Un SRL (Societate cu Răspundere Limitată) trebuie să consemneze fiecare operațiune economică într-un document justificativ și să țină evidența timpului de lucru al angajaților. Formularele tipizate sunt modelele consacrate pentru aceste evidențe; amenzile de la controalele ANAF și ITM privesc lipsa documentului sau a evidenței, nu lipsa unui formular pretipărit.
Pe scurt
- Tipizate esențiale din prima zi: facturier, chitanțier, registru de casă, NIR și Registrul Unic de Control (obligatoriu în 30 de zile de la înmatriculare).
- Ce cere legea, de fapt: consemnarea fiecărei operațiuni într-un document justificativ (Legea 82/1991, art. 6) și evidența zilnică a orelor de muncă (Codul muncii, art. 119) - nu un formular anume. Modelele din OMFP 2634/2015 pot fi adaptate, pretipărite sau editate din program.
- e-Factura nu elimină hârtia: în B2B, XML-ul transmis prin RO e-Factura este originalul fiscal din 1 iulie 2024, dar factura B2C rămâne clasică, iar registrul de casă, NIR-ul, chitanța și evidența prezenței se pot ține pe hârtie sau electronic - tipizatele rămân soluția simplă pentru documentele completate de mână.
- De unde se comandă: formularele din acest ghid sunt disponibile în categoria tipizate contabile, în variantă standard sau personalizată cu datele firmei.
De ce are nevoie un SRL de formulare tipizate?
Orice SRL este obligat prin lege să consemneze operațiunile economice în documente justificative, indiferent de obiectul de activitate sau de cifra de afaceri. Cadrul juridic principal este asigurat de Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, care stabilește că orice operațiune economico-financiară se consemnează, în momentul efectuării ei, într-un document (art. 6 alin. (1)). Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 2634/2015 cuprinde nomenclatorul documentelor financiar-contabile, modelele lor și normele de utilizare. Modelele pot fi adaptate de fiecare entitate (art. 4 alin. (2)), pot fi pretipărite sau editate din program (anexa 1 pct. 22), iar circuitul și numărul de exemplare se stabilesc prin proceduri proprii (art. 4 alin. (3)). Formularele tipizate sunt aceste modele, gata tipărite.
Formularele tipizate servesc mai multor scopuri esențiale pentru funcționarea legală a unui SRL: evidența contabilă corectă, conformitatea fiscală față de ANAF, gestionarea relației cu angajații conform cerințelor ITM, urmărirea stocurilor și justificarea tuturor mișcărilor de bunuri și numerar. Fiecare operațiune - de la încasarea unui avans în numerar până la recepția unei livrări de marfă - trebuie să aibă la bază un document justificativ.
Un aspect important de reținut: de la 1 iulie 2024, în tranzacțiile B2B dintre firme românești, XML-ul transmis prin RO e-Factura este originalul fiscal al facturii, iar de la 1 ianuarie 2026 termenul de transmitere este de 5 zile lucrătoare (OUG 89/2025). Către consumatori (B2C), factura clasică — pe hârtie sau PDF — rămâne însă obligatorie. Celelalte documente - registrul de casă, NIR-ul, chitanța, evidența prezenței - nu sunt atinse de e-Factura: se pot ține pe hârtie sau în format electronic (OMFP 2634/2015, anexa 1 pct. 12), iar formularele tipizate rămân varianta simplă acolo unde documentul se completează de mână, la casierie, în depozit sau pe teren.
Tipizate de bază pentru un SRL
Indiferent de domeniul de activitate, un SRL lucrează, de regulă, cu un set de formulare tipizate de bază. Acestea acoperă operațiunile financiare, de personal și de gestiune care apar în activitatea oricărei societăți comerciale.
Formulare financiar-contabile
Facturier (cu sau fără TVA) - carnetul de facturi pe hârtie. Obligațiile de facturare sunt stabilite de Codul fiscal (art. 319); între firme, originalul fiscal este XML-ul transmis prin RO e-Factura, iar facturierul tipărit rămâne documentul-sursă și exemplarul predat clientului, util mai ales la vânzările către persoane fizice. Format: A4, 2 sau 3 exemplare autocopiative.
