Procesul-verbal de scoatere din funcțiune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale este documentul prin care comisia constituită în acest scop constată că sunt îndeplinite condițiile pentru scoaterea din funcțiune a unui mijloc fix, pentru scoaterea din uz a obiectelor de inventar sau pentru declasarea altor bunuri materiale, consemnează scoaterea efectivă și predă la magazie piesele și materialele rezultate. Are codul 14-2-3/aA în nomenclatorul OMFP 2634/2015 și modelul în anexa nr. 3; în practică i se spune și proces-verbal de casare.
Pe scurt
- Ce este: procesul-verbal de scoatere din funcțiune a mijloacelor fixe - „document de constatare a îndeplinirii condițiilor necesare scoaterii din funcțiune", „document de consemnare a scoaterii efective", „document de predare la magazie" a componentelor rezultate și „document justificativ de înregistrare în evidența magaziilor (depozitelor) și în contabilitate".
- Trei situații, un formular: scoaterea din funcțiune a mijloacelor fixe; scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință; declasarea unor bunuri materiale, altele decât mijloacele fixe.
- Cine aprobă: consiliul de administrație, respectiv responsabilul cu gestiunea patrimoniului (Legea nr. 15/1994, art. 21; pentru declasarea și casarea altor bunuri, art. 27), în caseta „Aprobat / Data" din antet.
- Cine completează: comisia constituită în acest scop - capitolele I și II la constatare, capitolul III după aprobare și după scoaterea efectivă, cu ansamblele, subansamblele, piesele, componentele și materialele rezultate.
- Bază legală: OMFP 2634/2015, anexa nr. 2 (nomenclatorul, nr. 8, și normele specifice, grupa II) și anexa nr. 3 (modelul); art. 4 alin. (2)-(3); Legea nr. 15/1994, art. 21 și 27; HG nr. 909/1997, Normele metodologice, pct. 21-24.
- Format: bloc A4 cu 100 de file; nu are regim special, nu are serie.
Scoatere din funcțiune, casare, declasare: trei noțiuni, un formular
Normele specifice din anexa nr. 2 la OMFP 2634/2015 (grupa II, Mijloace fixe) dau formularului patru roluri: „Servește ca: document de constatare a îndeplinirii condițiilor necesare scoaterii din funcțiune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință și de declasare a unor bunuri materiale, altele decât mijloacele fixe, potrivit dispozițiilor legale; document de consemnare a scoaterii efective din funcțiune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință sau de declasare a altor bunuri materiale; document de predare la magazie a ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente și materialelor rezultate din scoaterea efectivă din funcțiune a mijloacelor fixe; document justificativ de înregistrare în evidența magaziilor (depozitelor) și în contabilitate".
Cele trei noțiuni din titlu nu se amestecă:
- Scoaterea din funcțiune privește mijloacele fixe - bunurile din fișa mijlocului fix (cod 14-2-2) și din registrul numerelor de inventar (cod 14-2-1). Se aprobă de conducerea entității: „Scoaterea din funcțiune a mijloacelor fixe se face cu aprobarea consiliului de administrație al agentului economic, respectiv a responsabilului cu gestiunea patrimoniului, în cazul persoanelor juridice fără scop lucrativ" (Legea nr. 15/1994, art. 21). Normele metodologice ale legii (HG nr. 909/1997, pct. 21) vorbesc de mijloacele fixe „cu valoarea de intrare complet amortizată sau cu valoarea de intrare rămasă nerecuperată".
- Casarea este etapa care urmează aprobării. „După aprobarea scoaterii din funcțiune a mijloacelor fixe se va proceda la valorificarea acestora. Procedura de valorificare prin vânzare (licitație sau negociere directă) sau prin casare va fi aprobată de către consiliul de administrație sau de către responsabilul cu gestiunea patrimoniului. Casarea mijloacelor fixe se va face de către o comisie de casare numită prin decizia organului care a aprobat scoaterea din funcțiune. Cu ocazia casării se va proceda la dezmembrarea mijloacelor fixe și la valorificarea acestora" (HG nr. 909/1997, Normele metodologice, pct. 23): vânzarea componentelor rezultate din dezmembrare, folosirea lor la alte mijloace fixe ale unității - evaluarea componentelor o face comisia de casare - sau valorificarea ca materiale nerecuperabile. De aici denumirea din practică, „proces-verbal de casare": capitolul III al formularului este tocmai lista a ceea ce rezultă din dezmembrare.
