Procesul-verbal de recepție a mijloacelor fixe este documentul prin care comisia de recepție consemnează punerea în funcțiune a unui mijloc fix și pe baza căruia acesta se înregistrează în evidența operativă și în contabilitate. OMFP 2634/2015 îi dă trei modele în anexa nr. 3: recepție (cod 14-2-5), recepție provizorie (cod 14-2-5/a) și punere în funcțiune (cod 14-2-5/b), după cum bunul cere sau nu montaj și probe tehnologice.
Pe scurt
- Ce este: procesul-verbal de recepție a mijloacelor fixe - „document de înregistrare în evidența operativă și în contabilitate" și „document de aprobare a recepției", întocmit de comisia de recepție la punerea în funcțiune a mijlocului fix.
- Trei modele: 14-2-5 pentru mijloacele fixe independente fără montaj și fără probe tehnologice; 14-2-5/a pentru utilajele cu montaj fără probe și clădirile care nu deservesc procese tehnologice; 14-2-5/b pentru utilajele cu montaj și probe tehnologice și clădirile care deservesc procese tehnologice.
- Cine îl semnează: comisia de recepție - președinte, membri, specialiști-consultanți, asistenți la recepție; la recepția provizorie și antreprenorul general cu beneficiarul, în Încheierea de luare în primire.
- Bază legală: OMFP 2634/2015, anexa nr. 2 (nomenclatorul, nr. 9-11, și normele specifice, grupa II) și anexa nr. 3 (modelele); art. 4 alin. (2)-(3): modelul poate fi adaptat, numărul de exemplare se stabilește prin proceduri proprii.
- Format: bloc A4 cu 100 de file, în modelul ales; nu are regim special, nu are serie.
Cele trei modele și când se întocmește fiecare
Normele specifice din anexa nr. 2 la OMFP 2634/2015 (grupa II, Mijloace fixe) tratează cele trei procese-verbale împreună. Procesul-verbal „Servește ca: document de înregistrare în evidența operativă și în contabilitate; document de consemnare a stadiului în care se află obiectivul de investiții; document de aprobare a recepției (cod 14-2-5); document de constatare a îndeplinirii condițiilor de recepție provizorie a obiectivului de investiții (cod 14-2-5/a); document de aprobare a recepției provizorii a obiectivului de investiții (cod 14-2-5/a); document de punere în funcțiune a obiectivului de investiții (cod 14-2-5/b)".
Data întocmirii este data punerii în funcțiune a mijlocului fix, iar modelul depinde de ce cere bunul:
| Model | Cod (nomenclator) | Pentru ce se întocmește | Data punerii în funcțiune |
|---|---|---|---|
| Proces-verbal de recepție | 14-2-5 (nr. 9) | mijloacele fixe independente care nu necesită montaj și nici probe tehnologice | data achiziționării |
| Proces-verbal de recepție provizorie | 14-2-5/a (nr. 10) | utilajele care necesită montaj, dar nu probe tehnologice; produsele cu ciclu lung de fabricație, realizate pe faze; clădirile și construcțiile speciale care nu deservesc procese tehnologice | terminarea montajului, respectiv a construcției |
| Proces-verbal de punere în funcțiune | 14-2-5/b (nr. 11) | utilajele și instalațiile care necesită montaj și probe tehnologice; clădirile și construcțiile speciale care deservesc procese tehnologice | terminarea probelor tehnologice |
Textul normei: „Procesul-verbal de recepție (cod 14-2-5) se întocmește pentru mijloacele fixe independente care nu necesită montaj și nici probe tehnologice, acestea considerându-se puse în funcțiune la data achiziționării lor". Pentru o firmă obișnuită, aceasta este situația curentă: un calculator, un utilaj livrat gata de folosit, un autovehicul, mobilierul. Recepția provizorie și punerea în funcțiune sunt modelele beneficiarului de investiții, cu antreprenor general, proiectant și probe tehnologice.
Ce conține procesul-verbal de recepție (14-2-5)?
Modelul din anexa nr. 3 are o pagină și tabelul comisiei. În antet: Entitatea, Obiectivul de investiții, Obiectivul supus recepției, Concluzia. Apoi trei capitole:
- I. Date generale - data convocării comisiei de recepție și intervalul în care și-a desfășurat activitatea.
