Registrul de recepție a mărfii este documentul în care o unitate alimentară consemnează controlul calitativ și cantitativ al fiecărui lot de marfă la intrarea în unitate: furnizorul, produsul, lotul și termenul de valabilitate, cantitatea, temperatura la recepție și conformitatea. Regulamentul (CE) nr. 852/2004 privind igiena produselor alimentare nu cere un registru anume: cere proceduri bazate pe principiile HACCP, cu documente și evidențe „în funcție de natura și dimensiunea întreprinderii" (art. 5 alin. (2) lit. g)). Registrul de recepție este forma uzuală a evidenței controlului la livrare și arată că alimentele au fost verificate înainte de a intra în gestiune sau în procesul de preparare.
Recepția este primul punct în care un operator poate opri intrarea unei mărfi neconforme în lanțul alimentar - regulamentul îi interzice să accepte materii prime despre care se știe sau este întemeiat să se presupună că sunt contaminate (Regulamentul (CE) nr. 852/2004, anexa II, cap. IX pct. 1).
Pe scurt
- Ce este: document în care se consemnează controlul calitativ și cantitativ al fiecărui lot de marfă la intrarea în unitate (furnizor, produs, lot, termen, cantitate, temperatură, conformitate).
- Cine îl folosește: operatorii din domeniul alimentar care primesc marfă de la furnizori; legea cere evidențe HACCP proporționale cu unitatea, nu un registru anume.
- Bază legală: Regulamentul (CE) nr. 852/2004 privind igiena produselor alimentare și principiile HACCP.
- Format: registru A4, 100 de file, în variantă standard sau personalizată.
De ce este important controlul la recepție
În sistemul HACCP, recepția este prima etapă a fluxului, iar verificarea mărfii la livrare este o bună practică de igienă (Comunicarea Comisiei 2022/C 355/01, anexa I, pct. 3.4): un produs cu termen depășit, cu ambalaj deteriorat sau livrat la o temperatură necorespunzătoare reprezintă un risc care, dacă nu este oprit la intrare, se poate transmite în tot fluxul ulterior - depozitare, preparare, servire.
Registrul de recepție demonstrează că, pentru fiecare lot, unitatea a verificat:
- Documentele însoțitoare (aviz sau factură și, după caz, alte documente ale lotului)
- Termenul de valabilitate și integritatea ambalajelor
- Temperatura la recepție pentru produsele perisabile (lanțul de frig)
- Conformitatea cantitativă și calitativă a mărfii
La un control, DSVSA poate cere dovezile aplicării procedurilor HACCP (Regulamentul (CE) nr. 852/2004, art. 5 alin. (4) lit. a)), iar operatorul trebuie să poată identifica furnizorul fiecărui aliment (Regulamentul (CE) nr. 178/2002, art. 18 alin. (2)). Registrul de recepție ține aceste informații într-un singur loc.
După recepție, lanțul de frig se urmărește în registrul de temperaturi, cu frecvența stabilită de procedura HACCP a unității, iar curățenia spațiilor de depozitare se consemnează în registrul de igienizare.
Cine folosește registrul de recepție
Registrul îl țin, de regulă, operatorii din domeniul alimentar care primesc marfă de la furnizori:
- Restaurante, baruri, cafenele, pizzerii și unități de catering
- Cofetării, patiserii și laboratoare
- Măcelării, pescării și magazine alimentare
- Cantine, creșe, grădinițe și unități cu bloc alimentar
- Depozite și unități de procesare a alimentelor
Practic, orice unitate care recepționează alimente de la furnizori verifică marfa la livrare; registrul de recepție este forma uzuală în care acest control se consemnează. Vezi și celelalte registre HACCP pentru un restaurant.
Ce conține registrul de recepție a mărfii
Registrul este un tabel în care fiecare rând reprezintă o recepție și cuprinde coloanele:
- Data recepției
- Furnizorul
- Produsul - denumirea mărfii
- Lotul / termenul de valabilitate
- Cantitatea și unitatea de măsură
- Temperatura la recepție (°C) - pentru produsele care necesită lanț de frig
- Conformitatea - corespunde DA/NU
- Documentul însoțitor - aviz, factură
- Măsuri luate / Observații - ce s-a făcut cu un lot neconform
- Semnătura persoanei responsabile
La neconformități se consemnează, în coloana „Măsuri luate / Observații”, măsura aplicată: refuzul lotului, returnarea către furnizor sau izolarea produsului până la clarificare.
