Bonul de mișcare a mijloacelor fixe (cod 14-2-3A) este documentul justificativ prin care se consemnează predarea-primirea unui mijloc fix între două locuri de folosință ale aceleiași entități. Formularul figurează la poziția 7, Grupa a II-a „Mijloace fixe" din nomenclatorul documentelor financiar-contabile - Anexa 2 la OMFP 2634/2015 - și însoțește mijlocul fix pe timpul transportului intern, de la secția predătoare la cea primitoare.
Pe scurt
- Ce este: documentul justificativ de predare-primire a mijloacelor fixe (utilaje, echipamente, mobilier) mutate între două locuri de folosință ale aceleiași firme.
- Cine îl întocmește: persoana desemnată prin procedurile interne ale entității - norma actuală lasă circuitul și numărul de exemplare la latitudinea administratorului.
- Bază legală: OMFP 2634/2015, Anexa 2, cod formular 14-2-3A - în vigoare, cu modificări ulterioare care nu privesc acest formular.
- Ce NU acoperă: vânzarea sau transferul către altă firmă (acolo se folosesc avizul de însoțire și factura) și casarea (proces-verbal de scoatere din funcțiune).
- Arhivare: 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar.
Ce este bonul de mișcare a mijloacelor fixe?
Bonul de mișcare a mijloacelor fixe este documentul care ține evidența „cine are ce" în interiorul firmei: fără el, un utilaj mutat dintr-o secție în alta rămâne scriptic la vechiul loc de folosință. Potrivit normelor specifice din Anexa 2 la OMFP 2634/2015, formularul îndeplinește trei funcții:
- document justificativ de predare-primire a mijloacelor fixe între două locuri de folosință ale entității;
- document de însoțire a mijloacelor fixe pe timpul transportului, de la secția sau subunitatea predătoare la cea primitoare;
- document justificativ de înregistrare în evidența responsabilului cu mijloacele fixe la locurile de folosință și în contabilitate.
Cuvântul-cheie este „intern": bonul documentează exclusiv mișcări între secțiile, departamentele sau punctele de lucru ale aceleiași firme. Fiecare mijloc fix este identificat pe bon prin numărul său de inventar - numărul unic atribuit la intrare prin registrul numerelor de inventar (cod 14-2-1). Bonul consemnează mutarea; registrul rămâne evidența centrală a activelor - relația dintre ele este detaliată în ghidul registrului numerelor de inventar.
OMFP 2634/2015 este în vigoare; modificările ulterioare (OMF 1447/2023 privind arhivarea, OMF 4058/2024) nu privesc acest formular.
Când se folosește bonul de mișcare?
Bonul se întocmește ori de câte ori un mijloc fix își schimbă locul de folosință în interiorul entității: un utilaj mutat dintr-o secție în alta, un echipament trimis de la sediu la un punct de lucru, mobilier redistribuit între departamente. Fără bon, evidența pe locuri de folosință nu mai reflectă realitatea, iar responsabilii cu mijloacele fixe nu mai pot răspunde de activele pe care le au efectiv în primire.
Atenție la încadrare: formularul privește doar mijloacele fixe. Pentru bunurile care nu îndeplinesc condițiile de mijloc fix, evidența și documentele diferă - delimitarea completă este în ghidul obiecte de inventar vs mijloace fixe. Ca reper de context, duratele de amortizare ale mijloacelor fixe sunt cele din Catalogul aprobat prin HG 2139/2004.
Cum se completează bonul de mișcare a mijloacelor fixe
O precizare înainte de pași: norma actuală din Anexa 2 stabilește doar funcțiile formularului. Potrivit art. 4 alin. (2)-(3) din OMFP 2634/2015, modelul poate fi adaptat, iar circuitul și numărul de exemplare se stabilesc prin proceduri proprii, aprobate de administrator. Pașii de mai jos descriu circuitul clasic - moștenit din vechile norme (OMEF 3512/2008, abrogat de la 1 ianuarie 2016) și folosit în practică de majoritatea firmelor - nu o obligație legală.
Pasul 1 - Întocmirea. Persoana desemnată de compartimentul care dispune mișcarea completează bonul, de regulă în două exemplare: denumirea mijlocului fix, numărul de inventar, locul de folosință predător, locul primitor și data mișcării.
Pasul 2 - Aprobarea. Bonul se supune aprobării persoanei care are competența de a dispune mișcarea, potrivit procedurii interne. Mutarea începe abia după aprobare.
Pasul 3 - Predarea-primirea. Responsabilii celor două locuri de folosință semnează bonul: predătorul la plecare, primitorul la sosire. Exemplarul 1 însoțește mijlocul fix pe timpul transportului către locul primitor; exemplarul 2 rămâne la secția predătoare.
Pasul 4 - Înregistrarea. Exemplarul 1 ajunge la compartimentul financiar-contabil, care operează mișcarea în contabilitate; responsabilii cu mijloacele fixe își actualizează evidența la ambele locuri de folosință.
Pasul 5 - Arhivarea. Bonul se păstrează 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar (Legea contabilității nr. 82/1991, art. 25, modificată prin Legea 36/2023).