- II. Constatări - 1. documentația tehnico-economică prezentată comisiei, cu excepțiile, și dacă lipsurile împiedică sau nu recepția; 2. data recepției punerii în funcțiune și lunile trecute până la recepția obiectivului; 3. valoarea lucrărilor supuse recepției, conform documentelor de decontare; 4. nivelul atins de indicatorii tehnico-economici aprobați; 5. factorii care au influențat nefavorabil indicatorii; 6. disponibilitățile de capacități ale utilajelor și de spații construite; 7. măsurile pentru menținerea nivelului aprobat (materii prime, materiale, combustibil, energie, apă; lucrări conexe, utilități; forța de muncă).
- III. Concluzii - 1. hotărârea comisiei, în unanimitate sau cu majoritate: „Se admite recepția obiectivului de investiții și se acordă calificativul …"; 2. măsurile necesare pentru exploatare; 3. numărul de file și de anexe și numărul de exemplare originale.
- Tabelul comisiei - Președinte, Membri, Specialiști-consultanți, Asistenți la recepție, fiecare cu numele și prenumele, funcția, locul de muncă și semnătura.
Modelul nu are rubrică de număr și dată; rândul „Nr. / Data" de pe formularul nostru este adaos al tipografiei, declarat pe filă. Art. 4 alin. (2) din ordin permite oricum adaptarea: „Fiecare entitate poate adapta, în funcție de necesități, modelele documentelor financiar-contabile".
Recepția provizorie (14-2-5/a) și punerea în funcțiune (14-2-5/b)
Recepția provizorie are modelul cel mai lung - pe formularul nostru, două fețe. I. Date generale: comisia numită de entitate, obiectivul de investiții și locul lui, obiectul sau părțile de obiect, proiectantul general, antreprenorul general, beneficiarul de investiții, intervalul, valoarea situației de plată a lucrărilor de construcții-montaj, procesul-verbal de predare-primire de la antreprenor, valoarea mijloacelor fixe ce se recepționează. II. Constatări: A. documentația; B. condițiile de prezentare la recepție (lucrările terminate sau nu, probele mecanice și rodajul, utilitățile, spațiile cu altă destinație), cu concluzia comisiei; C. calitatea lucrărilor - respectarea proiectului, calitatea soluțiilor constructive, calitatea execuției la structura de rezistență, la restul construcțiilor, la instalații și la montaj, deficiențele datorate beneficiarului, alte constatări. III. Concluzii generale: admiterea sau respingerea recepției provizorii, perioada de garanție, măsurile, filele și anexele. Urmează tabelul comisiei și Încheierea de luare în primire, semnată de antreprenorul general (predat) și de beneficiar (primit). Modelul mai are o anexă proprie, procesul-verbal privind executarea completărilor și remedierilor prevăzute în anexă la procesul-verbal de recepție provizorie, semnat de executant și beneficiar - un document separat, numerotat.
Punerea în funcțiune are o pagină și tabelul comisiei: I. Date generale; II. Constatări - documentația prevăzută în regulamentul obiectivelor de investiții, perioada probelor tehnologice, nivelul indicatorilor, costul probelor, valoarea produselor rezultate din probe care se pot valorifica, valoarea de înregistrare a mijloacelor fixe ce se pun în funcțiune, alte constatări; III. Concluzii - „Admiterea recepției punerii în funcțiune a capacității", măsurile, filele și exemplarele.
Cum se completează pas cu pas
Pasul 1 - Alegeți modelul după bun: 14-2-5 dacă mijlocul fix nu necesită montaj și probe tehnologice; 14-2-5/a dacă necesită montaj fără probe (sau este o clădire care nu deservește procese tehnologice); 14-2-5/b dacă necesită montaj și probe tehnologice.
Pasul 2 - Completați antetul: entitatea, obiectivul de investiții, obiectivul supus recepției; numărul și data le dă procedura proprie a entității.
Pasul 3 - Comisia consemnează datele generale și constatările: documentația prezentată, data punerii în funcțiune, valoarea lucrărilor sau a mijloacelor fixe, indicatorii, măsurile. Rubricile care nu privesc bunul se barează sau se completează cu „nu este cazul".
Pasul 4 - Comisia hotărăște și semnează: admiterea recepției și calificativul (sau admiterea recepției punerii în funcțiune), măsurile, numărul de file, anexe și exemplare; președintele, membrii, specialiștii-consultanți și asistenții la recepție semnează în tabel. La recepția provizorie, antreprenorul general și beneficiarul semnează Încheierea de luare în primire.
