Fișa mijlocului fix (cod 14-2-2) este documentul pentru evidența analitică a mijloacelor fixe: se întocmește câte o fișă pentru fiecare mijloc fix și urmărește, pe toată durata de viață a bunului, valoarea de inventar, amortizarea și mișcările acestuia. Formularul este prevăzut în Nomenclatorul documentelor financiar-contabile din Anexa 2 la OMFP 2634/2015, la poziția 6, Grupa a II-a „Mijloace fixe".
Pe scurt
- Ce este: documentul de evidență analitică a mijloacelor fixe - „cartea de identitate" a fiecărui utilaj, echipament sau vehicul, cu valoarea de inventar, amortizarea și istoricul mișcărilor.
- Cine o completează: entitatea, pe baza documentelor justificative privind mișcarea mijloacelor fixe sau modificarea valorii de intrare a acestora; norma în vigoare nu numește un compartiment anume.
- Bază legală: OMFP 2634/2015, Anexa 2 (nomenclator + norme specifice) și Anexa 3 (model), cod formular 14-2-2 - fără sufixul „/a", des citat greșit online.
- Câte fișe: una pentru fiecare mijloc fix; excepție - o singură fișă pentru mijloacele fixe de aceeași natură și valoare, cu aceleași cote de amortizare, puse în funcțiune în aceeași lună.
- Format & arhivare: filă volantă A5, carton, tipar față-verso; fișele mijloacelor fixe scoase din funcțiune sau transferate se arhivează - fără un termen propriu, prudent 5 ani, ca registrele și documentele justificative (Legea 82/1991, art. 25).
- Este obligatorie? Contabilitatea imobilizărilor se ține „pe categorii și pe fiecare obiect de evidență" (Legea 82/1991, art. 12 alin. (1)); fișa 14-2-2 este documentul standardizat pentru ea - pe hârtie sau echivalent în softul de contabilitate.
Ce este fișa mijlocului fix?
Fișa mijlocului fix servește ca document pentru evidența analitică a mijloacelor fixe - așa o definește norma specifică din Anexa 2 la OMFP 2634/2015. În timp ce contabilitatea sintetică arată valoarea totală a imobilizărilor, fișa mijlocului fix coboară la nivelul fiecărui bun în parte: ce este, cât a costat, cum se amortizează și pe unde a circulat în firmă.
O precizare utilă, pentru că eroarea circulă intens online: codul corect al formularului este 14-2-2, fără „/a". Varianta „14-2-2/a" nu apare nici în nomenclatorul actual din Anexa 2 la OMFP 2634/2015, nici în cel abrogat din OMEF 3512/2008. Ordinul este în vigoare, cu modificări ulterioare (OMF 1447/2023, OMF 4058/2024) care nu ating acest formular.
Fișa se deschide pentru fiecare mijloc fix din evidența contabilă a entității. Pragul valoric este o regulă fiscală: din anul fiscal 2026, mijlocul fix amortizabil are, la data intrării în patrimoniu, o valoare fiscală egală sau mai mare de 5.000 lei și o durată normală de utilizare mai mare de un an (Codul fiscal, art. 28 alin. (2) lit. b) și c), lit. b) în forma OUG 8/2026; pragul anterior era de 2.500 lei). Delimitarea completă față de obiectele de inventar este explicată în comparația obiecte de inventar vs mijloace fixe.
Ce se trece în fișa mijlocului fix?
Modelul din Anexa 3 la OMFP 2634/2015 are două părți: caseta care identifică bunul și tabelul operațiunilor, care îi urmărește istoricul valoric; ordinul nu stabilește formatul de tipar.
În caseta de identificare se completează:
- Nr. inventar - preluat din registrul numerelor de inventar (cod 14-2-1);
- Fel, serie, nr., data documentului de proveniență - de regulă factura de achiziție;
- Valoare de inventar și amortizare lunară;
- Denumirea mijlocului fix și caracteristici tehnice, plus accesorii;
- Grupa și codul de clasificare din Catalogul aprobat prin HG 2139/2004;
- Data dării în folosință (anul, luna) și data amortizării complete (anul, luna);
- Durata normală de funcționare și cota de amortizare (%).