- Declasarea privește bunurile materiale, altele decât mijloacele fixe, iar scoaterea din uz privește materialele de natura obiectelor de inventar în folosință - cele urmărite pe fișa de evidență a obiectelor de inventar în folosință (cod 14-3-9). Declasarea și casarea acestor bunuri sunt de competența consiliilor de administrație, respectiv a responsabilului cu gestiunea patrimoniului (Legea nr. 15/1994, art. 27; Normele metodologice, pct. 24).
Ce nu acoperă formularul: mutarea unui mijloc fix între locurile de folosință se consemnează cu bonul de mișcare a mijloacelor fixe (cod 14-2-3A); intrarea unui mijloc fix nou, cu procesul-verbal de recepție (cod 14-2-5). Vânzarea unui mijloc fix aflat în funcțiune către altă entitate se documentează prin factură și aviz de însoțire; vânzarea bunului sau a componentelor după scoaterea din funcțiune este una dintre căile de valorificare de după aprobare (pct. 23).
Ce conține procesul-verbal (modelul din anexa nr. 3)?
Modelul are o singură pagină, cu antet, trei capitole și blocul semnăturilor:
- Antetul - Entitatea; caseta „Aprobat / Data", unde semnează organul care aprobă scoaterea din funcțiune; Număr document, Data (ziua, luna, anul) și Predătorul - persoana sau compartimentul care predă bunurile propuse.
- I. Constatările și concluziile comisiei - rânduri libere pentru ce a rezultat din analiza documentației primite și din verificarea stării bunurilor: starea tehnică, cauzele, dacă sunt îndeplinite condițiile legale, propunerea comisiei.
- II. Mijloacele fixe scoase din funcțiune sau bunurile materiale declasate - tabel cu Nr. crt., Denumirea, Cod, U/M, Cantitatea, Preț unitar, Valoarea și Amortizarea până la scoaterea din funcțiune. Norma cere ca, „în cazul scoaterii din funcțiune a mijloacelor fixe, numărul de inventar se va trece la capitolul II în coloana «Denumirea»".
- III. Ansamble, subansamble, piese, componente și materiale rezultate - o casetă proprie cu Număr document, Data, Predător și Primitor, apoi tabelul cu Nr. crt., Denumirea, Cod, U/M, Cantitatea, Preț unitar, Valoarea. Este partea care se completează după aprobare și după dezmembrare.
- Semnăturile - Comisia (nume și prenume, semnătura - patru rubrici în model), Delegați la dezmembrare sau la declasare (nume și prenume, semnătura) și Primit în gestiune, pentru gestionarul magaziei care preia componentele.
Modelul publicat în Monitorul Oficial are trei rânduri la capitolul II și patru la capitolul III; formularul nostru are șase și opt, iar numărul de rânduri este adaos al tipografiei, declarat pe filă. Art. 4 alin. (2) din ordin permite adaptarea: „Fiecare entitate poate adapta, în funcție de necesități, modelele documentelor financiar-contabile".
Cum se completează pas cu pas
Pasul 1 - Constituiți comisia și adunați documentația. Administratorul numește prin decizie comisia care analizează propunerile de scoatere din funcțiune, de scoatere din uz sau de declasare; propunerile vin, de regulă, de la compartimentul care folosește bunul sau de la comisia de inventariere. Comisia primește fișa mijlocului fix (valoarea de intrare, amortizarea înregistrată), eventuale constatări tehnice și devize de reparație.
Pasul 2 - Completați capitolul I. Comisia scrie constatările și concluziile rezultate „din analiza documentației primite și din verificarea stării mijloacelor fixe propuse a fi scoase din funcțiune, scoaterii din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar sau a altor bunuri materiale propuse pentru declasare": starea bunului, motivul, dacă sunt îndeplinite condițiile legale și propunerea.