Chitanțier - confirmă încasarea în numerar a unei sume de la un client sau partener; chitanța se întocmește pentru fiecare sumă încasată la casierie, de către casier (OMFP 2634/2015, anexa 2), iar la vânzările prin casa de marcat veniturile se înregistrează pe baza raportului fiscal de închidere zilnică. Format: A5 sau A6, 2 sau 3 exemplare autocopiative.
Registru de casă - documentul în care se înregistrează încasările și plățile în numerar făcute prin casieria firmei și se stabilește, la sfârșitul fiecărei zile, soldul de casă; se întocmește zilnic, pe baza documentelor justificative de încasări și plăți (OMFP 2634/2015, anexa 2), și poate fi ținut și din program. Format: A4, registru cu file detașabile.
Monetar - formularul prin care gestionarul sau casierul verifică și consemnează zilnic structura pe cupiuri a numerarului aflat în casă, la deschiderea și închiderea zilei de lucru. Format: A5 sau A6, 1 sau 2 exemplare autocopiative. Niciun text în vigoare nu îl impune zilnic - este practică de casierie, cerută de procedurile interne; normele de inventariere îl numesc o singură dată, la inventarierea numerarului din ultima zi lucrătoare a exercițiului financiar (OMFP 2861/2009, pct. 29 alin. (3)).
Dispoziție de plată/încasare - dispoziția conducerii către casierie pentru o plată sau o încasare în numerar; se întocmește când nu există alt document prin care se dispune plata sau încasarea (stat de salarii, aviz de plată) și la acordarea avansurilor pentru deplasări ori cumpărături, fiind atunci documentul justificativ de înregistrare în registrul de casă (OMFP 2634/2015, anexa 2). Format: A5 sau A6, 1 sau 2 exemplare autocopiative.
NIR (Nota de recepție și constatare diferențe) - formularul prin care se confirmă intrarea fizică a bunurilor în gestiunea firmei și se verifică concordanța cu factura sau avizul furnizorului; codul de formular este 14-3-1A conform OMFP 2634/2015. Este document de recepție obligatoriu numai în șase cazuri: bunuri din aceeași factură sau din același aviz care merg în gestiuni diferite; bunuri primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare; bunuri procurate de la persoane fizice; bunuri sosite fără documente de livrare; bunuri cu diferențe la recepție; mărfuri intrate în gestiuni ținute la preț de vânzare. În rest, recepția se face pe factură sau pe aviz (anexa 2). Format: A4, 2 exemplare autocopiative.
Formulare de personal
Codul muncii cere angajatorului evidența timpului de lucru, nu un formular anume: „evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidențierea orelor de începere și de sfârșit ale programului de lucru", ținută la locul de muncă și prezentată inspectorilor de muncă ori de câte ori o cer (art. 119 alin. (1)). Lipsa ei se sancționează cu amendă de la 1.500 la 3.000 lei (art. 260 alin. (1) lit. m)). Formularele de mai jos sunt felul obișnuit de a ține această evidență pe hârtie.
Condică de prezență - registrul în care se consemnează zilnic ora de sosire și ora de plecare a fiecărui angajat, adică datele cerute de art. 119. Format: registru A4. Evidența este obligatorie din prima zi a primului angajat; condica este o formă de a o ține.
Fișă de pontaj - consemnează lunar numărul de ore lucrate, orele suplimentare, zilele de concediu și absențele fiecărui angajat; stă la baza calculului salarial. Statul de salarii se întocmește lunar „pe baza documentelor de evidență a timpului lucrat efectiv" (OMFP 2634/2015, anexa 2), fără ca norma să numească un formular - pontajul este instrumentul uzual. Format: A4, completată lunar pentru fiecare salariat.