Tabelul operațiunilor are coloanele:
| Coloană | Ce consemnează |
|---|---|
| Nr. inventar (de la nr. la nr.) | intervalul de numere, când fișa acoperă mai multe bunuri identice |
| Documentul (felul, numărul, data) | actul justificativ al operațiunii |
| Operațiunile care privesc mișcarea, creșterea sau diminuarea valorii mijlocului fix | descrierea operațiunii |
| Buc. | numărul de bucăți |
| Debit / Credit / Sold | evoluția valorii |
| Soldul contului 105 „Rezerve din reevaluare" | efectul reevaluărilor |
Layoutul poate fi adaptat de fiecare entitate (art. 4 alin. (2) din OMFP 2634/2015), iar circuitul și numărul de exemplare se stabilesc prin proceduri proprii, aprobate de administrator (art. 4 alin. (3)).
Cum se completează fișa mijlocului fix
Fișa se completează pe baza documentelor justificative privind mișcarea mijloacelor fixe sau modificarea valorii de intrare - ca urmare a completării, îmbunătățirii, modernizării sau reevaluării lor. Practic, pașii sunt:
Pasul 1 - Preluați numărul de inventar. La intrarea bunului în firmă - consemnată prin procesul-verbal de recepție (cod 14-2-5) - i se atribuie un număr de inventar în registrul numerelor de inventar (cod 14-2-1), care se înscrie apoi pe fișă. Atenție: bunurile luate cu chirie nu primesc număr de inventar - detalii în ghidul registrului numerelor de inventar.
Pasul 2 - Completați datele de identificare și de amortizare. Înscrieți denumirea și caracteristicile tehnice, accesoriile, documentul de proveniență, valoarea de inventar, grupa și codul de clasificare, durata normală de funcționare din Catalogul HG 2139/2004, cota de amortizare, amortizarea lunară, data dării în folosință și data amortizării complete.
Pasul 3 - Actualizați fișa la fiecare mișcare sau modificare de valoare. Mutarea între locurile de folosință se face pe baza bonului de mișcare a mijloacelor fixe (cod 14-2-3A) - pe baza lui se actualizează fișa; modernizările și reevaluările se înscriu în tabelul operațiunilor, cu documentul justificativ și efectul asupra soldului. Cum funcționează bonul, în ghidul bonului de mișcare.
Pasul 4 - La scoaterea din funcțiune, arhivați fișa. Ieșirea se consemnează prin procesul-verbal de scoatere din funcțiune (cod 14-2-3/aA), după care fișa se arhivează - norma prevede expres că fișele mijloacelor fixe scoase din funcțiune sau transferate se arhivează.
Fișele active se păstrează pe grupe de mijloace fixe, în ordinea codurilor din clasificarea imobilizărilor corporale conform legislației în vigoare, iar în cadrul acestora se grupează pe locuri de folosință - o organizare care accelerează verificările și inventarierea.
Se întocmește câte o fișă pentru fiecare mijloc fix?
Da, regula este o fișă pentru fiecare mijloc fix. Norma din Anexa 2 la OMFP 2634/2015 prevede însă o excepție practică: în cazul mijloacelor fixe de aceeași natură și de aceeași valoare, care au aceleași cote de amortizare și sunt puse în funcțiune în aceeași lună, poate fi întocmită o singură fișă.
Exemplu tipic: 10 laptopuri identice, cumpărate pe aceeași factură și date în folosință în aceeași lună, pot sta pe o singură fișă - rubrica „Nr. inventar (de la nr. la nr.)" din tabelul operațiunilor acoperă exact acest caz. Un laptop și o mașină de găurit primesc însă obligatoriu fișe separate.
Care este diferența față de registrul numerelor de inventar?
Registrul numerelor de inventar (cod 14-2-1) atribuie fiecărui mijloc fix un număr unic de identificare - este un „catalog" cronologic al intrărilor, cu un rând pe bun. Fișa mijlocului fix (cod 14-2-2) merge mai departe: dedică fiecărui bun un document propriu, cu valoare, amortizare și istoric complet al mișcărilor.
Cele două formulare lucrează în tandem: numărul de inventar se atribuie în registrul 14-2-1 și se preia pe fișa 14-2-2. La inventarierea anuală, ambele se confruntă cu realitatea din teren, consemnată pe liste de inventariere - procedura este detaliată în ghidul listei de inventariere.
Greșeli frecvente la fișa mijlocului fix
- Citarea codului „14-2-2/a". Acest cod nu există în nomenclatorul actual - formularul corect din Anexa 2 la OMFP 2634/2015 este 14-2-2.