Pasul 3 - Completați capitolul II, câte un rând pentru fiecare bun: denumirea - la mijloacele fixe, cu numărul de inventar în coloana „Denumirea" -, codul, unitatea de măsură, cantitatea, prețul unitar, valoarea și amortizarea până la scoaterea din funcțiune, preluate din fișa mijlocului fix.
Pasul 4 - Obțineți aprobarea. Consiliul de administrație, respectiv responsabilul cu gestiunea patrimoniului, aprobă scoaterea din funcțiune (Legea nr. 15/1994, art. 21), declasarea sau casarea altor bunuri (art. 27) și semnează în caseta „Aprobat / Data". Tot organul care a aprobat decide valorificarea - vânzare sau casare - și numește prin decizie comisia de casare (HG nr. 909/1997, Normele metodologice, pct. 23).
Pasul 5 - Completați capitolul III după dezmembrare. Delegații la dezmembrare sau la declasare și gestionarul care primește în gestiune consemnează ansamblele, subansamblele, piesele, componentele și materialele rezultate, cu cantitățile și valorile stabilite de comisia de casare. Capitolul III este el însuși documentul de predare la magazie și documentul justificativ de înregistrare în evidența magaziei și în contabilitate. Dacă dezmembrarea are loc în alt exercițiu financiar decât constatarea, norma cere o nouă comisie, care întocmește un nou proces-verbal: „În situația în care capitolul III se completează în alte exerciții financiare, este necesar să se întrunească o nouă comisie care să întocmească un nou proces-verbal de scoatere din funcțiune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale, care să confirme datele completate în acest capitol".
Pasul 6 - Actualizați evidența. Fișa mijlocului fix se arhivează - normele ei prevăd că „fișele mijloacelor fixe scoase din funcțiune sau transferate se arhivează" -, ieșirea se notează la observații în registrul numerelor de inventar, iar obiectele de inventar scoase din uz se scad de pe fișa de evidență în folosință. Procesul-verbal se păstrează 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar în care a fost întocmit (Legea contabilității nr. 82/1991, art. 25).
Care este baza legală?
- OMFP 2634/2015 privind documentele financiar-contabile (Monitorul Oficial nr. 910 din 9 decembrie 2015, aplicabil de la 1 ianuarie 2016; modificat prin Ordinul MF nr. 1.447/2023, Monitorul Oficial nr. 453 din 24 mai 2023, care nu atinge art. 4 și anexele nr. 2 și 3) - art. 2 (normele specifice, anexa nr. 2), art. 4 alin. (1) (modelele, anexa nr. 3), alin. (2) (adaptarea modelelor), alin. (3) (circuitul și numărul de exemplare, prin proceduri proprii). Anexele nr. 2 și 3 sunt publicate în Monitorul Oficial nr. 910 bis.
- Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile (anexa nr. 1) - pct. 2, elementele principale ale documentelor justificative: denumirea documentului, entitatea, numărul și data, părțile, conținutul operațiunii, datele cantitative și valorice, semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operațiunii.
- Anexa nr. 2 - nomenclatorul, grupa II „Mijloace fixe", nr. 8: Proces-verbal de scoatere din funcțiune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale, cod 14-2-3/aA (poziție de sub bonul de mișcare, cod 14-2-3A); normele specifice ale formularului. Anexa nr. 3 - modelul.
- Legea nr. 15/1994 privind amortizarea capitalului imobilizat în active corporale și necorporale, republicată (Monitorul Oficial nr. 242 din 31 mai 1999) - cap. V „Scoaterea din funcțiune a mijloacelor fixe": art. 21 (aprobarea), art. 22 (mijloacele fixe neamortizate integral), art. 17 (acoperirea valorii neamortizate din sumele rezultate din valorificare); art. 27 (declasarea și casarea bunurilor materiale, altele decât mijloacele fixe).
