Registrul numerelor de inventar (cod 14-2-1, conform OMFP nr. 2634/2015) este registrul în care se atribuie și se ține evidența numerelor de inventar ale mijloacelor fixe (imobilizări corporale), pe grupe, cu denumirea și datele de identificare ale fiecărui obiect. Mijloacele fixe intrate în entitate se înregistrează cronologic, fiecare cu numărul atribuit, „în vederea identificării lor"; numărul se trece apoi pe fișa mijlocului fix (cod 14-2-2), documentul de evidență analitică. Denumirea informală „registru de mijloace fixe" se referă, de obicei, la acest formular.
Pe scurt
- Ce este: registrul (cod 14-2-1) în care se atribuie numerele de inventar ale mijloacelor fixe, pe grupe, cu datele de identificare ale fiecărui obiect.
- Cine îl ține: orice entitate care deține mijloace fixe (imobilizări corporale).
- Bază legală: OMFP nr. 2634/2015 (cod 14-2-1, model în anexa nr. 3); Legea contabilității nr. 82/1991, art. 12 alin. (1); inventarierea - art. 7 alin. (1) din lege și OMFP nr. 2861/2009.
- De reținut: nu există un formular numit oficial „registru de evidență a mijloacelor fixe"; documentul standardizat este Registrul numerelor de inventar (cod 14-2-1).
Ce este registrul numerelor de inventar?
Registrul numerelor de inventar este registrul în care fiecărui mijloc fix i se atribuie un număr de inventar unic, care îl însoțește pe toată durata de folosință. Mijloacele fixe intrate în entitate se înregistrează cronologic; se poate folosi câte un registru pentru fiecare grupă de mijloace fixe sau un registru pentru mai multe grupe. Rubricile modelului sunt: numărul de inventar, codul de clasificare, denumirea mijlocului fix și caracteristicile tehnice, locul unde se află și alte mențiuni.
Numărul de inventar atribuit aici este cel folosit pe fișa mijlocului fix (cod 14-2-2) și la orice mișcare a activului. Astfel, registrul face legătura dintre evidența analitică a imobilizărilor și documentele care le însoțesc pe durata de viață - de la punerea în funcțiune, prin transferurile consemnate cu bonul de mișcare a mijloacelor fixe, până la inventarierea anuală.
Este un registru standardizat: are conținut mandatat prin OMFP 2634/2015, dar layout adaptabil, astfel încât fiecare entitate îl poate ține pe hârtie în formatul care i se potrivește.
„Registru de mijloace fixe" - o denumire greșită
Mulți contabili și administratori caută un „registru de evidență a mijloacelor fixe" sau un „registru de mijloace fixe". Un astfel de formular nu există în nomenclatorul OMFP nr. 2634/2015. Registrul standardizat pentru mijloacele fixe este Registrul numerelor de inventar (cod 14-2-1), prevăzut de OMFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile; evidența analitică a fiecărui mijloc fix se ține pe fișa mijlocului fix (cod 14-2-2).
De asemenea, registrul numerelor de inventar nu este unul dintre cele trei registre de contabilitate obligatorii. Conform art. 20 din Legea contabilității nr. 82/1991, registrele obligatorii sunt registrul-jurnal, registrul-inventar și cartea mare. Registrul numerelor de inventar este un registru standardizat suplimentar, folosit pentru atribuirea numerelor de inventar mijloacelor fixe, în vederea identificării lor - vezi și ghidul despre registrele contabile obligatorii.
Care este baza legală?
Codul formularului, 14-2-1, figurează în nomenclatorul din anexa nr. 2 la OMFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, care arată la ce servește registrul și cum se ține; modelul este în anexa nr. 3. Numărul de inventar atribuit în registru „urmează să fie trecut în toate documentele care privesc mijlocul fix respectiv", inclusiv pe fișa mijlocului fix (cod 14-2-2).
Obligația de a ține contabilitatea imobilizărilor „pe categorii și pe fiecare obiect de evidență" decurge din Legea contabilității nr. 82/1991 (art. 12 alin. (1)). Inventarierea lor, „cel puțin o dată în cursul exercițiului financiar" (art. 7 alin. (1) din lege), se face după normele aprobate prin OMFP nr. 2861/2009 privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii.
Registrul pe hârtie rămâne în uz: nu este un formular scos din circulație sau înlocuit integral de evidența electronică.
Ce conține registrul?
Modelul din anexa nr. 3 la OMFP 2634/2015 are în antet entitatea și numărul paginii, iar în tabel:
- Nr. de inventar atribuit mijlocului fix
- Codul de clasificare
- Denumirea mijlocului fix și caracteristici tehnice
- Locul unde se află
- Alte mențiuni
Cum se completează pas cu pas
Pasul 1 - Grupează mijloacele fixe pe grupe de imobilizări corporale, conform planului de conturi și reglementărilor contabile.
Pasul 2 - Atribuie fiecărui mijloc fix un număr de inventar unic, în ordine, și notează-l în registru împreună cu denumirea obiectului.
Pasul 3 - Completează codul de clasificare, denumirea mijlocului fix și caracteristicile tehnice, locul unde se află și, la nevoie, alte mențiuni.
Pasul 4 - Preia același număr de inventar pe fișa mijlocului fix (cod 14-2-2) și pe documentele de mișcare, pentru a păstra trasabilitatea activului.
Pasul 5 - Notează la „Alte mențiuni" schimbările care privesc mijlocul fix (mutare, scoatere din funcțiune), după procedurile proprii ale entității. La inventariere, numărul de inventar se trece în lista de inventariere (cod 14-3-12), la rubrica „Codul sau numărul de inventar".
Întrebări frecvente
Registrul numerelor de inventar este același cu „registrul de mijloace fixe"?
Da, de obicei. Nu există un formular cu denumirea „registru de evidență a mijloacelor fixe" în nomenclatorul OMFP 2634/2015; registrul standardizat pentru mijloacele fixe este Registrul numerelor de inventar (cod 14-2-1), iar evidența analitică se ține pe fișa mijlocului fix (cod 14-2-2).
Este unul dintre registrele de contabilitate obligatorii?
Nu. Cele trei registre de contabilitate obligatorii sunt registrul-jurnal, registrul-inventar și cartea mare (art. 20 din Legea 82/1991). Registrul numerelor de inventar este un registru standardizat suplimentar, folosit pentru atribuirea numerelor de inventar mijloacelor fixe, în vederea identificării lor.
Cu ce document se corelează?
Cu fișa mijlocului fix (cod 14-2-2): numărul de inventar atribuit în registru este cel folosit pe fișă și la orice mișcare a activului, inclusiv la inventarierea anuală.
Registrul mai este în uz sau a fost digitizat?
Registrul pe hârtie rămâne în uz. Codul 14-2-1 figurează în nomenclatorul în vigoare, iar formularele pot fi „pretipărite sau editate cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor" (OMFP 2634/2015, anexa nr. 1 pct. 22).
Comandă registrul
Registrul numerelor de inventar (cod 14-2-1) disponibil pe formularetipizate.ro este tipizat A4, cu copertă cartonată și 100 de file, cu rubricile modelului 14-2-1 din OMFP 2634/2015 (anexa nr. 3). Împreună cu el, evidența patrimoniului se completează cu registrul-inventar pentru inventarierea anuală și cu bonul de mișcare a mijloacelor fixe pentru transferuri. Disponibil standard sau personalizat cu denumirea și datele firmei. Livrare rapidă prin curier în toată România.