Ordin de deplasare - formularul intern care autorizează și justifică deplasarea în interes de serviciu a unui angajat; pe baza ordinului de deplasare se decontează diurna, cazarea și transportul. Format: A5, 100 file pe bloc, hârtie normală. Se întocmește pentru fiecare deplasare și este documentul pe baza căruia se decontează cheltuielile și se înregistrează în contabilitate (OMFP 2634/2015, anexa 2, cod 14-5-4).
Formulare de gestiune
Aceste formulare sunt folosite de SRL-urile care gestionează stocuri de marfă, materii prime sau materiale consumabile.
Fișă de magazie - urmărește intrările și ieșirile unui singur articol din gestiune, menținând în permanență soldul scriptic al stocului; câte un formular separat pentru fiecare tip de produs sau material. Format: A4 sau A5. Contabilitatea stocurilor se ține cantitativ și valoric sau numai valoric (OMFP 1802/2014, pct. 289); fișa de magazie este modelul din OMFP 2634/2015 pentru evidența cantitativă la locul de depozitare și poate fi înlocuită de evidența din program.
Bon de consum - formularul prin care se autorizează și se consemnează eliberarea de materiale sau produse din depozit pentru utilizare internă; stă la baza înregistrării cheltuielilor cu materialele consumabile. Format: A5 sau A6, 2-3 exemplare autocopiative. Se întocmește pe măsura eliberării materialelor din magazie pentru consum (OMFP 2634/2015, anexa 2); vânzările și transferurile au alte documente.
Tipizate specifice pe domeniu de activitate
Pe lângă formularele de bază, fiecare domeniu de activitate folosește tipizate suplimentare, potrivit operațiunilor specifice.
SRL de comerț (vânzare produse)
Un SRL cu activitate de comerț - en-gros sau en-detail - gestionează volume mari de mișcări de marfă, ceea ce presupune formulare suplimentare față de setul de bază.
Aviz de însoțire a mărfii - formularul care însoțește fizic transportul de bunuri de la furnizor la client sau între depozitele aceleiași firme, atunci când factura nu poate fi emisă în momentul livrării. Legea cere ca bunurile să fie însoțite de documente de proveniență pe timpul transportului, al depozitării și al comercializării - factura, avizul de însoțire a mărfii, documentele vamale sau alt document justificativ, pe hârtie ori electronic -, sub sancțiunea unei amenzi de la 5.000 la 30.000 lei pentru persoanele juridice (Legea nr. 296/2023, art. LVI alin. (5), (6) și (11)); fără factură, avizul este documentul obișnuit. Format: A5 sau A4, 3 exemplare autocopiative.
Bon de transfer - formularul intern prin care se consemnează mutarea de bunuri sau produse între două gestiuni ale aceleiași firme (de exemplu, de la depozit central la punct de lucru); asigură coerența evidenței stocurilor la nivelul întregii societăți. Format: A5, 2-3 exemplare autocopiative.
SRL de transport
Firmele de transport rutier de mărfuri sau persoane au obligații formularare suplimentare, reglementate atât de legislația contabilă, cât și de normele specifice sectorului.
Foaie de parcurs - formularul de bord completat zilnic pentru fiecare vehicul, care consemnează kilometrii parcurși, traseul, cantitatea de combustibil consumat și timpii de conducere; stă la baza decontării carburantului și a amortizării vehiculelor. Format: A4 sau A5, completată zilnic per vehicul.
Fișă activități zilnice auto - completează foaia de parcurs cu detalii privind activitățile șoferului pe parcursul zilei de lucru, inclusiv timpii de așteptare, încărcare-descărcare și pauze; nicio lege nu o impune, dar este utilă la justificarea deducerii integrale a cheltuielilor auto.
SRL de producție/manufacturing
Firmele producătoare gestionează fluxuri complexe de materii prime, produse în curs de fabricație și produse finite, care necesită o evidență mai detaliată.
Bon de consum colectiv - varianta bonului de consum utilizată atunci când mai multe materii prime sau materiale sunt eliberate simultan pentru un singur lot de producție; simplifică evidența față de emiterea de bonuri individuale pentru fiecare material. Format: A4, 2-3 exemplare.