- Normele metodologice de aplicare a Legii nr. 15/1994, aprobate prin HG nr. 909/1997 (Monitorul Oficial nr. 4 din 8 ianuarie 1998, modificate prin HG nr. 568/2000) - cap. III „Scoaterea din funcțiune și casarea mijloacelor fixe", pct. 21-24: aprobarea, valorificarea prin vânzare sau prin casare, comisia de casare, dezmembrarea, declasarea altor bunuri.
- Reglementările contabile privind organizarea și conducerea contabilității în partidă simplă de către persoanele juridice fără scop patrimonial (anexa nr. 2 la OMFP nr. 3103/2017) - nomenclatorul din anexă reia formularul, cu același cod 14-2-3/aA, sub bonul de mișcare (nr. 5): asociațiile, fundațiile și cultele în partidă simplă folosesc același proces-verbal.
- Legea contabilității nr. 82/1991, art. 25 - arhivarea documentelor justificative: 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite.
La 10 octombrie 2026, textul consolidat al ordinului de pe portalul legislativ păstrează art. 4 și trimiterea la anexele nr. 2 și 3 în forma din 2015; nomenclatorul ține codul 14-2-3/aA. Procesul-verbal nu are regim special, nu are serie și nu se depune nicăieri; rămâne documentul justificativ al entității.
Întrebări frecvente
Este același lucru cu procesul-verbal de casare?
În practică, da - formularul 14-2-3/aA este cel folosit la casări -, dar legea distinge etapele: scoaterea din funcțiune se aprobă potrivit Legii nr. 15/1994, art. 21, apoi se procedează la valorificare, prin vânzare sau prin casare; casarea - dezmembrarea mijlocului fix și valorificarea componentelor - se face de o comisie de casare numită prin decizia organului care a aprobat scoaterea din funcțiune (HG nr. 909/1997, Normele metodologice, pct. 23). Capitolele I și II ale formularului țin de scoaterea din funcțiune, capitolul III de ceea ce rezultă din casare.
Cine aprobă scoaterea din funcțiune a unui mijloc fix?
Consiliul de administrație al entității, respectiv responsabilul cu gestiunea patrimoniului la persoanele juridice fără scop lucrativ (Legea nr. 15/1994, art. 21); la instituțiile publice, ordonatorul de credite, potrivit art. 21 și Normelor metodologice, pct. 22. Aprobarea se dă în caseta „Aprobat / Data" din antetul formularului, pe baza constatărilor comisiei din capitolele I și II.
Se folosește și pentru obiectele de inventar sau pentru materiale?
Da. Același formular servește la scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosință și la declasarea altor bunuri materiale, altele decât mijloacele fixe; declasarea și casarea lor sunt de competența consiliului de administrație, respectiv a responsabilului cu gestiunea patrimoniului (Legea nr. 15/1994, art. 27). Titlul tabelului de la capitolul II spune chiar „mijloacele fixe scoase din funcțiune sau bunurile materiale declasate".
În câte exemplare se întocmește și cine semnează?
Ordinul nu fixează numărul: circuitul documentelor și numărul de exemplare „se stabilesc prin proceduri proprii privind organizarea și conducerea contabilității, aprobate de administratorul entității" (art. 4 alin. (3)). Semnează membrii comisiei (nume și prenume, semnătura), delegații la dezmembrare sau la declasare și gestionarul care primește componentele în gestiune; conducerea semnează aprobarea în antet.
Cât timp se păstrează?
5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar în care a fost întocmit (Legea contabilității nr. 82/1991, art. 25), ca orice document justificativ. Fișa mijlocului fix scos din funcțiune se arhivează odată cu el.
Comandă formularul
Procesul-verbal de scoatere din funcțiune a mijloacelor fixe disponibil pe formularetipizate.ro este un bloc A4 cu 100 de file, după modelul din anexa nr. 3 la OMFP 2634/2015, standard sau personalizat cu datele firmei. Alături, evidența mijloacelor fixe cere procesul-verbal de recepție, registrul numerelor de inventar, fișa mijlocului fix și bonul de mișcare. Livrare prin curier în toată România, de regulă în 24-48 de ore de la expediere.