Declarația de inventar este declarația scrisă pe care comisia de inventariere o ia de la gestionarul răspunzător de gestiunea bunurilor înainte de începerea inventarierii. Normele privind organizarea și efectuarea inventarierii, aprobate prin OMFP 2861/2009, îi fixează conținutul la pct. 8 lit. a): șapte mențiuni despre starea gestiunii și ultimul document de intrare/ieșire, datate și semnate de gestionar în fața comisiei. Nu are cod de formular și nu are model oficial.
Pe scurt
- Ce este: declarația de inventar - prima măsură organizatorică a comisiei de inventariere: „înainte de începerea operațiunii de inventariere să ia de la gestionarul răspunzător de gestiunea bunurilor o declarație scrisă".
- Ce conține: dacă gestionarul gestionează bunuri și în alte locuri de depozitare; dacă are în gestiune bunuri ale terților; dacă are plusuri sau lipsuri cunoscute; bunuri nerecepționate sau de expediat cu documente întocmite; bunuri primite sau eliberate fără documente legale; numerar sau hârtii de valoare din vânzări; documente de primire-eliberare neoperate sau nepredate la contabilitate; plus felul, numărul și data ultimului document de intrare/ieșire.
- Cine semnează: gestionarul, în fața comisiei de inventariere, și comisia; declarația se datează.
- Când: la fiecare inventariere - anual, la începutul activității, la predarea-primirea gestiunii, la fuziune sau încetare, la cererea organelor de control, la indicii de plusuri sau lipsuri (pct. 2 din norme).
- Bază legală: OMFP 2861/2009, Normele privind organizarea și efectuarea inventarierii, pct. 8 lit. a); pct. 6 (comisia); pct. 33 (mențiunea de pe ultima filă a listei). Fără cod în nomenclatorul OMFP 2634/2015.
- Format: bloc A4 cu 100 de file, desen propriu după pct. 8 lit. a); nu are regim special, nu are serie.
Ce este declarația de inventar și când se dă?
Inventarierea începe cu comisia în fața gestionarului. Pct. 8 din Normele privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii (anexa la OMFP 2861/2009) enumeră „principalele măsuri organizatorice care trebuie luate de către comisia de inventariere", iar prima este, la lit. a), „înainte de începerea operațiunii de inventariere să ia de la gestionarul răspunzător de gestiunea bunurilor o declarație scrisă din care să rezulte dacă: gestionează bunuri și în alte locuri de depozitare; în afara bunurilor entității respective are în gestiune și alte bunuri aparținând terților, primite cu sau fără documente; are plusuri sau lipsuri în gestiune, despre a căror cantitate ori valoare are cunoștință; are bunuri nerecepționate sau care trebuie expediate (livrate), pentru care s-au întocmit documentele aferente; a primit sau a eliberat bunuri fără documente legale; deține numerar sau alte hârtii de valoare rezultate din vânzarea bunurilor aflate în gestiunea sa; are documente de primire-eliberare care nu au fost operate în evidența gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate".
Rostul ei este simplu: comisia află, înainte de a număra, tot ce ar putea explica o diferență între stocul faptic și cel scriptic - o marfă ținută în alt depozit, bunuri ale unui terț lăsate în custodie, un aviz sosit și neoperat, un bon de consum neîntocmit. Declarația fixează, sub semnătura gestionarului, situația gestiunii la momentul zero al inventarierii; ce apare după aceea în listele de inventariere se judecă față de ce a declarat.
Se dă la fiecare inventariere. Pct. 2 din norme cere inventarierea „la începutul activității, cel puțin o dată în cursul exercițiului financiar pe parcursul funcționării lor, în cazul fuziunii sau încetării activității", precum și la cererea organelor de control, ori de câte ori sunt indicii de lipsuri sau plusuri, ori de câte ori intervine o predare-primire de gestiune, la reorganizarea gestiunilor, după calamități. La predarea-primirea gestiunii, declarația gestionarului predător este documentul cu care noul gestionar preia gestiunea în cunoștință de cauză.