Bon de mișcare (14-2-3A) vs bon de predare-transfer-restituire (14-3-3A)
Cele două formulare sunt confundate frecvent, dar acoperă situații diferite: 14-2-3A privește mijloacele fixe mutate între locuri de folosință, iar 14-3-3A privește bunurile de natura stocurilor predate între gestiuni.
| Criteriu | Bon de mișcare (14-2-3A) | Bon de predare-transfer-restituire (14-3-3A) |
|---|---|---|
| Ce bunuri vizează | mijloace fixe (utilaje, echipamente, mobilier) | bunuri de natura stocurilor (materiale, produse) |
| Între ce puncte circulă | locuri de folosință ale aceleiași entități | gestiuni ale aceleiași entități |
| Evidența corelată | registrul numerelor de inventar (cod 14-2-1) | evidența stocurilor pe gestiuni |
Regula practică: natura bunului decide formularul. Pentru bunuri predate dintr-o gestiune în alta, formularul corect este bonul de predare-transfer, nu bonul de mișcare - chiar dacă traseul fizic arată la fel.
Când NU se folosește bonul de mișcare?
Bonul de mișcare documentează exclusiv mișcări interne - nu poate însoți bunul la un terț. Situațiile în care se folosesc alte documente:
- Vânzarea sau transferul către altă entitate - bunul pleacă din firmă cu aviz de însoțire a mărfii (cod 14-3-6A) și factură; detalii în ghidul avizului de însoțire;
- Casarea - scoaterea din funcțiune se consemnează prin proces-verbal de scoatere din funcțiune (cod 14-2-3/aA), întocmit de o comisie, nu prin bon de mișcare;
- Recepția unui mijloc fix nou - intrarea în entitate se documentează prin proces-verbal de recepție (cod 14-2-5).
Un istoric complet al bonurilor de mișcare ușurează și inventarierea anuală: existența fiecărui mijloc fix se verifică la locul de folosință indicat de evidență, pe liste de inventariere - vezi ghidul listei de inventariere.
Greșeli frecvente la bonul de mișcare a mijloacelor fixe
- Folosirea bonului pentru livrări către terți. Bonul nu poate însoți bunul în afara entității - pentru transferul sau vânzarea către altă firmă sunt necesare avizul de însoțire a mărfii și factura.
- Confuzia cu bonul de predare-transfer (14-3-3A). Stocurile circulă între gestiuni pe 14-3-3A; mijloacele fixe circulă între locuri de folosință pe 14-2-3A.
- Mutări nedocumentate. Un utilaj „împrumutat" între secții fără bon face ca evidența pe locuri de folosință să nu mai corespundă realității - diferențele ies la iveală abia la inventariere.
- Bon fără număr de inventar. Fără numărul unic din registrul numerelor de inventar, mijlocul fix mutat nu poate fi identificat cert în evidență.
- Lipsa procedurii interne. De la abrogarea vechilor norme, circuitul și numărul de exemplare se stabilesc prin proceduri proprii aprobate de administrator - fără ele, fiecare compartiment improvizează.
Întrebări frecvente
Ce este bonul de mișcare a mijloacelor fixe?
Este documentul justificativ (cod 14-2-3A, Anexa 2 la OMFP 2634/2015) prin care se consemnează predarea-primirea mijloacelor fixe între două locuri de folosință ale aceleiași entități. Servește și ca document de însoțire pe timpul transportului intern și ca bază de înregistrare în evidența responsabililor cu mijloacele fixe și în contabilitate.
În câte exemplare se întocmește bonul de mișcare a mijloacelor fixe?
Numărul de exemplare se stabilește prin procedurile proprii ale entității - art. 4 alin. (2)-(3) din OMFP 2634/2015 lasă circuitul documentelor la latitudinea administratorului. În practică, majoritatea firmelor păstrează circuitul clasic în două exemplare: exemplarul 1 însoțește mijlocul fix și ajunge la contabilitate, exemplarul 2 rămâne la secția predătoare.
Cine întocmește și cine aprobă bonul de mișcare?
Norma actuală nu desemnează un întocmitor - entitatea decide prin proceduri interne. În circuitul clasic, bonul este întocmit de persoana desemnată de compartimentul care dispune mișcarea, este aprobat de persoana competentă să dispună mutarea și este semnat de responsabilii predător și primitor la predare-primire.
Care este diferența față de bonul de predare-transfer-restituire (14-3-3A)?
Bonul 14-3-3A se folosește pentru bunuri de natura stocurilor, predate între gestiunile aceleiași entități. Bonul de mișcare 14-2-3A se folosește pentru mijloace fixe, mutate între locuri de folosință. Natura bunului decide formularul: stoc înseamnă 14-3-3A, mijloc fix înseamnă 14-2-3A.
Se folosește bonul de mișcare la casare sau la vânzarea către altă firmă?
Nu. La casare se întocmește procesul-verbal de scoatere din funcțiune (cod 14-2-3/aA), de către o comisie. La vânzarea sau transferul către altă entitate, bunul circulă cu aviz de însoțire a mărfii (14-3-6A) și factură. Bonul de mișcare acoperă exclusiv mutările interne, între locurile de folosință ale aceleiași firme.
Cât timp se păstrează bonul de mișcare a mijloacelor fixe?
5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar - regula generală pentru documentele financiar-contabile, stabilită de Legea contabilității nr. 82/1991 art. 25, modificată prin Legea 36/2023.
Comandă bonul de mișcare a mijloacelor fixe
Pe formularetipizate.ro găsiți bonul de mișcare a mijloacelor fixe în bloc de 100 de file, format A5 sau A4, conform modelului 14-2-3A - norma actuală nu prescrie un format, așa că modelul poate fi adaptat nevoilor firmei. Varianta personalizată include datele firmei pre-tipărite și, la cerere, lista locațiilor sau departamentelor, pentru completarea rapidă a rubricilor „De la" și „La". Prețurile sunt pe pagina produsului.
Alături de bon, completați evidența activelor cu registrul numerelor de inventar și pregătiți inventarierea cu lista de inventariere. Livrare prin curier în 24-48 de ore, în toată România.