Bon de predare-transfer - formularul prin care produsele finite sau semifabricatele sunt predate din secția de producție în depozitul de produse finite; marchează transferul scriptic între gestiuni interne și permite calculul costului de producție. Format: A5 sau A4, 2 exemplare autocopiative.
Fișe de magazie multiple - firmele de producție mențin fișe de magazie separate pentru materiile prime, materialele auxiliare, ambalajele și produsele finite, fiecare categorie constituind o gestiune distinctă cu evidență proprie.
SRL de construcții
Activitatea de construcții implică șantiere multiple, consum mare de materiale și subcontractori, ceea ce generează cerințe formularare specifice.
Bon de consum - la construcții, bonul de consum este formularul esențial pentru justificarea cheltuielilor cu materialele de construcție utilizate pe fiecare șantier; o cheltuială fără document justificativ riscă să nu fie recunoscută la inspecția fiscală, unde sarcina dovezii revine contribuabilului (Codul de procedură fiscală, art. 73 alin. (1)).
Aviz de însoțire - însoțește materialele de construcție de la depozit sau furnizor la șantier atunci când factura urmează să fie emisă ulterior livrării; pe drum, bunurile trebuie să aibă un document de proveniență (Legea nr. 296/2023, art. LVI).
Proces verbal de recepție - formularul prin care beneficiarul confirmă finalizarea și recepția lucrărilor executate; stă la baza emiterii facturii finale și a înregistrării veniturilor în contabilitate.
SRL HoReCa (restaurant, hotel, bar)
Unitățile HoReCa se caracterizează prin volume mari de numerar, recepții zilnice de alimente și băuturi și un ritm alert al operațiunilor, ceea ce impune o disciplină formularară strictă.
NIR zilnic - în HoReCa, recepția de produse alimentare și băuturi se face de regulă zilnic, uneori de mai multe ori pe zi, ceea ce înseamnă că NIR-ul devine un formular de volum ridicat; organizarea unui sistem clar de numerotare și arhivare este esențială.
Bon de consum pentru bucătărie și bar - fiecare ieșire de produse din depozit (alimente, ingrediente, băuturi) către bucătărie sau bar trebuie consemnată printr-un bon de consum, care justifică consumul față de stocul inițial.
Monetar zilnic - dată fiind intensitatea operațiunilor cu numerar din restaurante și baruri, monetarul zilnic este formularul prin care se verifică soldul casei la sfârșitul fiecărei ture sau al zilei de lucru.
Registru de casă - în HoReCa, registrul de casă se completează zilnic și reflectă totalul încasărilor și plăților în numerar; este corelat cu raportul Z al casei de marcat fiscale.
Ce formulare nu se pot comanda de la o tipografie?
Niciun formular financiar-contabil uzual al unui SRL nu mai este astăzi formular cu regim special. Regimul special de tipărire, înseriere și numerotare, introdus prin HG 831/1997 pentru facturi, chitanțe și avize de însoțire, a încetat de la 1 ianuarie 2007 (OMFP 2226/2006), iar hotărârea a fost abrogată în 2009 (HG 105/2009). Formularele pot fi pretipărite de orice tipografie sau editate din programul de contabilitate (OMFP 2634/2015, anexa 1 pct. 22).
Numerotarea rămâne o obligație a firmei. Fiecare entitate își asigură un regim intern de numerotare a documentelor financiar-contabile: o persoană desemnată prin decizie internă scrisă alocă numerele, fiecare document primește un număr de ordine sau o serie, secvențial(ă), iar o procedură proprie arată, pentru fiecare exercițiu financiar, numărul sau seria de la care se emite primul document (OMFP 2634/2015, anexa 1 pct. 24). Chitanțierele tipizate vin numerotate din tipar, iar la varianta personalizată seria și numerele sunt cele alese de firmă.