Ce conține declarația: cele șapte mențiuni
| Nr. | Ce declară gestionarul | De ce contează la inventariere |
|---|---|---|
| 1 | dacă gestionează bunuri și în alte locuri de depozitare | comisia inventariază toate locurile, nu doar magazia principală (pct. 8 lit. b): „să identifice toate locurile (încăperile) în care există bunuri") |
| 2 | dacă, în afara bunurilor entității, are în gestiune și alte bunuri aparținând terților, primite cu sau fără documente | bunurile terților se inventariază pe liste separate și nu intră în patrimoniul entității |
| 3 | dacă are plusuri sau lipsuri în gestiune, despre a căror cantitate ori valoare are cunoștință | o lipsă declarată înainte este tratată altfel decât una descoperită de comisie |
| 4 | dacă are bunuri nerecepționate sau care trebuie expediate (livrate), pentru care s-au întocmit documentele aferente | marfa sosită fără NIR sau pregătită de livrare cu aviz întocmit ar denatura stocul faptic |
| 5 | dacă a primit sau a eliberat bunuri fără documente legale | intrările și ieșirile fără documente sunt diferențe în așteptare |
| 6 | dacă deține numerar sau alte hârtii de valoare rezultate din vânzarea bunurilor aflate în gestiunea sa | la gestiunile de vânzare cu amănuntul comisia verifică și numerarul (pct. 8 lit. e)) |
| 7 | dacă are documente de primire-eliberare care nu au fost operate în evidența gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate | soldul scriptic din fișa de magazie trebuie adus la zi înainte de comparație |
La final, norma mai cere un reper: „gestionarul va menționa în declarația scrisă felul, numărul și data ultimului document de intrare/ieșire a bunurilor în/din gestiune" - de la acel document încolo, orice mișcare este ulterioară inventarierii.
Formularul nostru pune cele șapte mențiuni pe rânduri cu DA / NU și loc pentru precizări, apoi ultimul document de intrare și de ieșire, alte mențiuni, data și semnăturile. Este desen propriu după pct. 8 lit. a): normele prescriu conținutul declarației, nu un model, iar nomenclatorul OMFP 2634/2015 nu are un cod pentru ea. Codul „14-8-1" care mai circulă pe unele site-uri vine din vechiul nomenclator, abrogat la 1 ianuarie 2016, și nu se tipărește.
Cine o ia, cine o semnează
Comisia de inventariere este numită „prin decizie scrisă" de administrator, ordonatorul de credite sau persoana care are obligația gestionării entității; decizia cuprinde „componența comisiei (numele președintelui și membrilor comisiei), modul de efectuare a inventarierii, metoda de inventariere utilizată, gestiunea supusă inventarierii, data de începere și de terminare a operațiunilor" (pct. 6 alin. (1)). Gestionarul nu poate fi în comisie: „din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii, contabilii care țin evidența gestiunii respective și nici auditorii interni sau statutari" (pct. 6 alin. (5)). La entitățile cu număr redus de salariați, inventarierea poate fi efectuată de o singură persoană, răspunderea revenind administratorului (pct. 6 alin. (2)).
Semnăturile sunt fixate de normă: „Declarația se datează și se semnează de către gestionarul răspunzător de gestiunea bunurilor și de către comisia de inventariere. Semnarea declarației de către gestionar se face în fața comisiei de inventariere". De aceea formularul are rubrica gestionarului cu mențiunea „în fața comisiei de inventariere" și rubricile președintelui și membrilor. La gestiunile colective semnează toți gestionarii, cum cer normele și pentru listele de inventariere (pct. 33).
Cum se completează pas cu pas
Pasul 1 - Comisia se prezintă la gestiune cu decizia de numire și, înainte de orice numărare, cere gestionarului declarația. Antetul: entitatea, gestiunea, numele și funcția gestionarului, numărul și data deciziei de numire a comisiei.
Pasul 2 - Gestionarul răspunde la cele șapte mențiuni, bifând DA sau NU și precizând, la DA, locurile, bunurile, sumele sau documentele în cauză. Un NU nebifat nu înseamnă nimic: fiecare rând primește un răspuns.
Pasul 3 - Gestionarul înscrie felul, numărul și data ultimului document de intrare și ale ultimului document de ieșire a bunurilor din gestiune - de exemplu ultimul NIR și ultimul bon de consum sau aviz de însoțire operate în fișa de magazie.
Pasul 4 - Declarația se datează, gestionarul o semnează în fața comisiei, apoi semnează președintele și membrii comisiei. Comisia trece la celelalte măsuri de la pct. 8: identifică toate locurile cu bunuri, sigilează spațiile când întrerupe lucrul, barează și semnează fișele de magazie la ultima operațiune.
Pasul 5 - Declarația se păstrează la dosarul inventarierii, împreună cu decizia de numire, listele de inventariere și procesul-verbal al comisiei; rezultatele ajung în registrul-inventar. Ca document justificativ al inventarierii, se arhivează 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar (Legea contabilității nr. 82/1991, art. 25).
