Registrul de inventar al sigiliilor este evidența în care o unitate trece fiecare sigiliu primit, cu descrierea lui - materialul, forma, dimensiunile, câmpul, legenda, anul confecționării - și cine îl folosește, apoi consemnează sigiliile care urmează să fie scoase din uz. Pentru unitățile de învățământ preuniversitar modelul este anexa nr. 2 la Normele metodologice aprobate prin OMEN nr. 4.511/2017; pentru celelalte organizații, Instrucțiunile Arhivelor Naționale dau modelul „Inventar al colecției de matrice sigilare”.
Pe scurt
- Ce este: registrul în care se iau în evidență sigiliile unei unități, unul pe rând, cu descrierea lor și cu persoana care le-a primit și le folosește.
- Cine îl ține obligatoriu: unitățile de învățământ preuniversitar de stat și particulare, inspectoratele școlare, casele corpului didactic, palatele și cluburile elevilor, cluburile școlare sportive, centrele județene de excelență și centrele județene de resurse și asistență educațională (art. 1 alin. (1) din Norme).
- Bază legală (școli): Normele metodologice aprobate prin Ordinul ministrului educației naționale nr. 4.511/2017 (M.Of. nr. 654 din 9 august 2017), art. 8 alin. (1) și art. 10 alin. (3), modelul din anexa nr. 2.
- Firme și alte instituții: Instrucțiunile Arhivelor Naționale din 1996 (art. 35) prevăd inventarierea matricelor sigilare - sigilii, ștampile, parafe - într-un registru; Instrucțiunile nu au fost publicate în Monitorul Oficial, așa că pentru o firmă registrul este o regulă de bună practică a arhivei, nu o obligație cu amendă.
- De reținut: registrul de inventar al sigiliilor nu este registrul de evidență a sigiliilor comandate din anexa nr. 1 la aceleași Norme - acela este un registru separat.
- Format: registru A4 landscape, 100 file, 9 coloane.
Ce este registrul de inventar al sigiliilor și când se folosește
Sigiliul este semnul prin care o unitate își autentifică actele, iar pierderea sau folosirea lui de către altcineva are consecințe directe. De aceea, sigiliile nu circulă fără evidență: fiecare sigiliu primit se trece într-un registru, cu descrierea care permite recunoașterea lui - materialul și modul de gravare, forma, dimensiunile, ce scrie în câmp și pe margine - și cu persoana care l-a primit și îl folosește.
Registrul de inventar al sigiliilor răspunde, oricând, la două întrebări: ce sigilii are unitatea și cine răspunde de fiecare. Același model se folosește și pentru sigiliile care vor fi scoase din uz (art. 10 alin. (3) din Norme).
Cine trebuie să țină registrul
Unitățile de învățământ și structurile din subordinea Ministerului Educației. Normele metodologice din 3 august 2017 privind procurarea, păstrarea, folosirea, scoaterea din uz și casarea sigiliilor și a timbrului sec cu stema României de către inspectoratele școlare, unitățile de învățământ preuniversitar acreditate/autorizate și unitățile conexe din sistemul de învățământ preuniversitar, aprobate prin OMEN nr. 4.511/2017 și modificate prin OMEN nr. 3.565/2018 și OME nr. 3.151/2021, se aplică unităților de învățământ preuniversitar de stat și particulare acreditate sau autorizate, inspectoratelor școlare, caselor corpului didactic, palatelor și cluburilor elevilor, cluburilor școlare sportive, centrelor județene de excelență și centrelor județene de resurse și asistență educațională (art. 1 alin. (1)). Pentru ele, sigiliile se iau în evidență într-un registru de inventar al sigiliilor după modelul din anexa nr. 2 (art. 8 alin. (1)), iar cele care vor fi scoase din uz se consemnează în registrul după același model (art. 10 alin. (3)). Normele privesc sigiliile și matrița timbru sec cu stema României, nu ștampilele obișnuite ale secretariatului.
