (Codul de procedură fiscală, art. 106 alin. (2) lit. b)), ceea ce poate duce la obligații fiscale suplimentare, cu dobânzi și penalități de întârziere (art. 173) și, pentru obligațiile nedeclarate, penalitate de nedeclarare (art. 181). Contribuabilul are sarcina de a dovedi actele și faptele care au stat la baza declarațiilor sale (art. 73 alin. (1)), iar lipsa formularelor îl plasează într-o poziție extrem de vulnerabilă.
Pentru formularele de personal - state de plată, contracte de muncă, condici de prezență - consecințele depășesc sfera fiscală. Imposibilitatea dovedirii istoricului de angajare afectează direct dreptul salariaților la pensie și calculul stagiului de cotizare. Deși art. 25 prevede acum 5 ani și pentru statele de salarii, legea nu are dispoziții tranzitorii pentru cele întocmite înainte de 2023, iar distrugerea statelor vechi - în special a celor dinainte de 1 aprilie 2001, pe baza cărora se eliberează adeverințele pentru pensie - poate prejudicia foștii angajați; prudența rămâne recomandată.
Refuzul nejustificat de a prezenta organelor competente documentele legale și bunurile din patrimoniu, în scopul împiedicării verificărilor financiare, fiscale sau vamale, în termen de cel mult 15 zile de la somație, este infracțiune și se pedepsește cu închisoare de la un an la 6 ani (Legea nr. 241/2005, art. 4). Investiția în organizarea corectă a arhivei este incomparabil mai mică decât costul unui control fiscal soldat cu estimări și penalități.
Întrebări frecvente (FAQ)
Cât timp trebuie arhivate facturile?
Facturile - atât cele emise, cât și cele primite - sunt documente justificative și se arhivează 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite. Regula este în vigoare din 15 ianuarie 2023 (Legea 36/2023). Facturile aferente exercițiului financiar 2024 trebuie păstrate până la 1 iulie 2030.
Pot distruge formularele mai vechi de 5 ani?
Pentru documentele întocmite din 2023 încoace, da: după 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor, pot fi eliminate din arhivă - de către o comisie, cu proces-verbal și scădere din Registrul de evidență al arhivei (OMFP 2634/2015, anexa 1 pct. 43), după aprobarea procesului-verbal de către comisia serviciului județean al Arhivelor Naționale (Legea nr. 16/1996, art. 11 alin. (2)-(3)). Excepție: documentele care atestă proveniența unor bunuri cu durată de viață mai mare de 5 ani se păstrează pe durata de viață utilă a acestora (pct. 40). Pentru documentele mai vechi, legea nu are dispoziții tranzitorii și interpretările diferă; varianta prudentă este să respectați termenul vechi de 10 ani și să nu eliminați statele de plată anterioare anului 2023. Situațiile financiare anuale se păstrează 10 ani.
Se mai arhivează 10 ani de la Legea 36/2023?
Da, pentru situațiile financiare anuale: bilanțul, contul de profit și pierdere și notele explicative se păstrează 10 ani (Legea 82/1991, art. 35 alin. (3)). Pentru actele constitutive, Legea contabilității nu stabilește un termen - în practică se păstrează pe toată durata existenței firmei. Registrele de contabilitate și documentele justificative au termenul de 5 ani; documentele care atestă proveniența unor bunuri cu durată de viață mai mare de 5 ani se păstrează pe durata de viață utilă a acestora (OMFP 2634/2015, anexa 1 pct. 40).
Trebuie să arhivez și formularele electronice?
Da, formularele electronice sunt supuse acelorași obligații de arhivare ca și cele pe hârtie, cu termenele corespunzătoare tipului de formular. Facturile primite prin e-Factura se arhivează electronic timp de 5 ani. Arhivarea electronică trebuie să asigure integritatea, autenticitatea și lizibilitatea formularelor pe toată perioada de arhivare.
Ce condiții de depozitare trebuie respectate?
Legea cere spații amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii și dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor (OMFP 2634/2015, anexa 1 pct. 42; Legea nr. 16/1996, art. 12). În practică, asta înseamnă spații curate, uscate, ferite de umiditate, lumină solară directă și variații mari de temperatură, cu dosarele în dulapuri sau rafturi închise, etichetate clar. Formularele autocopiative necesită atenție suplimentară, deoarece copiile fără carbon sunt sensibile la căldură și lumină și se pot decolora ireversibil. Pentru formularele electronice, suporturile redundante și backup-ul regulat sunt practica sigură; documentele păstrate electronic trebuie să poată fi listate oricând, la cererea organelor de control (pct. 36).
Comandă formulare tipizate de calitate
Calitatea formularelor tipizate pe care le folosiți astăzi determină direct lizibilitatea arhivei dumneavoastră peste 5 ani. Formularele autocopiative (fără carbon) de calitate inferioară se decolorează înainte de expirarea termenului legal de arhivare, creând probleme în cazul unui control fiscal sau al unei verificări interne.
Pe formularetipizate.ro găsiți formulare tipizate pentru activitatea firmei dumneavoastră: facturi, chitanțe, NIR-uri, avize de însoțire a mărfii, registre de casă, monetare, foi de parcurs, fișe de magazie, dispoziții de plată, bonuri de consum, condici de prezență, fișe de pontaj și multe altele. Toate produsele sunt disponibile atât în format standard, cât și personalizat cu datele firmei dumneavoastră.
Livrăm în toată țara, rapid și sigur. Tipizatele de calitate rămân lizibile pe toată perioada de arhivare - inclusiv atunci când vi le cere un control.