Declarația de inventar și lista de inventariere: două momente
Declarația se dă înainte de inventariere; lista de inventariere (cod 14-3-12) se completează în timpul ei, bun cu bun. Normele mai cer gestionarului o mențiune la sfârșit, pe ultima filă a listei: „Pe ultima filă a listei de inventariere, gestionarul trebuie să menționeze dacă toate bunurile și valorile bănești din gestiune au fost inventariate și consemnate în listele de inventariere în prezența sa. De asemenea, acesta menționează dacă are obiecții cu privire la modul de efectuare a inventarierii" (pct. 33). Sunt trei înscrisuri diferite, cu trei momente: declarația (înainte), listele (în timpul), mențiunea de pe ultima filă (după). Declarația de inventar nu le înlocuiește pe celelalte două.
Care este baza legală?
- OMFP nr. 2861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii (Monitorul Oficial nr. 704 din 20 octombrie 2009) - art. 1: normele se aplică entităților de la art. 1 din Legea contabilității nr. 82/1991 și persoanelor care conduc contabilitatea în partidă simplă.
- Normele privind organizarea și efectuarea inventarierii (anexa la OMFP 2861/2009) - pct. 2 (când este obligatorie inventarierea), pct. 5 (răspunderea administratorului și procedurile scrise), pct. 6 (comisia de inventariere), pct. 7 (condițiile de lucru), pct. 8 lit. a) (declarația gestionarului) și lit. b)-e) (celelalte măsuri ale comisiei), pct. 33 (mențiunea de pe ultima filă a listei de inventariere), pct. 34 (completarea listelor).
- Nomenclatorul OMFP 2634/2015 (anexa nr. 2) nu cuprinde declarația de inventar: formularul nu are cod și nu are model oficial; lista de inventariere are codul 14-3-12.
- Legea contabilității nr. 82/1991, art. 25 - arhivarea documentelor justificative: 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite.
La 10 octombrie 2026, OMFP 2861/2009 este pe portalul legislativ în forma din 2009, fără note de modificare. Declarația nu se depune nicăieri și nu se transmite electronic; rămâne în dosarul inventarierii.
Întrebări frecvente
Declarația de inventar este obligatorie?
Da, pentru comisie: normele îi cer, ca primă măsură organizatorică, „să ia de la gestionarul răspunzător de gestiunea bunurilor o declarație scrisă" înainte de începerea inventarierii (pct. 8 lit. a)). O inventariere fără declarația gestionarului lasă comisia fără reperul situației de pornire a gestiunii.
Cine semnează declarația și când?
Gestionarul, în fața comisiei de inventariere, și comisia; declarația se datează (pct. 8 lit. a)). Se semnează înainte de prima numărare, nu la sfârșit.
Are cod de formular sau model oficial?
Nu. Normele prescriu conținutul declarației, nu un model, iar nomenclatorul OMFP 2634/2015 nu îi dă un cod. Formularul nostru este desen propriu după pct. 8 lit. a) și spune asta pe filă. Codul „14-8-1" din vechiul nomenclator nu mai desemnează acest document și nu se tipărește.
Este același lucru cu mențiunea gestionarului de pe ultima filă a listei de inventariere?
Nu. Declarația de inventar se dă înainte de inventariere și descrie starea gestiunii; mențiunea de pe ultima filă a listei (pct. 33) se dă după, și spune dacă toate bunurile au fost inventariate în prezența gestionarului și dacă are obiecții. Lista de inventariere (14-3-12) rămâne documentul numărătorii.
Ce se întâmplă dacă gestionarul declară lipsuri?
Comisia consemnează declarația și inventariază; lipsurile declarate se confruntă cu rezultatele din listele de inventariere, iar stabilirea și regularizarea diferențelor urmează normele (compararea stocului faptic cu evidența tehnico-operativă și cu contabilitatea, pct. 35) și procedurile interne ale entității. Declarația făcută înainte rămâne o probă în favoarea bunei-credințe a gestionarului.
Cât timp se păstrează?
5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar în care a fost întocmită (Legea contabilității nr. 82/1991, art. 25), la dosarul inventarierii, împreună cu listele de inventariere.
Comandă formularul
Declarația de inventar disponibilă pe formularetipizate.ro este un bloc A4 cu 100 de file, cu cele șapte mențiuni de la pct. 8 lit. a) pe rânduri DA / NU, ultimul document de intrare și de ieșire, data și semnăturile gestionarului și ale comisiei, standard sau personalizată cu datele firmei. Alături, inventarierea cere lista de inventariere, registrul-inventar și fișa de magazie adusă la zi. Livrare prin curier în toată România, de regulă în 24-48 de ore de la expediere.