Câteva documente rămân însă în afara oricărei tipografii private — le tipărește sau le eliberează statul. Printre ele:
- Registrul Unic de Control (RUC) - obligatoriu pentru persoanele juridice înregistrate la Registrul Comerțului; se achiziționează în termen de 30 de zile de la data înregistrării, contra cost, de la unitatea teritorială ANAF din raza sediului social, pe baza certificatului de înregistrare, și se tipărește de C.N. „Imprimeria Națională" S.A. (Legea nr. 252/2003, art. 1 alin. (1), art. 6 alin. (1) și (3), art. 10). Se prezintă organelor de control la fiecare inspecție și se completează de inspector cu datele controlului efectuat - detalii în ghidul Ce este registrul unic de control?.
- Certificatul de concediu medical - imprimat cu regim special; tipărirea, înserierea și distribuirea lui sunt asigurate de Casa Națională de Asigurări de Sănătate (Ordinul MS/CNAS nr. 1192/745/2020, art. 1 și 2).
- Biletul de trimitere și biletul de internare din sistemul asigurărilor de sănătate - imprimate cu regim special, tipărite, înseriate și numerotate prin grija CNAS (Ordinul MS/CNAS nr. 867/541/2011, art. 1 și 2); prescripțiile securizate pentru stupefiante și psihotrope se tipăresc prin Imprimeria Națională și se procură de medici de la direcțiile de sănătate publică (Normele aprobate prin HG nr. 1915/2006, art. 35).
- Carnetul de comercializare a produselor din sectorul agricol - are regim special și se tipărește de Imprimeria Națională (Legea nr. 145/2014, art. 8 alin. (1)).
- Documentul de control pentru transportul rutier ocazional de persoane - se eliberează, la cerere, de Autoritatea Rutieră Română (Normele aprobate prin OMTI nr. 980/2011, art. 75 și art. 78 alin. (1)).
- Timbrele și banderolele pentru produsele accizabile - hârtii de valoare cu regim special, tipărite de Imprimeria Națională (Codul fiscal, art. 336 pct. 15).
Restul formularelor din acest ghid se pot comanda de la orice tipografie: un document dobândește calitatea de document justificativ dacă furnizează toate informațiile prevăzute de normele în vigoare (OMFP 2634/2015, anexa 1 pct. 4), indiferent cine l-a tipărit.
Câte tipizate trebuie să comand?
Necesarul de tipizate variază în funcție de dimensiunea firmei și de volumul operațiunilor, iar o estimare corectă de la început evită atât situațiile de lipsă în momentul controalelor, cât și stocurile inutile.
SRL mic (1-5 angajați, tranzacții reduse): pentru o firmă mică cu activitate moderată, 2-3 carnete per tip de formular pe an sunt, de regulă, suficiente. Excepție fac formularele de volum ridicat, cum ar fi NIR-ul sau bonul de consum, unde ar putea fi necesare 4-5 carnete anual.
SRL mediu (5-20 angajați, tranzacții regulate): firmele cu activitate mai intensă au nevoie de 5-10 carnete per tip de formular pe an. Registrul de casă și condicile de prezență se consumă mai rapid și trebuie reaprovizionate periodic în cursul anului.
La estimarea cantității, luați în calcul trei factori principali: numărul de tranzacții zilnice (financiare și de gestiune), numărul de angajați (care influențează volumul formularelor de personal) și numărul de gestiuni sau puncte de lucru (fiecare gestiune necesită seturi proprii de fișe de magazie și NIR-uri). La Driver Print, am observat că SRL-urile cu activitate zilnică de comerț sau producție comandă în medie 5-10 carnete per tip de formular pe semestru, iar cele care aleg varianta personalizată cu datele firmei economisesc timp considerabil la completare. Comanda în cantități mari aduce avantajul unui preț per carnet mai mic și al disponibilității garantate în momentul controalelor.
Întrebări frecvente
Ce tipizate trebuie să am la înființarea unui SRL?
La înființarea unui SRL, primele formulare de procurat sunt Registrul Unic de Control (obligatoriu în 30 de zile), facturierul, chitanțierul și registrul de casă dacă se anticipează operațiuni cu numerar. Dacă firma angajează imediat, evidența orelor de muncă trebuie ținută din prima zi (Codul muncii, art. 119) - condica de prezență și fișa de pontaj sunt formularele obișnuite pentru ea. NIR-ul și fișele de magazie se adaugă în momentul primelor recepții de marfă.