Cum se completează registrul de recepție
Pasul 1 - La sosirea mărfii, se verifică documentele însoțitoare și se confruntă cu comanda: furnizor, produse, cantități.
Pasul 2 - Se verifică termenul de valabilitate și integritatea ambalajelor pentru fiecare produs.
Pasul 3 - Pentru produsele perisabile, se măsoară temperatura la recepție și se compară cu limita stabilită în procedura HACCP a unității pentru acel produs (de regulă, condiția de păstrare de pe etichetă).
Pasul 4 - Se notează în registru datele recepției și se bifează conformitatea (DA/NU).
Pasul 5 - Dacă marfa nu corespunde, se consemnează măsura corectivă (refuz, retur, izolare). Persoana responsabilă semnează.
Greșeli frecvente
- Necompletarea temperaturii la recepție - pentru produsele care necesită lanț de frig, temperatura este rubrica esențială pentru HACCP.
- Recepția „pe încredere" - acceptarea mărfii fără verificarea termenului de valabilitate sau a documentelor.
- Lipsa măsurilor la neconformitate - dacă se bifează „NU" fără a se nota ce s-a făcut, neconformitatea rămâne nerezolvată în acte.
- Completarea retroactivă - notarea mai multor recepții dintr-o dată, ușor de observat la control.
Întrebări frecvente
Este obligatoriu registrul de recepție a mărfii?
Legea nu numește un registru anume. Regulamentul (CE) nr. 852/2004 cere proceduri bazate pe principiile HACCP, cu documente și evidențe „în funcție de natura și dimensiunea întreprinderii" (art. 5 alin. (2) lit. g)), iar operatorul nu trebuie să accepte marfa despre care se știe sau este întemeiat să se presupună că este contaminată (anexa II, cap. IX pct. 1). Registrul de recepție este forma uzuală a evidenței controlului la livrare, pe care DSVSA o poate cere la control.
Care este diferența dintre registrul de recepție HACCP și NIR?
NIR-ul (nota de intrare-recepție) este un document contabil, pentru intrarea bunurilor în gestiune. Registrul de recepție HACCP urmărește siguranța alimentară: termen de valabilitate, temperatură la recepție, conformitate. Cele două se completează reciproc, dar au scopuri diferite — vezi și ghidul despre NIR și comparația NIR vs. bon de recepție.
Ce temperatură trebuie să aibă marfa la recepție?
Nu există o limită unică la recepție pentru toate alimentele: limita o stabilește procedura HACCP a unității, după tipul produsului și condițiile de păstrare indicate pe etichetă (Regulamentul (UE) nr. 1169/2011, art. 25). Pentru unele produse, furnizorul trebuie să respecte la depozitare și transport temperaturi fixate de Regulamentul (CE) nr. 853/2004 - de exemplu, cel mult 7 °C pentru carnea de vită, porc sau oaie, 4 °C pentru carnea de pasăre și 2 °C pentru carnea tocată (anexa III) -, iar alimentele congelate rapid se păstrează la −18 °C sau mai jos (Directiva 89/108/CEE, art. 5). Valoarea măsurată se trece în registru.
Ce fac dacă marfa nu este conformă la recepție?
Se bifează „NU" la conformitate și se consemnează măsura aplicată: refuzul lotului, returnarea către furnizor sau izolarea produsului. Astfel se demonstrează că marfa neconformă nu a intrat în fluxul de preparare.
Pot personaliza registrul cu datele unității?
Da. Registrul este disponibil personalizat, cu denumirea, CUI-ul și antetul unității tipărite direct pe registru, sau în varianta standard. Ambele variante au 100 de file, format A4.
Ai nevoie de registru pentru unitatea ta? Vezi registrul de recepție a mărfii - 100 file A4, standard sau personalizat cu datele firmei, livrat prin curier în 24-48 ore.