Ordinul a fost emis în baza Legii educației naționale nr. 1/2011, ale cărei dispoziții privind învățământul preuniversitar au fost abrogate prin Legea nr. 198/2023. Până la emiterea noilor metodologii și regulamente, dispozițiile în vigoare la 1 septembrie 2023 se aplică în continuare, potrivit art. 1 alin. (3) din Ordinul ministrului educației nr. 6.072/2023 - deci și modelul din anexa nr. 2.
Firmele, asociațiile și celelalte instituții. Nicio lege nu cere unei firme un registru al ștampilelor, iar Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 nu îl numește. Instrucțiunile privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente, aprobate de Arhivele Naționale prin Ordinul de zi nr. 217/1996, prevăd la art. 35: „Matricele sigilare (sigilii, ștampile, parafe), confecționate din metal, cauciuc sau orice alte materiale, se inventariază, în ordinea dării lor în folosință, într-un registru”, după modelul „Inventar al colecției de matrice sigilare”. Instrucțiunile nu au fost publicate în Monitorul Oficial; pentru o firmă, registrul ține de buna organizare a arhivei, nu de o obligație sancționată.
Cele două modele
Registrul se oferă în două modele, cu coloane diferite - de aceea nu se amestecă într-un singur registru.
Modelul „Școli” - anexa nr. 2 la Norme. Titlul este „Registrul de inventar al sigiliilor/matriței timbru sec cu stema României aflate în uz/care vor/va fi scoase/scoasă din uz”, cu 9 coloane și două note de subsol:
| Coloana | Ce se trece |
|---|---|
| 1. Nr. din registrul de evidență | numărul sub care sigiliul figurează în registrul de evidență a sigiliilor comandate (anexa nr. 1) |
| 2. Nr. corespondenței, data și denumirea persoanei de la care s-a preluat | actul prin care a fost primit sigiliul și de la cine |
| 3. Materialul, modul de gravare, mânerul, înălțimea | descrierea fizică a sigiliului |
| 4. Forma | rotundă, ovală, dreptunghiulară |
| 5. Dimensiunile | diametrul sau laturile |
| 6. Descrierea câmpului și aplicarea sigiliului | ce conține câmpul (stema, înscrisurile) și o aplicare a sigiliului |
| 7. Legenda*) | textul sigiliului (nota 1 de sub tabel) |
| 8. Anul confecționării | anul în care a fost confecționat |
| 9. Observații**) | cine a primit și folosește sigiliul (nota 2 de sub tabel) |
Notele de subsol ale modelului:
- „*) Se va trece textul sigiliului.”
- „**) Cine a primit și utilizat sigiliul/matrița timbru sec.”
Modelul „General” - „Inventar al colecției de matrice sigilare” din Instrucțiunile Arhivelor Naționale, cu 9 coloane: nr. de inv.; data preluării și denumirea organizației/persoanei de la care s-a preluat matricea; materialul; forma; dimensiunea; descrierea câmpului; legenda; anul confecționării; obs. Cuprinde sigiliile, ștampilele și parafele organizației, în ordinea dării lor în folosință.
Registrul tipărit adaugă deasupra tabelului o rubrică de identificare - unitatea sau organizația, responsabilul, anul și numărul filei - care nu face parte din modele și este adaos al tipografiei.
Diferența față de registrul de evidență din anexa nr. 1
Normele pentru școli cer două registre, cu roluri diferite:
| Criteriu | Registrul de evidență (anexa nr. 1) | Registrul de inventar al sigiliilor (anexa nr. 2) |
|---|---|---|
| Ce evidențiază | sigiliile comandate și primite de la furnizor | sigiliile aflate în uz și cele care vor fi scoase din uz |
| Temei | art. 7 alin. (1) din Norme | art. 8 alin. (1) și art. 10 alin. (3) din Norme |
| Coloane | nr. crt., denumire produs, furnizor, valoare, factură seria nr./data, beneficiar, loc ștampilă, semnătură, observații | cele 9 coloane de mai sus, cu notele de subsol |
| Legătura | numărul din acest registru | se trece în coloana 1 a registrului de inventar al sigiliilor |
Registrul de inventar al sigiliilor de pe formularetipizate.ro reproduce anexa nr. 2; registrul de evidență din anexa nr. 1 este un registru separat și nu este inclus.