Sunt obligatorii tipizatele dacă folosesc un program de contabilitate?
Nu. Legea cere documentul, nu formularul pretipărit: documentele financiar-contabile pot fi pretipărite sau editate cu ajutorul sistemelor informatice (OMFP 2634/2015, anexa 1 pct. 22) și pot fi prezentate pe hârtie sau în format electronic (pct. 12), iar evidența orelor de muncă nu are un suport impus (Codul muncii, art. 119). Un singur document din acest ghid nu poate veni nici din program, nici de la o tipografie: Registrul Unic de Control, eliberat de ANAF. În practică, tipizatele rămân folosite acolo unde documentul se completează de mână - la casierie, în depozit, pe șantier, pe teren. În B2B, facturile se transmit prin RO e-Factura, XML-ul fiind originalul fiscal. Lista registrelor cerute de lege este detaliată în ghidul registre contabile obligatorii.
Ce se întâmplă dacă nu am tipizate la control?
Sancțiunea privește lipsa documentului sau a evidenței, nu a formularului pretipărit. Nerespectarea reglementărilor privind întocmirea și utilizarea documentelor justificative și ținerea registrelor de contabilitate se sancționează cu amendă de la 2.000 la 20.000 lei (Legea contabilității nr. 82/1991, art. 41 pct. 2 lit. b) și c) și art. 42 alin. (1) lit. c), în forma actualizată prin OUG 115/2023); lipsa evidenței orelor de muncă, cu amendă de la 1.500 la 3.000 lei (Codul muncii, art. 260 alin. (1) lit. m)); bunurile fără documente de proveniență, cu amendă de la 5.000 la 30.000 lei (Legea nr. 296/2023, art. LVI alin. (11)). Se pot adăuga consecințe fiscale - cheltuielile nejustificate documentar pot fi respinse la deducere. Nu uitați nici de arhivare: formularele se păstrează 5 ani, termen calculat de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar (Legea nr. 36/2023) - detalii în ghidul arhivarea formularelor contabile.
Pot cumpăra tipizate online?
Da, tipizatele pentru SRL pot fi achiziționate online, inclusiv de pe formularetipizate.ro, care oferă livrare rapidă în toată țara. Tipizatele comercializate sunt conforme cu prevederile OMFP 2634/2015 și pot fi utilizate imediat după recepție. Comanda online permite și alegerea între formate standard și tipizate personalizate cu datele firmei.
Care este diferența dintre tipizate personalizate și nepersonalizate?
Tipizatele nepersonalizate sunt formulare standard cu câmpuri goale pentru toate datele, inclusiv numele firmei, CUI-ul și adresa - acestea se completează manual la fiecare utilizare. Tipizatele personalizate sunt tipărite cu datele firmei precompletate (denumire, CUI, adresă, număr de înregistrare), ceea ce reduce timpul de completare și riscul erorilor. Personalizarea se recomandă firmelor cu volum mare de formulare emise zilnic.
Comandă tipizate pentru SRL-ul tău
Formularetipizate.ro oferă formularele tipizate din acest ghid, disponibile atât în format standard, cât și personalizate cu datele firmei tale.
Găsești pe site toate categoriile de tipizate: financiar-contabile (facturiere, chitanțiere, registre de casă, monetare, dispoziții de plată-încasare, NIR-uri), de personal (condici de prezență, fișe de pontaj, ordine de deplasare), de gestiune (fișe de magazie, bonuri de consum, avize de însoțire) și de transport (foi de parcurs, fișe activități zilnice auto).
Tipizatele sunt gata de utilizare imediat după livrare. Tipizatele personalizate cu datele firmei se execută la comandă și se livrează în toată țara. Pentru comenzi de volum mare, sunt disponibile prețuri preferențiale - contactează-ne pentru o ofertă adaptată nevoilor SRL-ului tău.