Pasul 5 - Pe baza procesului-verbal, mijlocul fix primește număr de inventar în registrul numerelor de inventar (cod 14-2-1) și i se deschide fișa mijlocului fix (cod 14-2-2); contabilitatea înregistrează intrarea. Mutările ulterioare se consemnează cu bonul de mișcare a mijloacelor fixe (cod 14-2-3A), iar ieșirea cu procesul-verbal de scoatere din funcțiune (cod 14-2-3/aA).
Care este baza legală?
- OMFP 2634/2015 privind documentele financiar-contabile (Monitorul Oficial nr. 910 din 9 decembrie 2015, aplicabil de la 1 ianuarie 2016; modificat prin Ordinul MF nr. 1.447/2023, Monitorul Oficial nr. 453 din 24 mai 2023, care nu atinge art. 4 și anexele nr. 2 și 3) - art. 2 (normele specifice, anexa nr. 2), art. 4 alin. (1) (modelele, anexa nr. 3), alin. (2) (adaptarea modelelor), alin. (3) (circuitul și numărul de exemplare, prin proceduri proprii). Anexele nr. 2 și 3 sunt publicate în Monitorul Oficial nr. 910 bis.
- Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile (anexa nr. 1) - pct. 2, elementele principale ale documentelor justificative: denumirea documentului, entitatea, numărul și data, părțile, conținutul operațiunii, datele cantitative și valorice, semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operațiunii.
- Anexa nr. 2 - nomenclatorul, grupa II „Mijloace fixe": nr. 9 Proces-verbal de recepție, cod 14-2-5; nr. 10 Proces-verbal de recepție provizorie, cod 14-2-5/a; nr. 11 Proces-verbal de punere în funcțiune, cod 14-2-5/b; normele specifice ale grupei II. Anexa nr. 3 - cele trei modele.
- Legea contabilității nr. 82/1991, art. 25 - arhivarea documentelor justificative: 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite.
La 10 octombrie 2026, textul consolidat al ordinului de pe portalul legislativ păstrează art. 4 și trimiterea la anexele nr. 2 și 3 în forma din 2015; nomenclatorul ține cele trei coduri. Procesul-verbal nu are regim special, nu are serie și nu se depune nicăieri; rămâne documentul justificativ al entității.
Întrebări frecvente
Este același lucru cu NIR-ul?
Nu. Nota de recepție și constatare de diferențe (cod 14-3-1A) este documentul de recepție al bunurilor de natura stocurilor - mărfuri, materiale, ambalaje - și de încărcare în gestiune. Mijloacele fixe se recepționează prin procesul-verbal de recepție, pe baza căruia primesc număr de inventar și fișă.
Este același lucru cu procesul-verbal de recepție a construcțiilor?
Nu. Recepția la terminarea lucrărilor și recepția finală a construcțiilor urmează Regulamentul aprobat prin HG nr. 343/2017, cu modelele lui proprii, și privesc relația cu executantul și autoritățile. Procesul-verbal de recepție provizorie (14-2-5/a) din OMFP 2634/2015 este documentul financiar-contabil prin care beneficiarul de investiții înregistrează clădirea sau utilajul montat ca mijloc fix.
În câte exemplare se întocmește?
Ordinul nu fixează numărul: circuitul documentelor și numărul de exemplare „se stabilesc prin proceduri proprii privind organizarea și conducerea contabilității, aprobate de administratorul entității" (art. 4 alin. (3)); modelul lasă loc pentru „….. exemplare originale". În practică, un exemplar merge la contabilitate și unul rămâne la compartimentul care folosește bunul.
Cine face parte din comisia de recepție?
Modelul prevede un președinte, membri, specialiști-consultanți și asistenți la recepție, fiecare cu numele și prenumele, funcția, locul de muncă și semnătura; comisia este numită de entitate (la recepția provizorie, „comisia numită de … prin …"). Componența o stabilește entitatea prin decizie, după natura bunului.
Cât timp se păstrează?
5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar în care a fost întocmit (Legea contabilității nr. 82/1991, art. 25), ca orice document justificativ; fișa mijlocului fix deschisă pe baza lui se păstrează cât timp bunul este în evidență.
Comandă formularul
Procesul-verbal de recepție a mijloacelor fixe disponibil pe formularetipizate.ro este un bloc A4 cu 100 de file, în modelul ales - recepție (14-2-5), recepție provizorie (14-2-5/a, față-verso) sau punere în funcțiune (14-2-5/b) -, standard sau personalizat cu datele firmei. Alături, evidența mijloacelor fixe cere registrul numerelor de inventar, fișa mijlocului fix și bonul de mișcare. Livrare prin curier în toată România, de regulă în 24-48 de ore de la expediere.