- Fișa neactualizată la mișcări. Bonul de mișcare 14-2-3A se emite, dar fișa rămâne cu vechiul loc de folosință - la inventariere, bunul „nu se găsește" unde scrie evidența.
- Aplicarea pragului vechi de 2.500 lei. Din anul fiscal 2026, pragul mijlocului fix amortizabil este de 5.000 lei (Codul fiscal, art. 28 alin. (2) lit. b), în forma OUG 8/2026). Mijloacele fixe cu valoarea de intrare între 2.500 și 5.000 lei existente la 31 decembrie 2025 rămân în evidență: valoarea rămasă neamortizată se recuperează pe durata normală de utilizare rămasă (art. 45 alin. (21^3)).
- Numere de inventar pentru bunuri luate cu chirie. Bunurile luate cu chirie nu primesc număr de inventar, potrivit normei formularului 14-2-1 - deci nici fișă de mijloc fix la utilizator.
Întrebări frecvente
Ce este fișa mijlocului fix?
Este documentul pentru evidența analitică a mijloacelor fixe, cod 14-2-2 în nomenclatorul din Anexa 2 la OMFP 2634/2015. Fiecare mijloc fix primește o fișă proprie, cu valoarea de inventar, amortizarea, caracteristicile tehnice și toate mișcările pe durata de folosință.
Este obligatorie fișa mijlocului fix?
Contabilitatea imobilizărilor se ține „pe categorii și pe fiecare obiect de evidență" (Legea contabilității nr. 82/1991, art. 12 alin. (1)), iar fișa 14-2-2 este documentul standardizat prin care se ține. Ea poate exista pe hârtie sau ca echivalent în softul de contabilitate - legea nu impune digitalizarea, iar formularul pe hârtie rămâne perfect valabil.
Se întocmește câte o fișă pentru fiecare mijloc fix?
Da, aceasta este regula. Excepția: pentru mijloacele fixe de aceeași natură și de aceeași valoare, cu aceleași cote de amortizare, puse în funcțiune în aceeași lună, poate fi întocmită o singură fișă comună.
Ce se trece în fișa mijlocului fix?
În caseta de identificare: datele de identificare și de amortizare - numărul de inventar, documentul de proveniență, valoarea de inventar, grupa și codul de clasificare, durata normală de funcționare, cota și amortizarea lunară, datele dării în folosință și amortizării complete. În tabelul operațiunilor: operațiunile care privesc mișcarea, creșterea sau diminuarea valorii, cu debit, credit, sold și soldul contului 105 „Rezerve din reevaluare".
Care este diferența față de registrul numerelor de inventar?
Registrul numerelor de inventar (14-2-1) doar atribuie fiecărui mijloc fix un număr unic de identificare, într-o evidență cronologică centralizată. Fișa mijlocului fix (14-2-2) este evidența analitică propriu-zisă: câte un document pe fiecare bun, cu valoare, amortizare și istoric complet. Numărul atribuit în registru se preia pe fișă.
Cât timp se păstrează fișa mijlocului fix?
Niciun text nu dă fișei un termen propriu de păstrare: fișele mijloacelor fixe scoase din funcțiune sau transferate se arhivează (OMFP 2634/2015, Anexa 2). Art. 25 din Legea 82/1991, în forma dată de Legea 36/2023, fixează 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar, pentru registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative; fișa este un document contabil (Anexa 1 pct. 10), nenumit acolo, așa că, prudent, se păstrează pe același termen. Documentele care atestă proveniența bunurilor cu durată de viață mai mare de 5 ani se păstrează pe durata de viață utilă a acestora (Anexa 1 pct. 40).
Comandă fișa mijlocului fix
Pe formularetipizate.ro găsiți fișa mijlocului fix în format A5, filă volantă din carton, tipărită față-verso conform modelului 14-2-2 din Anexa 3 la OMFP 2634/2015 - prețurile și opțiunile de personalizare cu datele firmei sunt pe pagina produsului. Pentru evidența completă a mijloacelor fixe, comandați împreună cu ea registrul numerelor de inventar, bonul de mișcare a mijloacelor fixe și listele de inventariere pentru inventarierea anuală; sinteza patrimoniului o țineți în registrul-inventar. Livrare prin curier în toată România.