Cum se completează
Pasul 1 - Deschiderea registrului. Se completează denumirea unității și rubrica de identificare (responsabilul, anul). Registrul se trece în nomenclatorul arhivistic al unității, ca toate registrele (art. 11 din Instrucțiunile Arhivelor Naționale).
Pasul 2 - Primirea unui sigiliu. Fiecare sigiliu primit primește un rând: în modelul „Școli”, numărul din registrul de evidență, corespondența și data primirii, descrierea fizică, forma, dimensiunile, câmpul și o aplicare a sigiliului, legenda - adică textul sigiliului - și anul confecționării.
Pasul 3 - Predarea în folosință. În coloana „Observații” se trece cine a primit și utilizează sigiliul. Pentru modelul „General”, rândurile urmează ordinea dării în folosință a sigiliilor, ștampilelor și parafelor.
Pasul 4 - Scoaterea din uz. Sigiliile care vor fi scoase din uz se consemnează în registrul de inventar al sigiliilor după același model (art. 10 alin. (3) din Norme).
Păstrarea registrului
Nici Normele, nici Instrucțiunile nu fixează un termen de păstrare pentru acest registru: termenul este cel din nomenclatorul arhivistic propriu (art. 8 din Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată). Registrul stă la persoana care răspunde de sigilii, de regulă la secretariat, lângă registrul de intrări-ieșiri.
Întrebări frecvente
Este obligatoriu registrul de inventar al sigiliilor?
Pentru unitățile de învățământ preuniversitar, inspectoratele școlare și celelalte structuri din art. 1 alin. (1) al Normelor aprobate prin OMEN nr. 4.511/2017, da: sigiliile se iau în evidență într-un registru de inventar al sigiliilor după modelul din anexa nr. 2 (art. 8 alin. (1)). Pentru firme, nicio lege nu cere un registru al ștampilelor; Instrucțiunile Arhivelor Naționale (art. 35) îl prevăd, dar nu au fost publicate în Monitorul Oficial, așa că registrul este o regulă de bună practică a arhivei.
Ce model aleg?
Unitățile de învățământ și celelalte structuri din Norme aleg modelul „Școli” (anexa nr. 2). Firmele, asociațiile și celelalte instituții aleg modelul „General”, după Instrucțiunile Arhivelor Naționale, care cuprinde și ștampilele și parafele.
Ce se trece la „Legenda”?
Textul sigiliului - nota de subsol a modelului spune: „*) Se va trece textul sigiliului.” La „Observații” se trece cine a primit și utilizat sigiliul.
Este inclus registrul de evidență din anexa nr. 1?
Nu. Registrul de evidență a sigiliilor comandate (anexa nr. 1, art. 7 alin. (1)) este un registru separat; registrul de inventar al sigiliilor trimite la el prin prima coloană.
Cât timp se păstrează registrul?
Termenul se stabilește prin nomenclatorul arhivistic propriu (art. 8 din Legea nr. 16/1996); nici Normele, nici Instrucțiunile nu fixează unul.
Registrul pe formularetipizate.ro
Registrul de inventar al sigiliilor disponibil pe formularetipizate.ro este un registru legat A4 landscape, cu 100 de file, în două modele: „Școli”, după anexa nr. 2 la Normele aprobate prin OMEN nr. 4.511/2017, cu titlul, cele 9 coloane și notele de subsol ale modelului, și „General”, după inventarul colecției de matrice sigilare din Instrucțiunile Arhivelor Naționale. Se livrează cu copertă carton duplex sau, la cerere, mucava cașerată, standard sau personalizat cu datele unității. Lângă el, în arhiva unității, stau registrul de evidență a intrărilor-ieșirilor unităților arhivistice și registrul de depozit.